Эффективные средства сортировки и группировки в отчетах. В Office Access 2007 реализованы новые, улучшенные и более доступные средства группировки и сортировки в отчетах и добавления итогов. Новый интерфейс пользователя более понятен, в нем проще ориентироваться, а в новом режиме макета результаты изменений видны сразу. Предположим, в отчете нужно отразить итоговые продажи по регионам. Воспользуйтесь режимом макета и новой областью Группировка, сортировка и итоги, чтобы добавить уровень группы и запросить итог, — и вы увидите, как отчет изменяется! С помощью новой строки итогов можно легко вычислить сумму, среднее значение, количество записей, максимальное или минимальное значение и добавить их в верхний или нижний колонтитулы отчета. Для вычисления простых итогов теперь не нужно создавать вручную вычисляемое поле. Просто наведите указатель мыши и щелкните кнопкой.
Новые макеты элементов управления помогают придать формам и отчетам соответствующий вид. Формы и отчеты зачастую содержат информацию в табличном виде, например столбец, содержащий фамилии заказчиков, или строку, содержащую все поля для одного заказчика. С помощью Office Access 2007 можно группировать такие элементы управления в макет, с которым легко работать, как с единым элементом, включая подпись. Поскольку можно выбирать элементы управления из различных разделов, например подпись из раздела заголовка или примечания, это дает значительную свободу действий. Можно легко выполнять следующие действия:
Перемещать макет или изменять его размеры. Например, сдвигать столбец влево или вправо.
Форматировать макет. Например, чтобы отличать столбец с фамилиями заказчиков, можно выделить его жирным шрифтом.
Добавлять к макету столбец (поле).
Удалять из макета столбец (поле).
Макеты сохраняются вместе со структурой, поэтому остаются доступными.
Новые разделенные формы для быстрого просмотра данных. Новый тип формы — разделенная форма — сочетает в себе режимы таблицы и формы. Для нее можно задать свойство, определяющее нужное расположение таблицы: вверху, внизу, слева или справа.
Внедренные макросы в формах и отчетах. Используйте новые безопасные внедренные макросы, чтобы не писать коды. Внедренный макрос хранится в свойстве и является частью объекта, которому он принадлежит. Пользователи могут изменять внедренный макрос и при этом им не нужно беспокоиться о других элементах управления, которые используют этот макрос, поскольку каждый внедренный макрос является независимым. Внедренные макросы являются безопасными макросами, поскольку они автоматически защищены от выполнения определенных потенциально небезопасных операций.
Новые типы данных и элементы управления.
Office Access 2007 содержит новые, усовершенствованные типы данных и элементы управления, которые позволяют хранить дополнительные типы данных, которые теперь стало легче вводить.
Многозначные поля для сложных данных. Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок. В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «Windows SharePoint Services». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных.
Поля вложений для файлов. Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий? Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.
Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений. Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «Windows SharePoint Services». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.
Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «Windows SharePoint Services». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.
Календарь для элементов управления «Выбор даты». Поля и элементы управления, которые используют тип данных «Дата/время», автоматически приобретают новую функцию: поддержку встроенного интерактивного календаря для выбора даты. Кнопка календаря автоматически появляется с правой стороны от даты. Хотите знать, на какое число приходится будущая пятница? Нажмите кнопку, чтобы отобразился календарь, и найдите и выберите нужную дату. Можно отключить календарь для поля или элемента управления, используя свойство.
Улучшенные средства конструирования и анализа.
Новые средства в Office Access 2007 помогают более быстро создавать объекты базы данных и упрощают выполнение анализа данных.
Усовершенствованная область Список полей. Новая область Список полей используется шире по сравнению с возможностью выбора полей в более ранних версиях Access, поскольку включает поля из других таблиц. Можно перетаскивать поля из таблицы в источнике записей, из связанных таблиц или из несвязанных таблиц в базе данных. Приложение Office Access 2007 подготовлено для создания необходимой инфраструктуры, поэтому в тех случаях, когда требуется связь между таблицами, эта связь создается автоматически или в нужный момент на экран выводятся подсказки, предлагающие задать связь вручную.
Улучшенные средства сортировки и фильтры. Предположим, что нужно быстро найти подходящее значение или отсортировать столбец данных. Новая функция автофильтра в Office Access 2007 дополняет уже имевшиеся возможности применения фильтров и позволяет пользователям быстро отбирать необходимые данные. Можно легко выбрать нужное значение из столбца с уникальными значениями. Это удобно, например, в ситуациях, когда нужно вспомнить фамилию сотрудника. Также можно отсортировать значения с помощью понятных команд контекстного меню, например «Сортировка от старых к новым» или «Сортировка от минимального к максимальному». Наиболее часто употребляемые фильтры уже перечислены в готовом виде в командах меню, также можно использовать экспресс-фильтры для ограничения информации на основе вводимых данных. Параметры экспресс-фильтров автоматически меняются в зависимости от типа данных, предоставляя пользователю возможность выбора приемлемых вариантов для дат, текстовых и числовых данных. Эти новые возможности сортировки и использования фильтров предназначены объединить опыт пользователей, работающих с Office Access 2007 и Microsoft Office Excel 2007.
Итоги и другие цвета фона в таблицах. В режиме таблицы теперь появилась новая возможность — строка итогов, в которой можно отображать сумму, количество записей, среднее, максимальное и минимальное значения, стандартное отклонение и дисперсию. После добавления строки итогов можно подвести указатель мыши к стрелке в ячейке столбца и выбрать нужное вычисление.
В таблицах, отчетах и ленточных формах поддерживается чередующийся цветовой фон для строк, который можно задавать независимо от цвета фона, используемого по умолчанию. Можно легко выделить строки через одну, выбрав для этого любой цвет.
Повышенная безопасность.
Улучшенные функции безопасности в Office Access 2007 и интеграция с компонентом «Windows SharePoint Services» помогают более эффективно управлять данными и повышают безопасность приложений учета данных. Хранение данных таких приложений в списках в компоненте «Windows SharePoint Services» позволяет проверять журнал изменений, восстанавливать удаленные данные и задавать разрешения на доступ к данным.
Для обеспечения защиты данных в Office Access 2007 и максимальной интеграции с другими продуктами, входящими в выпуск 2007 Office, в Office Access 2007 включены новые и усовершенствованные средства безопасности. Унифицированные решения о надежности интегрируются с Центром управления безопасностью Microsoft Office Trust Center. Надежные расположения дают возможность доверять всем базам данных в безопасных папках. Можно загрузить приложение Office Access 2007 с отключенными кодами и макросами, чтобы обеспечить более безопасную среду, так называемый изолированный режим (небезопасные команды не будут выполняться). Макросы из списка доверенных в изолированном режиме будут работать.