Или Заставьте незавершённости оставить Вас в покое (стр. 7 из 35)

Возможно, владение многими вещами излишне. Человек с одними часами точно знает который час; человек с двумя — ни в чём не уверен.

Ли Сигал

Одноминутный Менеджер рабочего процесса

Я многократно давал "экспресс-интервью" по радио и телевидению, на которые обычно выделяют около пятидесяти трёх секунд времени для того, чтобы сообщить ключевые факторы достижения здоровья, богатства и счастья. Они вынудили меня ужать моё сообщение и оставить только вещи первой необходимости. Типичный вопрос звучал так: "Дэвид, какую единственную вещь мы должны делать, чтобы попасть на путь увеличения собственной продуктивности?". Вот мой ответ:

"Это не одна вещь, а пять вещей, взаимосвязанных друг с другом: Люди держат информацию в своих головах. Они не решают, что именно они должны сделать относительно своей информации, хотя и знают, что сделать что-то надо. Они не организуют напоминания о действиях и не поддерживают расположение материалов в функциональных категориях. Они не ведут и периодически не просматривают полный и объективный перечень своих обязательств. Поэтому они тратят впустую энергию и изнемогают, позволяя рулить собой самым последним или "горящим" делам, надеясь, что они делают правильный выбор из всех возможных вариантов, но никогда не чувствуют в этом уверенности".

Что я сделал? Я просто подчеркнул худшую практику для каждой из пяти стадий управления рабочим процессом (сбор, обработка, организация, обзор и выполнение). Я не могу дать интервьюеру более подробное описание этой проблемы. Вы можете по-настоящему хорошо делать работу на четырёх стадиях управления рабочим процессом, но позволить пятому ускользнуть от вас, и в результате всё управление выскользнет из под вашего контроля. Процесс управления настолько же хорош, как самое слабое звено в этой цепи.

Если это не контролировать, работа будет перетекать к квалифицированному человеку пока полностью не потопит его.

Чарльз Бойл

Когда жизнь требует от людей больше, чем они требуют от жизни — обычное дело — результатом будет озлобленность, почти столь же глубокая, как и страх перед смертью.

Том Роббинс

Большинство людей держит информацию только в своей голове, а это мешает любому начинанию. Множество людей записывает кучу вещей, но они не решают, какое должно быть следующее конкретное действие по каждому пункту. И даже когда люди фактически думают о требующихся действиях (прежде, чем это придётся делать в запарке), они не организуют напоминания так, чтобы они были замечены, когда они находятся в том ситуационном контексте, когда эти действия можно было бы выполнить. Кроме того, большинство тех людей, которые действительно составляют такие списки и получают "взрыв" продуктивности, позволяют своим системам быстро терять актуальность и становиться противоречивыми. Как следствие, без заботы о своих инструментах управления, жизнь и работа становятся опять наполненными импульсивными действиями, вместо ясно направленного выбора из множества вариантов.

"Итак, Дэвид, что же мы должны делать вместо этого?" (некоторые интервьюеры фактически дают ещё пятьдесят три секунды для ответа на этот вопрос!).

"Это комбинация из пяти этапов управления рабочим процессом", — говорю я им, — "Выкиньте всё из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по вопросам, как только они возникнут, а не когда они уже горят. Организуйте напоминания о своих проектах и следующих конкретных действиях по ним с помощью соответствующих категорий. Поддерживайте свою систему в актуальном и полном состоянии, просматривайте её достаточно часто, чтобы доверять собственному интуитивному выбору относительно действий в любой момент времени".

Я предполагаю, что я мог бы ответить ещё проще: "Сосредоточьтесь на положительных результатах и постоянно предпринимайте следующие конкретные действия по самым важным вопросам". Но кто этого не знает? Последовательное внедрение этого принципа, включая все аспекты нашей жизни, является самой большой задачей — и не настолько простой.

Между прочим...

Просматривали ли вы в последнее время контрольный список описания собственной работы (четыре-семь ключевых областей концентрации и ответственности)?

Делали ли вы обзор пяти-десяти областей концентрации своей личной жизни (здоровье, финансы, карьера, взаимоотношения и т.д.), чтобы убедиться, что определены все необходимые проекты, и держите ли вы их все под контролем?

Два обязательства в вашей голове создают стресс и чувство провала

6

Подсознательно вы в курсе всех своих обязательств, больших и малых, личных и профессиональных, которые хранятся в "психологической RAM", и это не считая тех, которые сознательно и объективно отслеживаются и просматриваются. Тем не менее, эта часть сознания, не имеет никакого чувства времени — прошлого или будущего — так что, как только понадобится взяться за две незавершённости, это создаст внутреннее расстройство и беспокойство. Творческая часть вашего сознания попытается выполнить оба дела одновременно, даже если это фактически невозможно. Но сознание не сдастся. Оно продолжит пытаться, пытаться и пытаться...

Желаете приступить к новым проектам? Иногда это не самая хорошая идея. Это может быть признаком безрассудства и невыполнения обязательств. Но что является всегда хорошей идеей, так это возврат ко всем своим незавершённостям и их завершение.

Джон-Роджер

Разбираемся с делами: скоростной или оперативный метод?

Кто-то недавно прокомментировал, что моя методология "Как разобраться с делами" является более "скоростной", чем другие программы, в которых делается акцент на приоритетах и более широком видении. Эту критику можно понять. В большинстве своём, наша работа требует сначала концентрации на уровне документов своего стола, заметок (типа "я должен" и "надо бы") в собственной голове, и тысяче электронных писем, осаждающих наш компьютер. Мы же не собираемся сосредотачиваться на том, почему у нас скопились все эти вещи, или как организовать их в порядке важности. Но всё же есть метод работы и таким способом.

Расходование времени и энергии на все незавершённости, которые найдутся вокруг вас, можно было бы счесть скоростным подходом. Но так ли это в действительности? Вы сами позволили всем им войти в ваш мир, и на физическом, и на психологическом уровне, и теперь реакция на них (или отсутствие таковой) непосредственно влияет на энергию и способность оставаться при своих психологических ресурсах. Наш процесс ненавязчиво вынуждает вас реагировать на них. Что они собой представляют? Какие у вас обязательства по отношению к ним? Какие следующие конкретные действия необходимо предпринять, чтобы выполнить их? Что вы должны обдумать, и что организовать, чтобы подходящим образом разделаться с каждым из них?

Может быть, мы должны начать с вещей, определяющих приоритеты: с краткосрочных и долгосрочных целей и ценностей? И лучше быть более активным, творческим, и дальновидным, а не сосредотачиваться на мелочах прошлого?

Конечно, но есть одна существенная причина, по которой мы обычно так не делаем. Она заключается в том, что практически невозможно сосредоточиться на более крупном вúдении общей картины, когда бóльшая часть психологической энергии уходит на прокручивание в голове ваших "открытых вопросов". Для того, чтобы наиболее легко и эффективно использовать свой творческий потенциал, так необходимый для мышления в современном мире, психологическая RAM должна быть освобождена.

Есть ещё одна настолько же важная причина, по которой мы практикуем обучение людей работе с мелочами: мы тренируем мощное, производительное и активно-оперативное поведение. Много людей, которые заявляют, что они руководствуются в своём поведении только лишь "наиболее важными вещами", имеют с ними дело лишь тогда, когда эти самые вещи уже достигли своего уровня срочности и безотлагательности. Игнорирование вещей, не достигших такого "кризисного" уровня, но которые всё ещё необходимо сделать — на самом деле более "скоростной" подход, чем оперативный. Если вы думаете, что мелочи вокруг вас автоматически исчезнут, когда у вас появится новое, ясное и более позитивное управление, попробуйте обдумать это снова. Вы должны теперь распорядиться всеми этими мелочами согласно вашему новому вúдению. Соберите их все, организуйте, выполняйте, делегируйте, продвигайте их, или отложите действия по ним на более подходящее время.