- имя запомнить легче, чем адрес;
- можно быстрее переместиться в нужную часть рабочей таблицы;
- имена делают формулы более понятными (=Доход-Налоги вместо D20-D40).
- при написании макросов проще использовать имена диапазонов, а не ссылки на них.
Чтобы присвоить имя ячейке или диапазону, необходимо выделить их. Затем выполнить команду «Вставка-Имя-Присвоить». Выведется диалоговое окно "Присвоить имя". Необходимо набрать имя в окне редактирования и щелкнуть ОК. Иначе выбрать ячейку или диапазон, щелкнуть на окне "Имя" и ввести имя.
Окно "Имя" - это раскрывающийся список, содержащий все имена, использующиеся в данной рабочей книге.
Для автоматического создания имен ячеек можно использовать текст, имеющийся в рабочей таблице. Для этого необходимо выделить текстовые ячейки и ячейки, которым необходимо присвоить имена. Текст должен находиться в соседних ячейках. Выбрать диалоговое окно "Создать имена".
Удалить имя можно с помощью диалогового окна "Присвоить имя". Выбрать в списке нужное имя и щелкнуть на кнопке "Удалить".
Если удалить имя, использующееся в формуле, при обращении к ней будет выдаваться ошибка.
Можно переопределить имя (присвоить ему другую ячейку или диапазон).
Версия Excel 8.0 поставляется с 9 шаблонами. Можно сэкономить силы и время, не создавая рабочие книги с нуля, а пользуясь шаблонами.
Шаблон - это заготовка рабочей таблицы, снабженная необходимыми формулами, текстом и готовая для ввода данных. Шаблоны, поставляемые с Excel, хорошо отформатированы и могут легко настраиваться.
В шаблоны включены также листы диалога, скрытый лист макросов, пользовательская панель инструментов. Рассмотрим работу с шаблоном «Счет».
Для использования шаблона:
1) Выбрать команду «Файл-Создать». Появится диалоговое окно "Создание документа". Щелкнуть на вкладке "Решения". Появляется список доступных шаблонов. Выбрать необходимый шаблон (например "Счет" и щелкнуть ОК). Excel откроет новую рабочую книгу на основе шаблона и назначит ей имя "Счет1".
2) На панели инструментов "Счет" есть кнопка "Справка" ("?"). Щелчок по ней вызывает выдачу описания шаблона.
3) Настроить шаблон. Для этого щелкнуть по кнопке "Сведения о счете". Будет активизирована другая рабочая таблица, которая называется "Общие сведения". Необходимо заполнить пустые места.
4) Когда все сведения будут внесены, необходимо щелкнуть по ярлычку "Счет" и рабочая таблица "Счет" будет активизирована. Она уже будет содержать введенную информацию.
5) Заполнить счет данными о заказчике и товарах. С помощью содержащихся в шаблоне формул выполнить вычисления, итоговые суммы отобразятся в нижней части экрана. Некоторые поля обозначены красной точкой. В них находятся примечания, которые можно прочитать, поместив указатель мыши на ячейке. Примечания содержат дополнительную информацию о том, что должно быть в ячейках.
6) Занести введенные данные в базу данных. Щелкнув на кнопке "БД", чтобы сохранить информацию в специальном файле рабочей книги, содержащем данные из всех счетов, созданных по этому шаблону.
В Excel представлены средства для построения разнообразных специализированных диаграмм.
Диаграмма - это способ наглядного представления информации, заданной в виде таблицы. Демонстрация данных с помощью диаграмм помогает лучше понять их.
Диаграммы полезны для получения наглядного представления о больших наборах чисел и о том, как эти наборы связаны между собой.
Назовем некоторые типы диаграмм.
1) Гистограмма. На ней ясно представлена дискретная информация отдельными столбцами.
2) График. Подходит для изображения непрерывного набора данных, когда между точками, соответствующими табличным данным, существуют другие данные.
3) Круговая диаграмма. Лучше всего подходит, когда необходимо подчеркнуть пропорции в наборе данных. Слишком много данных трудно представить такой диаграммой.
4) Диаграмма с областями.
5) Линейчатая.
6) Смешанная.
7) Объемная круговая.
Для создания диаграммы необходимо выделить диапазон данных, которые необходимо проиллюстрировать, и нажать F11. Диаграмма будет построена и помещена на отдельный лист под названием Диаграмма1. Будет использован принятый по умолчанию тип диаграмм - гистограмма.
Внедренная диаграмма располагается на верхнем, графическом уровне таблицы. Ее можно двигать, изменять ее размеры и пропорции. Для внесения изменений в диаграмму необходимо дважды щелкнуть по ней. После этого диаграмма активизируется, а меню Excel будет включать команды работы с диаграммами.
Преимущество внедренных диаграмм - они располагаются рядом с данными, использовавшимися для построения диаграмм.
Мастер диаграмм - это средство Excel, которое состоит из набора диалоговых окон, в которых расположены параметры процесса построения диаграмм.
Перед использованием мастера диаграмм необходимо выделить данные, по которым требуется построить диаграмму. Данные лучше выделять вместе с текстом.
Вызвать мастер диаграмм можно, щелкнув по кнопке "Мастер диаграмм" на стандартной панели инструментов. Или выбрать команду «Вставка-Диаграмма-На этом листе».
Работа мастера диаграмм строится по следующим шагам:
В первом диалоговом окне необходимо задать диапазон ячеек, содержащий данные для диаграммы. Если перед запуском мастера диапазон был выделен, его адрес будет в окне, можно менять, щелкнув по кнопке "Далее".
Во втором окне определяется тип диаграммы. Будет представлено 15 различных видов. Выбор типа осуществляется щелчком по соответствующей пиктограмме. Для перехода к следующему этапу щелкнуть по кнопке "Далее". Возврат к предыдущему этапу - кнопка "Назад". "Готово" - немедленное завершение работы с мастером. Excel создаст диаграмму, используя уже введенную информацию.
Необходимо определить автоформат для выбранного типа диаграммы, то есть уточнить вид диаграммы.
Выводится диаграмма, использующая данные из заданного диапазона. Можно изменить или проверить некоторые параметры для диаграммы. Например, можно определить ориентацию данных, то есть они будут представлены в виде строк или столбцов (если речь идет о гистограмме).
Позволяет дополнить диаграмму различными элементами текста: легендой, общим заголовком и заголовками для осей.
После создания диаграммы ее можно видоизменить. Для этого ее необходимо активизировать двойным щелчком по диаграмме.
Для изменения типа диаграммы необходимо щелкнуть по стрелке кнопки "Тип диаграммы", расположенную на панели инструментов "Диаграмма", или выбрать команду «Формат-Автоформат». Выводится диалоговое окно "Автоформат", где необходимо выбрать требуемый тип.
Некоторые части диаграммы (например, заголовки) можно передвигать и удалять. Чтобы удалить элемент диаграммы, необходимо выделить его и нажать Delete.
Когда диаграмма активизирована, можно выбрать для работы различные ее элементы. Модификация подобна любому другому действию в Excel: сначала необходимо выделить элемент, а затем выполнить действие.
Если дважды щелкнуть на элементе диаграммы, появляется диалоговое окно "Форматирование", содержащее свойства этого элемента. Оно будет иметь различный вид в зависимости от элемента.
Перечислим основные действия, выполняемые при создании электронных таблиц.
1) Определение цели создания электронной таблицы. Необходимо уяснить, для решения какой проблемы нужна создаваемая таблица, почему не годится существующее решение, действительно ли электронная таблица - лучшее решение проблемы. В каком виде необходимо представить результаты?
2) Определение круга пользователей. Насколько опытны эти пользователи? Какое ПО и аппаратное обеспечение они будут использовать? Можно ли разрешать им менять формулы?
3) Разработка компонентов рабочей книги. Определить, сколько листов будет содержать рабочая книга, как распланировать лист, чтобы вносимые изменения не затрагивали данных, не имеющих отношения к этим изменениям.
4) Ввод данных и формул. При вводе формул иногда необходимо использовать структурирование рабочей таблицы, подключать внешние БД, выстраивать сводные таблицы, проводить статистический анализ.
5) Применение атрибутов форматирования. Необходимо отформатировать все числовые ячейки, не перегружая таблицу большим количеством шрифтов и чрезмерным использованием цветов, удалить посторонние элементы.
6) Тестирование электронной таблицы. Попробовать ввести экспериментальное значение, проверить достоверность данных, использовать фиктивные данные.
Пользователи в повседневной работе, как правило, не ограничиваются одним приложением пакета Microsoft Office. Поэтому важно обеспечить эффективный обмен данными между офисными приложениями.
Средства обмена данными:
- использование буфера обмена;
- технология Drag and Drop (перетянуть и оставить);
- средства связывания и внедрения объектов;
- гипертекстовые ссылки.
С помощью средств обмена данными можно формировать составные документы, содержащие данные из различных источников. Примером составного документа является подготовленный в Word отчет, включающий данные об объеме выпуска и продажи товаров на сегодняшний день. Эти сведения находятся на листе Excel и постоянно обновляются. При подготовке отчета создается составной документ Word, в который включают соответствующий объект Excel.
Вставим таблицу Excel в документ Word. Для этого выделим в окне Excel таблицу и скопируем ее в буфер обмена (^Insert). Можно просмотреть ее в буфере обмена («Программы ® Стандартные ® Папка обмена»). Затем вставим содержимое буфера в документ Word (Shift-Insert).