Методические указания по выполнению домашнего задания «Информационные технологии управления» (стр. 3 из 4)

Выбранная структура отчета может быть дополнена дополнительной группировкой данных по совпадению содержимого одного из полей. Варианты группировок задаются также задаются в диалоговом окне Мастера отчетов.

В следующем диалоговом окне предлагается включить в отчет итоговые данные по группам (сумму, среднее, минимальное и максимальное значение).

На заключительном этапе можно выбрать стиль оформления отчета и его имя.

В нашем случае требуется создать отчет для передачи всех данных из основной таблицы в Excel. Отчет можно составлять и по одной главной таблице, но если это сделать, то в поле, использующем подстановку вместо реального текста будет стоять код поля (порядковый номер во вспомогательной таблице). По этой причине включаем в него все поля основной таблицы «Сотрудники», кроме тех, которые используют подстановку. Эти пропущенные поля следует включить из вспомогательных таблиц «Должности» и «Образование». Пояснения на рисунке на следующей странице.

Когда отчет будет создан его надо экспортировать в Excel, щелкнув правой кнопкой по названию отчета в окне базы данных на странице «Отчеты» - рисунок приводится ниже по тексту.

После этого сохранить отчет на диске в формате Excel

Методические указания к выполнению

аналитической части

Microsoft Excel – один из самых распространенных программных продуктов класса «электронные таблицы». Программы данного класса предназначены для хранения и графического представления данных, кроме того, электронные таблицы предлагают средства для анализа.

В MS Excel данные располагаются в ячейках таблицы, имеющих уникальное обозначение. По умолчанию это обозначение включает буквенный код столбца и номер строки (F3 – обозначение ячейки, находящейся в третьей строке шестого столбца). При необходимости увеличить размер ячейки можно путем изменения ширины всего столбца, высоты всей строки или путем объединения нескольких соседних ячеек, причем объединенная ячейка будет иметь обозначение аналогичное обозначению левой верхней ячейки группы.

Совокупность ячеек образует лист, который является частью книги. В ячейку могут быть записаны данные различных типов – текст, дата, число, денежная сумма, логические выражения «Истина» или «Ложь» и др.

Помимо этого, ячейка может содержать формулу – символическое выражение, начинающееся со знака « = », в соответствии с которым проводятся вычисления. Формулы могут содержать константы, ссылки, операторы и функции.

Константа представляет собой готовое (не вычисляемое) значение, например, число «10» или текст «Прибыль».

Ссылка – выражение, указывающее на расположение ячейки, содержащей необходимые для вычислений данные. Абсолютная ссылка содержит непосредственный адрес ячейки, не изменяющийся при копировании формулы в другую ячейку, например, «$F$5».

Относительные ссылки записываются без значков «$», так, «A1» – относительная ссылка на ячейку из первой строки первого столбца. При копировании формулы с относительной ссылкой сохраняется относительное расположение ячейки с формулой и ячейки, на которую указывает ссылка. Например, при копировании из ячейки B2 формулы с относительной ссылкой «A1» в ячейку B3, ссылка автоматически изменяется на «A2».

Часто возникает необходимость применения смешанных ссылок, в которых при копировании неизменным остается только номер столбца (например, «$F5») или номер строки (например, «F$5).

Таблица 3.1.

Значения операторов

Оператор	Значение (пример)
Текстовый
& (амперсанд)	Объединение последовательностей знаков в одну последовательность ("Северный"&"ветер")
Ссылки
: (двоеточие)	Ставится между ссылками на первую и последнюю ячейки диапазона. Такое сочетание является ссылкой на диапазон (B5:B15)
; (точка с запятой)	Оператор объединения. Объединяет несколько ссылок в одну ссылку (B5:B15;D5:D15)
(пробел)	Оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов (B7:D7 C6:C8)

Операторами обозначаются операции, которые следует выполнить над данными. Помимо широко известных арифметических операторов ("+", "–" и т. д.) и операторов сравнения (">", "<" и т. д) в Excel имеются дополнительные операторы, приведенные в табл. 3.1.

Функции – заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, например, функция EXP (аргумент) возводит константу e = 2,718282 в степень, равную аргументу. В общем случае аргументами могут быть числовые константы, ссылки на ячейки или диапазоны ячеек.

В MS Excel доступно большое количество других функций, объединенных в группы – математические, статистические, логические и др. Для ускорения их ввода используется кнопка меню «f_x», вызывающая диалоговое окно со списком всех имеющихся функций.

Ряд функций входят в состав надстройки «Пакет анализа», вызывающейся командой «Анализ данных» из меню «Сервис». Если указанная команда в меню отсутствует, необходимо подключить нужную надстройку командой «Надстройки» из меню «Сервис» (при инсталляции пакета MS Office XP необходимо установить надстройки MS Excel).

Построение круговых диаграмм, отражающих структуру статистической совокупности в Excel

Часто при анализе данных нужно произвести разделение всех данных на группы в зависимости от выполнения тех или иных условий. Сами условия записываются в MS Excel с помощью специальных логических операторов. Простейшая формула «=A1>B1» возвращает значения «Истина» или «Ложь» в зависимости от содержимого ячеек A1 и B1. Для формирования более сложных условных формул используются стандартные логические функции, приведенные в табл. 3.2.

Для организации сложных проверок логические функции могут использоваться в качестве аргументов других логических функций. В качестве примера можно привести формулу «=ЕСЛИ(A1<15; "мальчик"; ЕСЛИ(A1<25; "юноша"; ЕСЛИ(A1<65; "мужчина"; "старик")))», возвращающую характеристику человека мужского пола в зависимости от количества прожитых лет, указанного в ячейке А1. Указанным методом до семи функций ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга.

Обычно при анализе производится обработка данных, удовлетворяющих заданному условию. Для этих целей в MS Excel предусмотрены специальные функции, приведенные в табл. 3.3.

Таблица 3.2

Назначение логических функций

Функция	Назначение
И (условие 1; условие 2; …)	Возвращает значение «Истина» при одновременном выполнении всех заданных условий (до 30), в противном случае возвращает значение «Ложь»
ИЛИ (условие 1; условие 2; …)	Возвращает значение «Истина» при выполнении хотя бы одного из заданных условий (до 30), в противном случае возвращает значение «Ложь»
ЕСЛИ (условие; значение 1; значение 2)	Возвращает значение 1, если условие выполняется, в противном случае возвращает значение 2
НЕ (логическое значение)	Возвращает «Истина», если аргумент «Ложь» и наоборот

Таблица 3.3

Функции условного счета и суммирования

Функция	Тип функции	Назначение
СЧЕТЕСЛИ (диапазон; критерий)	Статистическая	Подсчитывает количество ячеек, удовлетворяющих критерию, в заданном диапазоне. Критерием могут являться выражения типа ">20", "=10", "торт" и т. д.
СУММЕСЛИ (диапазон; критерий; диапазон суммирования)	Математическая	Находит сумму ячеек, входящих в диапазон суммирования, для которых соответствующие ячейки из заданного диапазона, удовлетворяют критерию

Особенно удобно использование данных формул при разделении общей массы на группы или при вычислении среднего значения некоторого параметра для группы записей, удовлетворяющей условию.

Если предположить, что столбец F содержит данные о половой принадлежности ста сотрудников, то для построения структурной круговой диаграммы надо предварительно определить количество работников каждого пола. Для определения количества женщин можно использовать формулу: среднего возраста сотрудниц фирмы можно воспользоваться формулой «=СЧЕТЕСЛИ (F1:F100;"женский")».

Для построения круговой диаграммы необходимо вызвать Мастер диаграмм специальной кнопкой на панели инструментов (см. рис. А).

Рис. А

Затем надо выбрать нужный тип диаграммы (рис. Б).

Рис. Б

После этого нажать «Далее» и указать те ячейки с результатами, которые необходимо отразить на диаграмме. Это проще сделать мышью, предварительно щелкнув по специальной кнопке (обведена красным на рис. В).