После заполнения последнего поля формы ввода на экране появляется одна запись о расчетной ведомости, или реестр ведомостей, если формирование было произведено «По подразделениям». Формирование проводок происходит одновременно с подготовкой печатной формы ведомости, при нажатии клавиши F9, с последующим выбором программы для печати. Здесь также можно выбрать шрифт и ориентацию листа, и убрать некоторые из предлагаемых колонок. Проводки, сформированные вместе с подготовкой расчетной ведомости, попадают в специальный промежуточный реестр, называемый буфером проводок. Их можно просмотреть сразу, нажав клавиши Alt-F10, или выбрав п. «Хозяйственные операции» - «Буфер проводок».
Далее следует этап, не связанный с подготовкой документов, и не отраженный по этой причине на схеме 5. Следует сформировать проводки по социальному налогу и взносам по травматизму. Эти проводки формируются в п. «Хозяйственные операции» - «Начисления в фонды». На экране появляется список составляющих социального налога и взносов в ФСС по травматизму. Несколько нелогичным выглядит то обстоятельство, что три компоненты, уплачиваемые в ПФ, представлены одной суммой, и становятся видны только при рассмотрении проводок. Впрочем, работе это не мешает. Все налоги, связанные с начислением зарплаты, помечаются, и рассчитываются нажатием клавиши f10. Сформированные проводки можно посмотреть сразу (Alt-F10), но только по конкретному налогу, или непосредственно в буфере проводок. В любом случае, в буфер проводок следует войти, еще раз проанализировать сформированные записи, и перенести их в основную книгу хозяйственных операций нажатием клавиши F5.
Остановимся подробнее на налоговых проводках, связанных с зарплатой, и их отличиях от бухгалтерских проводок. Главное отличие состоит в том, что в бухгалтерском учете расходы на зарплату и социальный налог сначала накапливаются на счетах затрат, в нашем случае на счете 44, а уж затем попадают на счет финансового результата 90. В налоговом учете аналогичной двухступенчатой процедуры нет, и эти затраты попадают на счета налогового учета сразу. Вследствие такой примитивизации налогового учета по сравнению с бухгалтерским, возникают проблемы определения долей затрат, приходящихся на незавершенное производство и на непроданные остатки товаров или готовой продукции. Впрочем, для затрат, отнесенных к категории «косвенных», выделение этих долей не требуется. Можно спорить о том, правильно ли считать все затраты, накапливаемые на счете 44 косвенными в целях налогового учета. В предлагаемой базовой настройке они считаются таковыми, и при начислении зарплаты делаются проводки в дебет налогового счета Н902-243 «Прочие расходы по оплате труда». Для учета затрат на ЕСН, используются субсчета счета Н902-0605 «Суммы налогов и сборов, начисленные в порядке, установленном законами РФ, кроме статьи 270 НК», а для сборов «по травматизму» - счет Н902-0604 «Расходы на добровольное и обязательное страхование, относящиеся к расходам текущего периода».
Проводки по социальному налогу формируются на основании данных по расчету ЕСН в лицевых счетах. Поэтому нередко возникает вопрос о необходимости обосновать проводки списками сотрудников с рассчитанными суммами составляющих ЕСН. Довольно много форм такого рода списков можно сформировать в п. «Выходные формы» - «Справки по шаблонам» - «Групповые справки». Однако, особенно в тех случаях, когда на счетах затрат ведется аналитический учет, эта задача может быть достаточно непростой. На взгляд автора, оптимальную систему документов для контроля правильности начисления и отнесения затрат по соцналогу, еще только предстоит разработать в теории бухгалтерского учета [4].
Теперь остается подготовить пакет документов, с которыми кассир отправится в банк для получения наличных на зарплату. Прежде всего, это денежный чек из чековой книжки. Он готовится вручную, без участия компьютерной системы. Кроме чека, следует подготовить восемь платежных поручений на уплату подоходного налога, взносов по травматизму, составляющих социального налога. Эти платежные поручения готовятся в п. «Хозяйственные операции» - «Платежи в фонды». На экране появляется список всех восьми платежей. Эти платежи отмечаются и рассчитываются нажатием F10. Повторная отметка и нажатие F5 переносят сформированные платежные поручения в реестр платежных поручений модуля «Расчетные и валютные счета».
Остается перенести платежную ведомость в АРМ «Касса», и работу в модуле «Учет заработной платы» можно считать законченной. Несколько операций придется еще сделать в модуле «Расчетные и валютные счета». Платежные поручения, подготовленные в модуле «Зарплата», датируются, как и проводки, последним днем месяца. Поэтому в восьми черновиках платежных поручений придется проставить дату, соответствующую реальному дню, когда они будут сданы в банк. Кроме того, придется поправить еще три поля. В поле «Вид платежа» большинство банков требует ставить значение «электронно», в поле «Вид оп.» значение «01», а в поле «Очер.плат.» для платежных поручений на уплату налогов значение «3». Семь сформированных платежных поручений имеют в реестре отметку «Н». Это означает платежные поручения на перечисление налогов. Они отличаются от обычных дополнительной информацией, которая может быть введена в форму ввода платежного поручения нажатием комбинации клавиш Alt-N. Все эти поля в модуле «Зарплата» заполняются автоматически. Взносы в ФСС по травматизму, хотя по существу и являются налогом, требуют оформлять обычным платежным поручением. Исправленные платежные поручения следует распечатать (F12) в двух экземплярах, оформить и сдать в банк. На этом этап подготовки документов для получения наличных заканчивается. Будем считать, что в банке берется точная сумма наличных, которые потребуются для выплаты зарплаты – 32190 руб.
После фактического получения денег в банке работа проходит уже в модуле «Касса. Подотчетные лица». Как всегда, при первом входе в модуль необходимо выполнить некоторые предварительные настройки в п. «Настройка, справочники». Для АРМ «Касса» таких настроек совсем немного. Нужно выбрать п. «Настройка счетов подсистемы» - «Касса», и добавить в перечень счета кассы, с указанием табельного номера кассира. Для большинства предприятий касса одна и счет один, 50. Затем следует указать счет расчетов с подотчетными лицами в п. «Настройка счетов подсистемы» - «Подотчетные лица», и, ели предполагается использовать процедуру депонирования зарплаты, один из субсчетов счета 76, который будет предназначен для этих целей. В базе B0.rar эти счета указаны, во вновь создаваемых базах – нет.
Теперь можно приступать к формированию первого кассового документа – приходного ордера на 32190 руб. Приходные и расходные кассовые ордера хранятся в одном реестре, который открывается при выборе п. «Кассовые документы». У кассовых документов, в отличие, например, от накладных, может быть два статуса – «черновик» и «оплачен». Статус меняется автоматически, когда по кассовому документу сделаны проводки. Чаще всего проводки делаются сразу после формирования документа, но на некоторых предприятиях используются технологии, когда кассовые документы заготавливаются заранее, а проводки делаются после фактической выплаты или получения наличных денег.
При создании нового кассового документа на экране появляется форма ввода, несколько напоминающая бланки этих документов. В поле «Вид документа» следует выбрать одно из двух возможных значений, «Приходный ордер» или «Расходный ордер». В поле «Номер док-та» появляется следующий по порядку номер. Нумерация ведется отдельно для приходных и расходных ордеров, номер можно изменить. «Дата операции» содержит текущую дату, ее также можно изменить. Следующее поле - «Корресп. счет», может быть заполнено двумя способами. Непосредственным указанием счета из справочника (F2), или с использованием типовой операции (F3). Среди типовых операций есть подходящая для нашего случая, «Внесены в кассу наличные деньги по чеку» с корреспонденцией ДТ50 КТ51. Сумма документа указывается вручную. Поле «Получено от» заполняется из справочника сотрудников, в нашем случае следует выбрать фамилию бухгалтера. Основание документа можно дополнить номером чека на получение наличных из чековой книжки, поле «Приложение» чаще всего оставляется незаполненным. Приходный кассовый ордер распечатывается (F12) и клавишей Tab формируются предусмотренные типовой операцией проводки.
Физическая выплата зарплаты производится без использования компьютерной системы, когда сотрудники расписываются за полученные суммы в заранее подготовленном бланке платежной ведомости. Когда процедура выплаты закончена, ведомость закрывается. Этот процесс сопровождается появлением на ведомости подписей директора и бухгалтера. Закрытая ведомость вновь обрабатывается в модуле «Касса» в п. меню «Платежные ведомости».
В реестре платежных ведомостей в нашем случае присутствует переданная из модуля «Учет зарплаты» ведомость, которая пока имеет статус «черновик». Ведомость следует открыть и перейти в окно со списком сотрудников. В этом окне уже указано, что все сотрудники зарплату получили, поэтому в нашем случае ничего менять не нужно. Нужно только сформировать расходный кассовый ордер на сумму, выплаченную по ведомости и на имя кассира, который выдавал зарплату. Этот расходный ордер формируется автоматически, нажатием комбинации клавиш Alt-F10.