Форма ввода расходного ордера та же, что и для приходного. Дата расходного документа в нашем случае должна быть той же, что и у ведомости. Использование в поле «Корресп. счет» типовой операции «Выплачена заработная плата» обеспечит нужную корреспонденцию счетов в проводке, ДТ70 КТ50. В поле «Кому выдано» выбирается фамилия кассира, в нашем случае все того же главного и единственного бухгалтера. Клавишами F12 и Tab расходный ордер распечатывается и по нему формируются проводки. После создания расходного кассового ордера ведомость получает статус «в учете» и становится недоступной для корректировки.
По окончании кассовых операций следует напечатать вкладной лист кассовой книги. Этот документ рассматривается в системе БЭСТ-4+ как один из многих возможных документов отчетности. Трудно сказать, насколько оптимальным является этот подход. В ряде других систем автоматизации бухгалтерского учета кассовая книга рассматривается как реестр первичных документов, аналогичный, например, реестру банковских выписок. Думается, что оба подхода имеют свои положительные и отрицательные стороны. Для формирования вкладного листа кассовой книги следует выбрать пункты «Формирование отчетов» - «Специальные кассовые отчеты» - «Кассовая книга за период», и задать параметры формирования вкладного листа. Даты начала и конца периода выбираются одинаковыми, равными дате выдачи зарплаты в нашем примере, а номер листа задается вручную.
Через какое-то время после дня выплаты зарплаты бухгалтер снова наведается в банк и получит банковскую выписку за этот день. На этот раз в банковской выписке будет, по крайней мере, девять записей. Во-первых, будет присутствовать запись о снятии наличных в сумме 32190 руб. расчетного счета. Эта строка банковской выписки соответствует кредитовому обороту, который был инициирован денежным чеком, поэтому в поле «Документ» следует выбрать «д/ч». В поле «Корресп. счет» естественно поставить счет кассы. Что писать в поле «Партнер», в общем-то, неважно. В учете своего предприятия автор предпочитает писать «Наличные», а в поле «Основание» - «Зарплата». Сумма указывается в соответствии с тем, что было получено фактически. В системах БЭСТ реализовано правило, согласно которому, если документом, вызвавшим движение средств на расчетном счете является денежный чек или объявление на взнос наличными, проводки по строке банковской выписки не формируются. В противном случае проводки ДТ50 КТ51 делались бы дважды, при обработке банковской выписки и при формировании приходного кассового ордера. То, что эти проводки делаются именно в АРМ «Касса» разумно, т.к. степень контроля кассовых операций обычно выше, чем операций банковских, и лучше, чтобы именно в кассе суммы проводок и суммы первичных документов совпадали.
Остальные восемь строк банковской выписки соответствуют кредитовому обороту по платежным поручениям на уплату подоходного налога, взносов по травматизму, и шести составляющих социального налога. Для каждого из этих платежей существует типовая операция с соответствующими корреспонденциями счетов; впрочем, необходимы они только совсем уж начинающему бухгалтеру, счета уплаты налогов, связанных с зарплатой, обычно быстро запоминаются.
9.6. Завершение налогового периода.
На этом квартальная деятельность нашего малого предприятия закончена. Остается сформировать проводки, завершающие квартальный период. Они были подробно разобраны при обсуждении модели хозяйственной деятельности. В нашем случае таких проводок будет четыре. Это последовательное закрытие сначала счета 44, затем счета 90, и начисление двух составляющих налога на прибыль, в федеральный и в региональный бюджеты.
В ряде программ автоматизации бухгалтерского учета эти проводки делаются автоматически. Конечно, не представляет труда сделать такую автоматизацию и в системах БЭСТ. Например, это можно сделать, используя механизм, называемый в программе групповыми операциями. Групповые операции могут формировать наборы проводок, часто многочисленных, с помощью простого языка программирования, встроенного в систему. Наверное, не совсем правильно все же называть операторы этого языка ориентированными на бухгалтера, но за многие годы обучения и внедрения систем БЭСТ приходилось сталкиваться с достаточно большим количеством бухгалтеров и студентов, которые с успехом решали на этом языке свои задачи. Во всяком случае, интуитивно ясные бухгалтеру понятия в этом языке присутствуют, и подправляют программу формирования группы проводок «под себя» многие бухгалтеры. В базе данных B0 присутствует групповая операция «Закрытие квартала», которая формирует упомянутые четыре проводки автоматически. Из любопытства можно, не изучая конструкции языка по описанию программы, расположенному в папке DOC, выбрать в «АРМ главного бухгалтера» пункт «Формирование справочников» - «Групповые операции», и взглянуть на текст программы. Скорее всего, даже начинающему специалисту, действия, заложенные в программу, станут понятными более, чем наполовину. Запускается групповая операция непосредственно из книги хозяйственных операций нажатием Alt-F4.
Однако большинство главных бухгалтеров предпочитают эти проводки делать вручную, на основании заранее распечатанного главного документа бухгалтерского учета – оборотно-сальдового баланса. Часто он называется также оборотно-сальдовой ведомостью по всем счетам. Формируется оборотно-сальдовый баланс в модуле «АРМ главного бухгалтера», п. «Общесистемная отчетность» - «Синтетические отчеты» - «Оборотно-сальдовый баланс». В параметрах формирования этого документа имеет смысл в поле «Показ итогов по счетам» поставить «Да», чтобы иметь возможность видеть суммарное сальдо по счетам, имеющим субсчета. Даты начала и конца периода выбираются обычно совпадающими с началом и концом отчетного квартала.
Строки этого документа соответствуют синтетическим счетам и субсчетам, а столбцы содержат: номер счета, его название, сальдо на начало периода, дебетовый и кредитовый обороты без расшифровки по корреспондирующим счетам, сальдо на конец периода. Многие главные бухгалтеры больше любят главную книгу или шахматную ведомость. Думаю, это связано просто с тем, что для создания оборотно-сальдового баланса в ручном учете требуется довольно значительная работа. Неоднократно приходилось наблюдать, как главный бухгалтер, перешедший на автоматизированную систему, все чаще начинает использовать оборотно-сальдовый баланс, и все реже – шахматку.
В оборотно-сальдовом балансе можно определить сумму проводки с корреспонденцией ДТ902 КГ44, закрывающей счет 44. Она равна в нашем случае дебетовому сальдо, накопленному на этом счете. Проводка делается непосредственно в книге хозяйственных операций, дата проводки – последний день квартала. В результате, сальдо на счете 902, а значит, и общее сальдо счета 90 изменится. Результат можно увидеть, если сформировать оборотно-сальдовый баланс заново. На величину итогового кредитового сальдо по счету 90 следует сделать проводку ДТ909 КТ99.
Осталось начислить налог на прибыль. Сумма налога должна определяться на основе проводок налогового учета. Тем не менее, если, как в нашем случае, данные бухгалтерского и налогового учета дают один и тот же результат, можно рассчитать налогооблагаемую базу налога на прибыль и по данным бухгалтерского учета. Для этих целей понадобится оборотно-сальдовый баланс с начала года по конец отчетного квартала, так как налогооблагаемая база рассчитывается нарастающим итогом с начала года. В этом документе нам понадобятся три строки. В строке, соответствующей счету 99, следует взять кредитовый оборот по счету с начала года – это балансовая прибыль. Налог на прибыль делится на две части, предназначенные для уплаты в федеральный (6,5%) и территориальный (17,5%) бюджеты. Фактически это два отдельных налога, уплачиваемых отдельными платежными поручениями. Суммы этих налогов, начисленные с начала года, определяются как соответствующий процент от налогооблагаемой базы, которой в данном случае является балансовая прибыль. Теперь из полученных сумм следует вычесть суммы налога, начисленные с начала года. Им будет соответствовать кредитовый оборот по счетам 68021 и 68022. Полученные суммы и используются в двух проводках ДТ992 КТ68021 и ДТ992 КТ68022.
После выполнения завершающих проводок желательно еще раз подготовить оборотно-сальдовый баланс за отчетный квартал или с начала года, и внимательно проанализировать его перед составлением отчетной документации.
Каждая строка оборотно-сальдового баланса анализируется исходя из главного и простого критерия. Она должна быть понятна главному бухгалтеру, порождать какие-то воспоминания о прошедших событиях хозяйственной жизни. Например, если в торговом предприятии счет 20 не используется, а обороты по этому счету в документе присутствуют, это непонятно, а значит, является сигналом к тому, чтобы проводки по этому счету проанализировать более глубоко. Очень хорошо контролируется в оборотно-сальдовом балансе начисление и уплата налогов.
Второй критерий, который обычно используется при анализе этого документа, состоит в диагностике тех причин, по которым могут не сойтись чисто формально актив и пассив бухгалтерского баланса. Если бы в актив бухгалтерского баланса входили дебетовые сальдо всех счетов, присутствующих в оборотно-сальдовом балансе, а в пассив – соответственно, все кредитовые сальдо, бухгалтерский баланс сходился бы автоматически всегда, когда не нарушен принцип двойной записи. Однако в актив не входят возможные кредитовые сальдо на активных счетах, а в пассив - дебетовые сальдо на счетах пассивных.