Методические указания составлены в соответствии с рабочей про­граммой предмета «Документационное обеспечение управления» (стр. 4 из 6)

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам. Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде Гражданским кодексом, а также другими нормативными актами.

Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. К таким договорам относятся договоры оказания услуг связи, медицинских, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению и другие.

Договор страхования является соглашением между страхователем и страховщиком, в силу которого одна сторона (страхователь) обязуется уплатить определенный страховой взнос (премию), а другая сторона (страховщик) обязуется при наступлении предусмотренного договором события - страхового случая-при имущественном страховании и при личном страховании возместить убытки или уплатить страховую сумму.

Перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки. Общие условия перевозки определяются транспортными уставами и кодексами, иными законами и правилами.

Условия перевозки грузов, пассажиров и багажа определяются соглашением сторон, если Гражданским кодексом, транспортными уставами и кодексами не установлено иное.

По договору транспортной экспедиции одна сторона обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

Договором транспортной экспедиции могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовать перевозку груза транспортом и по маршруту, избранному экспедитором или клиентом; обязанность экспедитора заключить - от имени клиента или от своего имени договор (договоры) перевозки груза, обеспечить отправку и получение груза, а также другие обязанности, связанные с перевозкой.

Приложение к договору - документ, конкретизирующий условие данного договора (оформление цены, календарный план, примерная смета и др.)

Протоколы разногласий к договорам составляются в тех случаях, когда по предложенному проекту договора имеются возражения. Однако стороны обязаны подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.

Протоколы разногласий оформляются к договорам поставки, купли-продажи и др.

Соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор, если из закона, или других правовых актов не вытекает иное.

Коммерческие акты составляются при несоответствии между наименованием или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе, порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза и другие. В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть предъявлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Тема 5. Организация работы с документами

Студент должен:

знать:

- нормативно-методические документы по документационному

обеспечению и архивному хранению документов;

- требования и правила ГСДОУ по организации работы с документами

уметь:

- составлять и оформлять номенклатуру дел организации.

Содержание учебного материала

Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Управление Делами, секретариат, канцелярия, экспедиция. Должностной и численный состав служб. Должностные инструкции сотрудников служб. Организационные схемы документационного обеспечения управления. Инструкции по документационному обеспечению управления.

Состав и учет объема документооборота предприятий организаций, Организация работы с документацией, поступающей в учреждения, предприятия, организации; прием входящих документов экспедиционная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. Отправка исходящих документов. Передача документов внутри организации. Учет количества документов.

Контроль исполнения документов. Организация в техника контроля исполнения. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов).

Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел. Оформление номенклатуры дел. Требования к оформлению дел. Хранение документов в структурных подразделениях. Экспертиза ценности .документов. Подготовка дел к сдаче в ведомственный архив.

Законодательные акты и нормативно-методические документы Федеральной архивной' службы России по архивному хранению документов.

Взаимодействие служб ДОУ и ведомственных архивов при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документации в делопроизводстве и архиве.

Практическое занятие

Составление и оформление номенклатуры дел. Оформление дел для сдачи в архив,

Литература. Л-2, Л-4, Л-5, Л-7, Л-8, Л-9, Л-П.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение),

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба.

В нормативных документах службу делопроизводства, а настоящее время принято называть службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Службу ДОУ именуют: управлением Делами (для министерств и ведомств); общим отделом (для исполнительных органов власти); канцелярией или экспедицией (для предприятий, организаций, учебных заведений). На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря-референта и 2-3-х делопроизводителей, офис-менеджера и других.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по ДОУ, Инструкция по ДОУ разрабатывается для установления единого -порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии, В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов; поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами предприятиями может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (см. рис. Г)

Входящие документы.

.

Входящие документы.

Внутренние и исходящие документы.

Рис. I. Схема организации работы с документами

Входящие документы

Внутренние и исходящие документы

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщений.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Подшивка документов в дела

Рис. 2, Блок-схема работы е входящими документами

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: