Федеральное агентство по образованию и науке
ГОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им.Акмуллы.
Институт исторического и правового образования
Кафедра Всеобщей истории и культурного наследия
Реферат
По дисциплине: «Технические средства управления»
На тему: «Средства хранения и поиска документов»
| Выполнила: студентка 5 курса заочного отделения Специальности: «Документоведение и ДОУ» _____________Д.Д. Латыпова Проверила: ___________Л.А. Харсеева | ||
Содержание
| Введение | 3 |
| База данных документальной информационно-поисковых системы | 5 |
| Технические средства поиска и хранения информации | 6 |
| Поиск информации: основные понятия, виды и формы организации | 11 |
| Информационно поисковые системы | 13 |
| Организация поиска | 19 |
| Технология поиска информации | 20 |
| Реализация поиска | 21 |
| Оформление результатов | 22 |
| Критерии оценки поиска | 22 |
| Оценка и обработка результатов поиска | 23 |
| Интернет – поисковые системы | 23 |
| Заключение | 30 |
| Список литературы | 31 |
Введение.
Хранение и поиск информации - процесс автоматизированного хранения и поиска информации, обеспечивающий ее выдачу для быстрой реализации. Все, что не так давно называли сведениями, фактами, данными, известиями, теперь называют одним общим словом «информация». Информация - это все: от простой записки до научной монографии. Информация - это все фиксированные сообщения: книги, газеты, журналы, фотографии, фильмы, магнитные записи, записи на пластинах, каталоги, реклама, отчеты, письма и т.д.
Хранение информации - процесс не менее древний, нежели жизнь человеческой цивилизации. В самые древние времена ее хранил и передавал из поколения в поколение человек-его интеллект, его опыт.
С рождением письменности родился новый механизм интеллектуального отбора. Возник специальный аппарат фиксирования и распространения мысли в пространстве и времени. Родилась документированная информация - рукописи и рукописные книги. Появились своеобразные информационно-накопительные центры - древние библиотеки и архивы. Они были важным атрибутом цивилизации. Постепенно письменный документ стал и орудием управления.
Вторым информационным скачком явилось книгопечатание. Типографский станок вызвал к жизни рост печатной продукции, небывало увеличил возможности накопления и размножения информации.
Каждую секунду в мире появляется около двадцати тысяч страниц текста о достижениях в различных отраслях науки и техники. Сто тысяч научных и технических журналов ежегодно. Они публикуют 2 миллиона статей и заметок по разным отраслям знания. К тому же ежегодно выходит более 10 тысяч научных книг. Специальных публикаций - бюллетеней, отчетов о конференциях и симпозиумах, рефератов - печатается до 2 миллионов экземпляров. Процесс этот пока неудержим. Количество таких изданий растет на 5-10 процентов в год. По образному выражению одного исследователя, если ученые во все времена только качались на информационных волнах в море научной информации, то сегодня они в ней просто задыхаются: информационный поток в наши дни в 15-20 раз выше реальных возможностей восприятия его человеческим мозгом.
Специалисты подсчитали, что в ближайшем будущем количество названий и тиражей печатной продукции будет катастрофически увеличиваться и накопление ее приведет к тому, что на каждого человека только в Европе, включая детей, придется для прочтения 7 тысяч страниц в месяц. В научных и научно-технических публикациях конденсирование информации необходимо. Наиболее распространенная форма такого приема - рефераты. Они собраны в реферативных журналах, которые издают, например, различные институты научной информации. Научные сведения сжимают здесь в рефераты, аннотации, библиографические описания, списки. Для реферативных журналов обрабатывают миллионы статей из книг,журналов, газет и других изданий.
Необходимы высокоэффективные средства обработки информации и новые технологии. Хранение и передача информации зависит от ее носителя. Машинная технология обработки информации основана на новых носителях, на которых записывают данные для хранения в памяти машин. В хранящиеся в памяти машины сведения называют базами данных, информационными массивами, а для их обработки используют информационно-поисковые системы. Наиболее характерный пример такой системы - автоматизированная система резервирования и продажи авиационных билетов. Для работы требуется информация о расписании движения самолетов, о ценах на билеты, о проданных и заказанных билетах. Система составляет базу данных, или информационный массив, этого автоматизированного «кассира контролера - администратора». При решении каждой очередной задачи - в разбираемом случае при оформлении заказа на билет - система нуждается во вводе только небольшой дополнительной информации: о содержании заказа. Остальная берется из базы данных. Изменение в ней - очень важное свойство хранение информации в памяти машины. Вновь вводимые сведения изменяют информационный массив, придают системе динамичность, способность к быстрой перестройке структуры данных, содержащихся в них сведений.
База данных документальной информационно-поисковой системы.
По характеру выдаваемой информации информационно поисковые системы делятся на документальные и фактографические. База данных документальной информационно-поисковой системы со стоит из множества элементов, которые описывают содержание документа. Причем под словом «документ» подразумевается и книга, и статья, и технический отчет, и патент и т. п. Информационный массив фактографической системы содержит элементы, каждый из которых относится к какому-то определенному объекту независимо от того, описан этот объект в одном документе или в нескольких. Например, системе неважно, сведения о меди содержатся в одном каком-то описании или разбросаны по многочисленным источникам. Для системы важно, чтобы она знала о меди все, что об этом химическом элементе известно на сегодня. Документальная и фактографическая информационные системы выдают пользователю информацию и по виду разную. Так, документальная, отвечая на посланный ей запрос, выдает сведения о множестве документов, где содержится нужная информация. Есть системы, которые указывают адрес хранения документов. Фактографическая же система тут же выдает на запрос необходимую пользователю информацию. Есть еще и комбинированные информационно-поисковые системы. Они совмещают в себе свойства документальной и фактографической систем. Информационные системы позволяют проводить анализ и оценку сведений, создавать и использовать банки данных, получать комплексно обработанную целевую информацию и оперативно обеспечивать ею пользователей.
Опыт показал, что хранение очень больших объемов информации оправдано только при условии, если поиск идет быстро, а сведения выдаются в доступной форме. Развитие информационных систем идет так быстро, что специалисты, разрабатывающие программы для них, вынуждены поспевать за техническими средствами. Автоматизированные информационно-поисковые системы произвели подлинный переворот в службе хранения, поиска и переработки информации. Они зарекомендовали себя как незаменимые помощники человека, превратив службу информации в подлинную индустрию информации, располагающую электронными архивами, электронными каталогами, электронными библиотеками и даже электронными информационными магазинами, в которых есть множество самых разнообразных данных: литературных, медицинских, экономических, научных, политических, из области образования и спорта.
Создали и «электронные энциклопедии» для разных специалистов информационно-поисковые системы для медиков, химиков, машиностроителей, экономистов.Подсчитано, что автоматизированное составление списка литературы из разного рода информативных материалов библиотеки сокращает затраты времени в 100-200 раз по сравнению с обычным. В одной из таких работ в информационную систему заложили библиографию, включающую 275 тысяч названий книг. Каждую неделю память системы пополнялась 300 новыми названиями. Система выдавала более трех миллионов справок о различных произведениях, их авторах, содержании, количестве страниц, годе издания,- любой ответ можно получить через секунду.
Ныне прогресс микроминиатюрной электроники резко увеличил емкость хранилищ информации, а успехи лазерной техники позволили увеличить пропускную способность каналов передачи информации. Только один компактный диск диаметром до двенадцати сантиметров вмещает миллион страниц текста - громадный архив документов, статей, фотографий, чертежей, всевозможных бумаг. В цифровой форме на диске могут быть записаны самые разные географические и топографические карты, схемы, цветные рисунки. Все 9 миллионов слов «Американской энциклопедии» заняли лишь одну пятую часть компактного диска.
Развитая сеть институтов и центров хранения и поиска информации непрерывно ведет пере работку дорогостоящего «информационного продукта». Чем измеряются результаты такой работы? Не только количеством и качеством информации, но также и умением сжимать информацию об информации, помогая потребителю лучше в ней ориентироваться, а в конечном итоге способствовать накоплению все большего и большего интеллектуального богатства.
Технические средства поиска и хранения информации