Методические указания по выполнению домашнего задания «Информационные технологии управления» (стр. 1 из 4)
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по выполнению домашнего задания
«Информационные технологии управления»
Список литературы:
1. Введение в информационный бизнес: Учебное пособие/ О. В. Голосов, С. А. Охрименко, А. В. Хорошилов и др./ –М.: Финансы и статистика, 1996. – 240 с.
2. Информационные технологии управления: Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям; Под ред. проф. Г. А. Тоторенко. –М.: ЮНИТИ-Дана, 2002. – 279 с.
3. Михеева В. Д., Харитонова И. А. Microsoft Access 2002. – СПб.:БХВ-Петербург, 2002. – 1040 с.: ил.
4. Управление проектами в Microsoft Project 2002: Учебный курс/ В.В.Богданов. – СПб.: Питер, 2003. – 640 с.: ил.
5. Excel, VBA, Internet в экономике и финансах: [Экон. и фин. расчеты. Решение оптимизационных задач. Секреты офис. и Web-программирования. Работа с базами данных]/Ю. А. Гарнаев. –СПб.: БХВ-Петербург, 2001. –XV, [1], 796 с.: ил.
6. Microsoft Excel 2002: [Наиболее полное руководство]/Виктор Долженков, Юлий Колесников. –СПб.:БХВ-Петербург, 2002. – 1053 с.: ил.
Создание реляционной базы данных средствами MS Access
Для обеспечения удобства доступа к информации, ее часто организуют в виде базы данных – упорядоченной совокупности данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения базы данных (обновления, обеспечения доступа к ним по запросам и выдачи их пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базы данных.
Одной из наиболее известных систем управления базами данных (СУБД) является MS Access. В базах данных Access информация хранится в виде таблиц. Основным отличием таблиц Access от таблиц Excel является то, что в них можно заносить данные строго определенного при создании базы типа. Это обеспечивает дополнительный контроль правильности ввода информации. Другой мерой направленной на снижение вероятности ошибок при вводе информации является создание реляционных баз данных. В реляционной базе данных часто повторяющаяся информация (например, название страны изготовителя товара в складской базе данных) сводится в отдельные таблицы. После этого устанавливаются связи между таблицами таким образом, что при вводе очередной записи сотруднику, работающему с базой, достаточно выбрать нужный пункт из списка.
В MS Access существует несколько способов создания таблиц, но наиболее простой способ – это создание таблиц с помощью Мастера таблиц. Чтобы начать создавать таблицу данным способом, необходимо осуществить двойной щелчок левой кнопкой мыши на строчке «Создание таблицы с помощью мастера в окне новой базы данных (см. рис. 4).
После этого пользователю будет предложено совершить ряд последовательных действий посредством диалоговых окон.
В первом диалоговом окне предлагается сформировать набор полей, из которых будут состоять записи (строки) будущей таблицы. Для этого пользователю предлагается обширный набор стандартных полей, сгруппированных по тематикам (например, при создании таблицы «Сотрудники» предлагаются поля «Фамилия», «Должность», «Домашний телефона» и др.). При необходимости любое поле можно переименовать.
В следующем окне предлагается задать имя таблицы и способ генерации ключевых полей (номеров) записей – ручной или автоматический.
Если в базе данных уже существуют таблицы, то появится окно, предлагающее установить связи между таблицами – будет ли записи в создаваемой таблице соответствовать много записей в существующей таблице или наоборот.
В последнем окне предлагается выбор дальнейших действий – начало ввода данных или редактирование структуры таблицы.
Для редактирования структуры таблиц используется режим «Конструктор», включающийся соответствующей кнопкой в окне базы данных (при этом, естественно, в списке объектов базы должен быть отмечен пункт «Таблицы», а среди таблиц отмечена нужная). В этом режиме удобно создавать реляционные базы данных с помощью Мастера подстановок.
Процедура использования мастера подстановок такова:
– во втором столбце активируется (щелчком левой кнопки мыши) для редактирования ячейка, содержащая данные о формате нужного поля;
– при нажатии на появившуюся в правой части ячейки кнопку отображается список существующих форматов – в списке надо щелкнуть левой кнопкой мыши на элементе «Мастер подстановок…» (см. рис. 5);
–
 |
в появившемся окне надо выбрать источник подставляемых значений (выбор таблицы в этом случае предпочтительней, т. к. облегчается задача последующего изменения и дополнения списка подстановок);
– далее выбирается одна из существующих таблиц и нужное поле;
– следующим шагом является выбор с помощью кнопки
непосредственно отображаемой в поле информации – код поля или его содержимое (второе обычно удобнее для будущего пользователя базы данных);– в последнем окне предлагается изменить название поля исходной таблицы.
Естественно, перед использованием мастера подстановок в головной таблице необходимо создать все необходимые вспомогательные таблицы.
Для внесения информации и просмотра таблицы база данных открывается двойным щелчком на их названии в окне базы данных или с помощью кнопки «Открыть» (см. рис. 4).
создание запросов в MS Access
Помимо таблиц в СУБД существуют объекты, называемые запросами. В MS Access существуют целый ряд запросов: запросы на изменение, которые позволяют добавлять и изменять записи в одной или нескольких таблицах; запросы на создание таблиц, создающие новую таблицу на основе одной или нескольких существующих таблиц; запросы на автоподстановку, автоматически заполняющие поля для новой записи, а также другие типы запросов.
При работе с базами данных одной из наиболее часто выполняемых операций является отбор множества записей, удовлетворяющих набору условий. Для выполнения данной операции в СУБД используется механизм запросов на выборку.
Запросы на выборку позволяют просматривать подмножество записей без предварительного открытия таблицы, объединять данные из нескольких таблиц и выполнять вычисления над значениями полей.
Один из методов создания запроса на выборку заключается в создании простого запроса с помощью Мастера запросов и последующей его доработке в режиме Конструктора. Чтобы создать простой запрос с помощью Мастера запросов, необходимо:
1. В окне базе данных на панели объектов выбрать ярлык «Запросы».
2. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на строчке «Создание запроса с помощью мастера».
3. В появившемся окне выбрать с помощью кнопок со стрелками те поля из имеющихся таблиц или запросов, которые будут отображаться при выполнении данного запроса.
4. После нажатия кнопки «Далее» в следующем окне задать имя для нового запроса и выбрать дальнейшие действия (для задания условий отбора записей следует выбрать вариант «Изменить макет запроса»).
Изменение макета запросов производится в режиме Конструктора запросов. На рис. 6 в качестве примера показан вид запроса на выборку данных о сотрудниках с высшим образованием, родившихся в период с 1971 по 1976 гг.
В столбцах бланка отображаются названия полей, имена исходных таблиц, флажки «Вывод на экран» и условия отбора.
Если условия отбора в различных столбцах размещены в одной строке, то они объединяются по логическому оператору И (And). Если условия
 |
должны объединятся по логическому оператору ИЛИ (Or), их следует размещать в разных строках бланка запроса.
Сложное условие отбора в одном столбце может создаваться с применением логических операторов (табл. 3.5), которые выполняют действия над логическими значениями True (ИСТИНА) и False (Ложь) или над их битовыми эквивалентами «1» и «0».Таблица 3.5
Значения логических операторов
| A=1 B=0 | A=1 B=1 | A=0 B=0 | A=0 B=1 | |
| A And B | 0 | 1 | 0 | 0 |
| A Or B | 1 | 1 | 0 | 1 |
| Not A | 0 | 0 | 1 | 1 |
| A Xor B | 1 | 0 | 0 | 1 |
| A Eqv B | 0 | 1 | 1 | 0 |
| A Imp B | 0 | 1 | 1 | 1 |
Кроме логических операторов возможно использование операторов сравнения с образцом (табл. 3.6). В MS Access имеется возможность задавать значение критерия отбора в диалоговом окне. Для этого вместо конкретного значения в условии отбора следует поместить фразу в квадратных скобках (во втором столбце запроса, показанного на рис.6, можно в качестве условия ввести фразу [Образование сотрудника:]).
Эта фраза будет выдаваться в виде приглашения в диалоговом окне при выполнении запроса. Часто требуется не просто вывести на экран определенное подмножество записей, но и осуществить те или иные вычисления. В качестве примера можно рассмотреть определение среднего возраста сотрудника с высшим образованием.
Таблица 3.6
Операторы сравнения с образцом
| Оператор | Пример | Описание |
| Between | Between (-100) And (100) | Определяет, находится ли числовое значение в определенном диапазоне |
| In | In ("Россия", "Украина", "Белоруссия") | Определяет, является ли строковое значение элементом списка |
| Like | Like "Ива*" Like "Ива???" | Проверяет, начинается ли строковое значение с указанных символов (символ «*» замещает произвольное число знаков, если требуется указать точное число неизвестных букв, то следует использовать соответствующее количество символов «?») |
В отличие от электронных таблиц MS Excel в запросах нет возможности отображать одновременно подробные данные и итоговые результаты. Поэтому в запрос следует включать только поля, необходимые для получения итогов.