По дисциплине: «Технические средства управления» На тему: «Средства хранения и поиска документов» (стр. 2 из 7)

Методы и средства поиска информации являются специальной отраслью знаний. Они приобретает большое значение как в области научных исследований и опытно-конструкторских разработок, так и в процессе производства промышленной и сельскохозяйственной продукции. Поиск информации требует специализированных средств. Система поиска входит как составная часть в общую систему научно-технической информации. Последняя включает средства копирования, хранения, размножения, поиска, приема и передачи информации. Технические средства и процесс поиска информации во многом зависят от вида носителя информации. Долгое время основным носителем информации являлась бумага. Это имело существенные недостатки – малая плотность информации, низкая степень автоматизации различных процессов и, как следствие, – большие затрат ручного труда. Применение микроформ на пленочных основах как носителей информации позволило в значительной мере уменьшить эти недостатки. Роликовые микроформы (микрофильмы) обеспечили компактное хранение больших объемов информации. Плоские микроформы в виде микрофишей более удобны при использовании сравнительно небольшого количества информации. Емкость современной микрофиши 96 машинописных страниц, около 2 Мбит. Ультрафиши обладают увеличенной более чем в 2 раза емкостью. Состояние современной телекоммуникационной инфраструктуры позволяет библиотекам создать и поддерживать свой собственный библиотечно-информационный сервер Интернет. Библиотечно-информационный сервер должен включать в себя как системы он-лайнового, так и офф-лайнового доступа. При создании библиотечно-информационного сервера следует, прежде всего, четко выработать концепцию сервера – какую информацию и как представлять.

На библиотечно-информационном сервере следует представлять следующую информацию:

• общее описание библиотеки и ее фондов.
• режим работы подразделений,
• контактную информацию,
• сведения о текущих будущих событиях,

· доступ к каталогам.

Технология WWW серверов делает возможным представление текстовых документов и графической информации. Следует выделить, по крайней мере, пять информационных форматов, которые позволяют получить оперативный доступ к электронным документам. Им соответствуют пять уровней информативности.

Первый уровень – библиографический формат, информационный формат, краткое описание, формат UNIMARC. Сохраняются в текстовом формате.

Второй уровень представлен реферативными статьями. Они могут обеспечивать первичный отбор информации и помогают избежать рассмотрения материалов, которые содержат только краткие упоминания о предмете исследований. Сохраняются в текстовом формате.

Третий уровень – полные документы в текстовом формате. Этот формат обеспечивает наилучшее соотношение информативность/объем и обеспечивает хорошую скорость передачи данных. Сохраняются в текстовом формате.

Четвертый уровень – растровые изображения страницы, которые обеспечивают точные копии оригинала. Их можно наблюдать на экране, распечатать или переслать по факсу. Сохраняются в графическом формате.

Пятый уровень – формат PDF (portable document format) фирмы Adobe, который обеспечивает компактность и масштабирование текста и графики. Сохраняется в векторном формате.Отдельно следует рассматривать HTML язык.

Все форматы должны быть доступны через одну информационную систему и предоставить пользователю возможность выбора. Гибкость таких систем определяется стоимостью доступа и временем обработки информации. Выбор средств доступа должен стать посильной задачей для пользователя.

При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:

удобство и простота организации, пополнения и замены документов;

удобство и простота поиска документов;

минимальный размер занимаемой площади;

невысокая стоимость.

Рис. 1. Классификация средств хранения документов

Средства хранения документов - это прежде всего папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.

Наибольший интерес представляют картотеки.

Картотека – это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.

Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов. Плоские картотеки – карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты.

Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми. Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток – относительная трудность поиска карт. Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию. Вращающиеся картотеки – это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.

Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления. Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск. Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель. На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 6-7 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5 - 6 признакам. Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма рапространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации. Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке. Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранения документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10-20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранения микрофотокопий.

Поиск информации: основные понятия, виды и формы организации

Поиск информации или информационный поиск представляет один из основных информационных процессов. Человечество издревле занималось им. Цели, возможности и характер поиска всегда зависели от наличия, информации, её важности и доступности, а также средств организации поиска. Конец XX - начало XXI века, характеризуется огромными массивами постоянно растущей разнообразной информации, доступной и представляющей интерес для самых широких слоев социума. Более того, Интернет-технологии и программно-технические средства, также доступные большинству людей, позволяют осуществлять данный процесс в любое время, практически в любом месте по любым запросам. Поиск - процесс, в ходе которого в той или иной последовательности производится соотнесение отыскиваемого с каждым объектом, хранящимся в массиве. Цель любого поиска заключается в потребности, необходимости или желании находить различные виды информации, способствующие получению лицом, осуществляющим поиск, нужных ему сведений, знаний и т.д. для повышения собственного профессионального, культурного и любого иного уровня; создания новой информации и формирования новых знаний; принятия управленческих решений и т.п.