Содержание учебного материала
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). ГОСТы на ОРД. Требование к оформлению документов.
Классификация организационно-распорядительной документации: организационные документы, распорядительные, информационно-справочные, служебные письма.
Организационные документы ~ устав, положение, договор учредите-; лей, правила внутреннего трудового распорядка.
Распорядительные документы: приказы на основе единоначалия (по основной деятельности), распоряжения, решения, указания, инструкции.
Информационно-справочные: акты, протоколы, докладные (служебные) записки, справки.
Служебные письма. Классификация корреспонденции: инициативная и ответная, деловая и коммерческая. Язык и стиль деловой корреспонденции.
Типовые и трафаретные служебные письма. Инициативные и ответные служебные, письма, письма-запросы, договорные письма, типовые гарантийные письма, сопроводительные письма, информационные письма.
Составление и оформление телефонограмм, телефаксов.
Практические занятия
Составление и оформление организационно-распорядительной документации
Литература. Л-1, Л-2, Л-3, Л-4.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим, функциям:
- создание организации;
- реорганизация организации;
- ликвидация организации;
- приватизация государственных и муниципальных организаций;
- распорядительная деятельность организации;
- организационно-нормативное регулирование деятельности организации;
- оперативно-информационное регулирование деятельности организации.
Исходя из перечисленных функций, ОРД классифицируют на следующие группы:
- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- информационно-справочная документация (акты, протоколы, докладные и служебные записки, справки, доверенности и т.п.);.
- служебные письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения и т.п.
Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место их расположения, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.
В данном государственном стандарте определено 29 реквизитов.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа.
В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
При работе с электронными документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации-создателя документа; местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое название лица, ответственного за изготовление документа.
Документы оформляются на бланках.
Бланк документа - это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации - авторе документа.
Для организации устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210x297) и А5 (148x210). Допускаются бланки форматов АЗ и А6.
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка. Студенты должны знать определения основных организационно-распорядительных документов и их назначение.
Организационные:
Устав - основной учредительный документ, определяющий правовой статус организации, необходимый согласно закону для ее государственной регистрации. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.
Положение - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Договор учредителей - документ, в котором учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия, передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управление деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Штатное расписание — документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
Должностная инструкция ~ правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Распорядительные документы:
Приказ - важнейший правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения основных и оперативных вопросов, стоящих перед предприятием.
Указание — распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.
Распоряжение - документ, издаваемый директором (замдиректора) преимущественно по оперативным Вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.
Решение - документ, коллегиального органа (совета директоров, общего собрания акционеров и т.п.), составляемый по производственным вопросам.
Информационно-справочные документы:
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения допросов и принятия решений, на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях, деловых встречах.
Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, отражающего производственную деятельность организаций, с выводами и предложениями составителя.
Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Объяснительная записка - документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины,
Заявление - документ, адресованный должностному вицу и содержащий просьбу работника.
Справка - документ описательного характера, составляемый для служебной информации.
Сводка — документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Отзыв — документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов в определенном порядке.
Особое место в системе информационно-справочной документации занимают служебные письма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.
Документы оформляются на специальных бланках - бланках писем или телеграмм. Текст должен быть грамотным, логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей - вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
1. Письма, требующие ответа: письма-просьбы, письма-обращения,
письма-предложения, письма-запросы, письма-требования.
2. Письма, не требующие ответа-(письма-предупреждения, письма-напоминания, письма-приглашения, письма-подтверждения, письма-отказы, сопроводительные письма, письма-извещения, гарантийные письма, информационные письма, письма-распоряжения).
В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено письмо, различают письма обычные (коллективные) и циркулярные. Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.