А по тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией.
Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.'
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило не превышает одной страницы, Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.
Разновидности письма:
Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных но
содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи
текста - по телеграфной сети общего пользования.
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи - по абонентской телексной сети.
Факсограмма (телефакс, факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), пере-[ данного по каналам факсимильной связи ( при помощи факсимильной аппаратуры).
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию > документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Тема 3. Документация по личному составу
Студент должен:
Знать:
- нормативные акты для оформления документации по личному составу;
- документы, входящие в состав документации по личному составу;
уметь:
- составлять и оформлять документы по личному составу.
Содержание учебного материала
Классификация документов по личному составу. Виды документов.
Заявления, личные дела, личные карточки, резюме, анкета-резюме, рекомендации (рекомендательные письма).
Требования к изложению содержания документов по личному составу. Их назначение, содержание и порядок оформления.
Оформление приема работников. Перечень документов, необходимых при поступлении на работу.
Приказы по личному составу. Прием, увольнение, перевод работников.
Трудовые договоры. Рекомендации по заключению трудового договора в письменной форме.
Трудовые книжки. Правила ведения трудовой книжки. Дубликат
трудовой книжки.
Практические занятия
Составление и оформление документов по личному составу.
Литература. Л-2, Л-3, Л-7, Л-9.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Трудовые правоотношения работодателя и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым Кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документацией по личному составу.
Документацию по личному составу можно классифицировать на четыре группы:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом продвижения персонала по службе;
- документация, связанная с выполнением работником требований трудовой дисциплины;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работников с организацией, с увольнением.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.
Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением следующих видов документов: резюме, заявление, анкета, автобиография, трудовой договор, приказ по личному составу, трудовая книжка, личная карточка, личное дело.
Резюме в настоящее время является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на работу в организацию на вакантную должность. Резюме содержит краткую информацию о себе, составленную лично претендентом на вакантное место,
Анкета-резюме ~ документ, содержащий основные элементы и анкеты и резюме.
Заявление - документ, содержащий просьбу, или предложение лица (яиц), адресованный должностному лицу или организации.
Анкета - документ, составляемый работником при трудоустройстве.
Автобиография - документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.
Трудовой договор - соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
Трудовой договор заключается на определенный срок или на время выполнения конкретной работы.
Основное условие содержания договора - это его соответствие существующему законодательству (Трудовой кодекс РФ главы 10-13), Права, обязанности, ответственность сторон, организация и оплата труда определяются сторонами самостоятельно.
В договор могут быть включены условия, стимулирующие труд работника, другие дополнительные льготные условия.
В случае, если ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений, действие контракта автоматически продлевается на неопределенный срок,
Трудовой договор имеет следующие реквизиты : наименование Документа, дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, вводную часть (наименование сторон, заключающих трудовое соглашение, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих соглашение), предмет трудового соглашения, изложение порядка выполнения обязательств, общую сумму соглашения, юридические адреса сторон (паспортные данные гражданина), подписи сторон, печать предприятия.
Приказ - документ, оформляемый при приеме на работу, перемещении, увольнении, предоставлении отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п.
Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках.
Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий трудовую деятельность. Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.
Порядок заполнения этого документа регламентируется Трудовым кодексом РФ (статья 62,66).
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников предприятий, проработавших свыше пяти дней.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы, На лиц, работающих по совместительству, в других предприятиях трудовые книжки не заводятся.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам.
Личная карточка - основной документ по учету персонала формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником.
Личное дело — совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов. Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.
Тема 4. Договорно-правовая документация
Студент должен:
Знать:
- систему договорно-правовой документации:
- виды договоров:
- типовые формы договоров.
уметь;
- составлять и оформлять договора.
Содержание учебного материала
Понятие договора, соглашения, протокола. Типовая форма договора.
Формуляр договора на возмездное оказание услуг. Оформление договоров об оказании маркетинговых услуг, страховых услуг.
Транспортные договоры. Оформление договора транспортной экспедиции. Формуляр договора страхования.
Оформление приложений к договорам. Протоколы разногласий к договорам. Формы протоколов разногласий.
Унифицированная форма о расторжении договора.
Коммерческие акты. Бланки коммерческих актов. Оформление актов по приемке продукции (товаров). Оформление актов по оказанию возмездных услуг. Образцы актов.
Доверенности: разовые, специальные, генеральные. Образцы доверенностей.
Практические занятия
Оформление договорно-правовой документации.
Литература. Л-5, Л-9, Л-1.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих предпринимательскую деятельность на договорной основе. Именно разнообразные договоры, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях.