Изменение названия листа
Операция переименования рабочих листов применяется очень часто. Во вновь открываемых рабочих книгах листы всегда имеют имена Лист1, Лист2, Диаграмма1 (Sheetl, Sheet2, Chartl) и т. п. Гораздо удобнее давать названия, которые бы отражали содержание листов.
Чтобы переименовать лист, выполните следующее действие:
- выделите лист, который нужно переименовать.
Проделайте одну из перечисленных операций:
а) выберите команду Формат, Лист, Переименовать (Format, Sheet, Rename);
б) щелкните правой кнопкой мыши, указав на ярлычок листа, и в контекстном меню выберите команду Переименовать (Rename);
с) дважды щелкните левой кнопкой мыши, указав на ярлычок листа.
- После этого имя листа выделится, как показано на рис. 10. Теперь можно ввести любое имя, состоящее не более чем из 31 символа, включая пробелы.
Изменив имя, нажмите клавишу <Enter>.
Совершенно необязательно хранить в рабочей книге те листы, которые не используются в работе. Пустые листы или листы с устаревшими, ненужными данными можно удалить. Может возникнуть обратная ситуация - нехватка листов. Тогда имеется возможность вставить новые рабочие листы, причем в любое место рабочей книги.
Вставка листа
Чтобы вставить лист в рабочую книгу:
откройте рабочую книгу, в которую надо вставить новый лист.
сделайте активным тот лист, перед которым будет вставлен новый.
выберите команду Вставка, Лист (Insert, Worksheet). Появится новый рабочий лист. Либо можно воспользоваться командой Добавить (Insert) контекстного меню, указав на ярлычок активного листа и нажав правую кнопку мыши.
- В диалоговом окне Вставка (Worksheet) выберите тип листа: Лист (Worksheet), Диаграмма (Chart), Макрос MS Excel 4.0 (MS Excel 4.0 Macro), Межд. лист макросов (International Macro Sheet) или Окно диалога Excel 5.0 (MS Excel 5.0 Dialog).
27
- Щелкните два раза кнопкой мыши, указав на выбранный значок, или нажмите кнопку ОК.
Для того чтобы вставить новый лист в конец рабочей книги, надо сначала вставить его указанным способом в любое место рабочей книги. Потом выбрать команду Правка, Переместить / скопировать лист (Edit, Move or Copy Sheet) или команду контекстного меню Переместить / скопировать (Move or Сору). В появившемся диалоговом окне Переместить или скопировать (Move or Copy) в поле Перед листом (Before Sheet) установить (переместить в конец) (move to end).
Удаление листа
При удалении листов рабочей книги, убедитесь, что на этих листах не содержится важная информация, так как все данные на удаляемых листах пропадут. Проверьте также, чтобы не было ссылок на исходные листы.
Для удаления листа рабочей книги:
- выделите лист, который необходимо удалить.
- Выберите команду Правка, Удалить лист (Edit, Delete Sheet) или команду Удалить (Delete) контекстного меню, указав на исходный лист и нажав правую кнопку мыши.
- В появившемся предупреждающем окне нажмите кнопку ОК.
Чтобы удалить сразу несколько листов рабочей книги, их надо предварительно сгруппировать.
Кроме вставки и удаления листов может понадобиться скопировать или переместить некоторые листы в пределах одной рабочей книги или из одной рабочей книги в другую.
Копирование листа
Чтобы передать информацию из одной рабочей книги в другую, можно создать новый рабочий лист, скопировать нужные данные и вставить их на созданный лист. Но при больших объемах данных гораздо удобнее скопировать рабочий лист целиком и поместить копию в нужное место.
Чтобы скопировать рабочий лист Excel:
- сделайте активным копируемый рабочий лист.
- Выберите команду Правка, Переместить / скопировать лист (Edit, Move or Copy Sheet) или команду контекстного меню Переместить / скопировать (Move or Copy).
- В диалоговом окне Переместить или скопировать (Move or Copy) установите флажок Создавать копию (Create a copy).
- В раскрывающемся списке В книгу (То book) выберите, в какую рабочую книгу поместить копию (при этом в списке будут присутствовать только открытые рабочие книги).
28
- В поле Перед листом (Before Sheet) выделите название листа, перед которым надо поместить копию.
Перемещение листа
Иногда возникает необходимость переместить некоторые рабочие листы в другое положение или другую рабочую книгу. Если, например, данные находятся на первых двух листах, а итоговая таблица - на третьем, то, возможно, будет удобнее переместить третий лист на первое место. Можно также создать для него отдельную рабочую книгу.
Чтобы переместить лист в другое положение в списке листов рабочей книги:
- сделайте активным перемещаемый лист.
- Выберите команду Правка, Переместить/скопировать лист (Edit, Move or Copy Sheet) или щелкните правой кнопкой мыши, указав на ярлычок листа, и в контекстном меню выберите команду Переместить / скопировать (Move or Copy).
- В появившемся диалоговом окне Переместить или скопировать (Move or Сору) в поле Перед листом (Before Sheet) выберите лист, перед которым будет вставлен перемещаемый.
- Убедитесь, что флажок Создавать копию (Create a copy) сброшен.
Нажмите кнопку ОК.
Для перемещения листа в другую рабочую книгу, в диалоговом окне Переместить или скопировать (Move or Copy) в раскрывающемся списке поля В книгу (То Book) выберите нужную рабочую книгу. При этом эта рабочая книга должна быть открыта.
Чтобы переместить лист в новую рабочую книгу, в диалоговом окне Переместить или скопировать (Move or Copy) в поле В книгу (То Book) выберите (новая KHnra) v (new book). После нажатия кнопки ОК появится новая рабочая книга Excel, в которой будет только один перемещенный лист (или группа перемещенных листов). При этом этот лист исчезнет из исходной рабочей книги. Если переместить его обратно, то новая рабочая книга удалится.
Перемещение можно также выполнить и с помощью мыши. Для этого перетащите мышкой ярлычок листа по ярлычкам других листов рабочей книги. Черный треугольник будет показывать, куда вставится перемещаемый лист. При достижении нужного места отпустите кнопку мыши.
Если надо переместить лист в другую рабочую книгу, то она тоже должна быть открыта. Разместите обе книги на экране и перетащите мышкой ярлычок листа в другую книгу. Если в рабочей книге уже есть лист с таким же именем, то к имени перемещаемого листа добавится номер, заключенный в скобки, означающий номер копии.
29
6 Сообщения при ошибках в формулах Excel
Если Excel не может выполнить обработку формулы в ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке всегда начинается со знака "#". Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к одному из восьми типов:
- ######
- #ЗНАЧ!
- #ДЕЛ/0!
- #ИМЯ?
- #н/д
- #ссылкА!
- #число!
- #пусто!
В Excel существует средство автоматического исправления ошибок в формулах - автоисправление формулы. Если в формуле обнаружена ошибка и Excel предполагает, что может ее исправить, то выдается соответствующее сообщение с предложением исправить формулу. Предложение можно как принять, так и отвергнуть.
Сообщение об ошибке вида ######
Ниже указаны возможные причины возникновения ошибки.
- Ошибка появляется, когда используется формула, результат выполнения которой не умещается в ячейке. В этом случае можно увеличить ширину столбца перемещением границы, расположенной между заголовками столбцов, или задать другой формат.
- Ошибка может появиться при определении числа дней между двумя датами или количества часов между моментами времени (например, если результатом выполнения формулы является отрицательное число). Для устранения ошибки можно либо поменять формат ячейки, либо саму формулу (например, чтобы исключить получение отрицательного значения).
Сообщение об ошибке вида #ССЫЛКА! (#REF!)
Ошибка #ссылка А! (#refi ) генерируется, когда при ссылке на ячейку указывается недопустимый адрес.
Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! (#NUM!)
Сообщение об ошибке вида #число! Excel генерирует в следующих случаях:
- В функции с числовым аргументом используется неприемлемый аргумент.
- Использована функция, при вычислении которой применяются итерации, и при этом они не сходятся.
30
- Введена формула, возвращающая числовое значение, которое слишком велико по абсолютной величине (больше, чем 10307).
Сообщение об ошибке вида #ПУСТО1 (#NULL)
Ошибка #пусто! появляется, когда используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон. Например, задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.
7 Завершение работы с Excel и выключение компьютера
Создав документ и наполнив его некоторым содержимым, полезно сразу записать его на жесткий диск. Это предотвратит потерю информации в случае сбоя в работе компьютера или отключения электропитания, которые, как правило, случаются чаще, чем вы того ожидаете. В процессе работы над документом возьмите за правило периодически сохранять его содержимое, чтобы не потерять внесенные изменения.
Новый, ни разу не сохранявшийся документ, имеет временное название. Для сохранения нового документа выполните следующие шаги:
- выберите команду Файл > Сохранить (File > Save) или щелкните по кнопке Сохранить (Save) панели инструментов Стандартная (Standard). Откроется окно диалога Сохранение документа (Save As), показанное на рис. 22. Оно практически идентично описанному выше окну открытия документа и отличается лишь названием и кнопкой Сохранить (Save). Это окно одинаково во всех приложениях .Microsoft Office;