Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за • его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами.
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами.
Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов), В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе более трех лет или могут быть переданы в архив, или уничтожены.
Совершенствование делопроизводства можно начать прежде всего с внутренних документов. Необходимо использовать возможность локальной сети предприятия и активнее избавляться там, где это возможно, от традиционных документов, заменяя их электронными. Эффективность такой замены очевидна. Не нужно многократно копировать бумажные документы для исполнителей, достаточно переслать им на ПК электронный документ. Возрастает оперативность передачи и поиска необходимых документов внутри предприятия.
Над одним документом могут работать сразу несколько исполнителей на своих рабочих местах.
Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения
Регистрация необходима для обеспечения сохранности, учета и контроля.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.
Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.
Для ведения контрольных операций можно использовать персональный компьютер. Ряд программ (Lotus, Outlook и др.) предоставляют секретарю возможность вести рабочий календарь-справочник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов. Электронные документы, поступившие по электронной почте, исполняются и контролируются аналогично традиционным документам.
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов я делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности, В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки.
Номенклатура дел является необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.
Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия.
При отсутствии структурных подразделений в небольших организациях в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов.
Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.
Делом является совокупность документов, сформированных по кому-либо признаку, помещенных в твёрдую обложку, оформленную по определенным правилам.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.
С момента заведения и до передачи в архив предприятия или Госархив дела хранятся по месту их оформления. Такое хранение называют оперативным или текущим хранением документов и делопроизводстве.
Завершенные дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лег) хранятся по месту их формирования в течение двух-трех лет, я затем сдаются в архив.
Для определения сроков хранения документов? подготовки документов к архивному хрипению и отбора документов для уничтожения на предприятии создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Определение сроков хранения конкретных документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному руководителем Росархива 06.10.2000.
Документы постоянного хранения и по личному составу, отнесенные к составу Архивного фонда РФ, подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией государственному или муниципальному архиву необходимых средств на обработку.
В соответствии со статьей 21 «Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, должностные лица, отвечающие за сохранность архивных документов, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством РФ ответственность.
Тема 6. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления
Студент должен:
знать:
- информационные технологии обеспечения управленческой деятельности.
уметь:
- составлять документы по стандартным шаблонам с использованием текстового редактора Microsoft Delo Pro.
Содержание учебного материала
Документационное обеспечение управления с использованием различных информационных технологий.
Регистрация, редактирование и архивация документов. Управление доступом к документам.
Отправка исходящих и прием входящих документов по электронной почте Internet,
Контроль работы с документами, включая контроль их исполнения.
Оперативное создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам с использованием текстового редактора Microsoft Delo Pro.
Создание и сохранение в базе собственных шаблонов документов. Создание и вывод на печать различных документов.
Практическое занятие
Оформление и составление документов с использованием текстового редактора Microsoft Delo Pro.
Литература. Л-7, Л-9.
. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления.
Существует множество программ для составления и редактирования документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word 97, Word 2000,Лексикон-XL, Миллениум и др.).
При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т.д.
В текстовый редактор разработчиками включено множество шаблонов (образцов) документов, которые помогают создать конкретный документ. Можно выбрать интересующий вариант документа, отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: номер; дату; подпись; адресат; фамилию; телефон и т.д.
В окне предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и расположение текста в нем. Законченный вариант документа следует сохранять с новым именем, Текстовый редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа
Благодаря использованию ПК в делопроизводстве с применением текстового редактора Microsoft Delo Pro, организация работы с документами стала более эффективной и оперативной.
Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Сегодня документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь, или ПК модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, с компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет.
Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть.