Неоднократно высказывалось предложение о целесообразности разработки и внедрения на российских предприятиях системы использования планово-учетной информации в виде, так называемого, управленческого учета. Он должен в максимальной степени учитывать особенности каждой организации, специфику ее деятельности, ближайшие и перспективные цели. Здесь регламентация невозможна. Пусть каждое предприятие само определяет, какая ему нужна информация для управления, как ее получить, в каком аналитическом разрезе, с какой периодичностью представления отчетных данных. Все это вполне приемлемо для контроллинга, а его функционирование на базе управленческого учета повышает действенность того и другого. В конечном счете, контроллинг можно рассматривать как систему использования данных управленческого учета по его прямому назначению, т. е. как конечную проектно-аналитическую стадию учета для управления.
Разработка, внедрение и использование систем контроллинга требует подготовки соответствующих специалистов. В ряде западных университетов существует специализация экономистов по контроллингу, подготовка контроллеров. Обычно контроллеров готовят из выпускников вузов и средних профессиональных учебных заведений, поработавших на предприятиях.
Оценивая зарубежную практику и опыт первых российских предприятий, приступивших к использованию элементов контроллинга, можно с уверенностью утверждать, что при сравнительно небольших затратах хозяйственные организации получают в свое распоряжение специализированную, системно-организованную информацию для оперативного и стратегического управления. Ценность этой информации в том, что все расчеты, основанные на ее использовании, исходят из принципов ограниченности ресурсов, разнообразия производственных и внепроизводственных факторов, влияющих на конечные результаты хозяйствования, из возможностей альтернативного выбора решений по управлению в условиях конкуренции и других особенностей свободной рыночной экономики.
Контроллинг существенно повышает эффективность работы бухгалтера-финансиста. Она становится непосредственно направленной на рост доходности организации. Данные расчетов на оптимизацию с использованием учетных показателей, контроль за их реализацией в учете, участие в анализе выявленных отклонений повышают интеллектуальный уровень и результативность функционирования бухгалтерии.
Таким образом, место службы контроллинга в ИУС можно определить следующим образом:
информация → отслеживание → генерация (служба контроллинга) →обработка (служба контроллинга) → распределение информации между подразделениями предприятия
2.2. Использование этих показателей
Для более детального понимания того, что умение быстро и качественно отбирать необходимую информацию для предприятия, напрямую связано с качеством принимаемых управленческих решений, необходимо проанализировать и произвести взаимозависимость между релевантной информацией и концепцией эффективного управления фирмой и обеспечения ее долгосрочного существования - контроллингом. Каким образом можно связать эти два понятия? А связь очень прямая: информация не только сама оказывает огромное влияние на управленческие решения и действия, но и воздействует на службу контроллинга совместно с процессами, используемыми в качестве импульсных датчиков, таких как планирование, анализ, управление и контроль. А служба контроллинга, в свою очередь, анализирует на ЭВМ полученную отчетность предприятия, определяет направление будущего развития фирмы, и тем самым оказывает значительную помощь в принятии управленческих решений.
Как было отмечено выше, служба контроллинга разрабатывает советы для перспективного развития предприятия. По обыкновению руководители предприятий, которые концентрируют свое внимание на оперативных задачах, не замечают, что эти предприятия уже стратегически мертвы. Для менеджеров таких предприятий характерны высказывания типа: «У нас нет никакой потребности в капитале и никаких финансовых проблем». Это свидетельствует о стратегических ошибках того, кто будет принимать решения, и непонимании назначения службы контроллинга.
Когда «смотрящий назад» бухгалтерский учет преобразуется во «впередсмотрящий», а исчисление результатов деятельности предприятия перейдет из сферы фактических в область прогнозируемых, ожидаемых показателей, служба контроллинга становится необходимой. Синтез финансового и производственного учета, системы информации позволяет на первом уровне управления принимать решения, ориентируясь на перспективу, появляется возможность для активного управления реализацией и прибылью. Координация маркетинга, контроллинга, финансов и информационных служб позволяет создать единую службу менеджмента и информации с целью обеспечения долгосрочного существования предприятия. [15,215]
Кроме того, как и любое явление, система или метод, контроллинг появляется в настоящее время в теории и практике управления предприятием не вдруг, а под влиянием многих причин и факторов, одни из которых, например, усложнение ориентации предприятия на рынке вследствие роста конкуренции, социальная направленность современной рыночной экономики, неблагоприятная экологическая ситуация и т.п., явно действуют, они на лицо, а другие факторы предстоит в будущем еще выявлять, изучать и учитывать их влияние.
Контроллинг представляет собой совокупность методов оперативного и стратегического управления: учета, планирования, анализа и контроля, объединяемых на качественно новом этапе развития рыночных отношений в единую систему, функционирование которой подчинено определенной цели.
Рассмотрим пример, доказывающий важность и все большую значимость использования информации, получаемой руководителем предприятия, проанализировав цепочку: «информация - служба контроллинга - принятие решений».
В системе методов оперативного и стратегического контроллинга должны действовать «антенны» для немедленного и своевременного приема сигналов об изменениях на рынке, чтобы руководитель, менеджер или контроллер могли своевременно начать регулировать процесс адаптации к новой ситуации на рынке. Служба контроллинга придает особое значение анализу литературы, то есть анализу информации, с тем, чтобы проследить сообщения о долгосрочных перспективах, технических новинках, например, в использовании компьютеров и т.п.
Говоря об информации, помогающей службе контроллинга в ее действиях и решениях, а, следовательно, влияющей непосредственно на принятие управленческих решений, необходимо отметить, что информация не только является частью контроллинга, но и, прежде всего, контроллинг, нужно понимать как ту же информацию, только более конкретную и уже проанализированную. То есть имеет место следующая цепочка: «первичная информация - служба контроллинга - конечная информация - принятие управленческих решений». [8,143]
В системе анализа плановых и фактических показателей на основе обратной связи обрабатываются данные об уже свершившихся хозяйственных фактах, которые формируются в системе производственного учета, сравниваются показатели прошлого года, а также плановые и фактические показатели текущего года. Благодаря комбинированной прямой и обратной связи при сравнении плановых и фактических данных объединяются реальные и предполагаемые показатели прошлого, настоящего и будущего. Вследствие этого служба контроллинга имеет возможность предоставить руководителям разных уровней управления соответствующую информацию для принятия управленческих решений в интересах будущего развития фирмы.
Маржинальная прибыль — это сумма постоянных косвенных затрат и прибыли от продаж, которые должны содержаться в составе выручки от продаж. В цены на отдельные виды продукции соответствующие части маржинальной прибыли включаются в зависимости от состояния спроса на каждый вид продукции. Финансовая целесообразность продаж вида продукции определяется лишь одним условием: его стоимость по продажным ценам должна быть выше прямых переменных затрат.
Как увеличить маржинальную прибыль? Ответ, напрашивается сам собой: для увеличения маржинальной прибыли необходимо или больше продавать товара, или увеличивать наценку (разницу между закупочной ценой и ценой реализации), а лучше и то и другое одновременно.
Теоретической базой анализа поведения затрат и взаимодействия затрат, объема продаж и прибыли является система учета прямых затрат - "директ-костинг", которую называют еще "системой управления себестоимостью", "системой управления предприятием".
Сущность системы "директ-костинг" заключается в разделении затрат на производство на переменные и постоянные. К переменным относятся затраты, величина которых меняется с изменением объема производства: затраты на сырье и материалы, заработная плата основных производственных рабочих, топливо и энергия на технологические цели и др. К постоянным принято относить такие затраты, величина которых не меняется с изменением объема производства, например арендная плата, проценты за пользование кредитами, начисленная амортизация основных фондов, некоторые виды заработной платы руководителей предприятия и др. [14,193]
Применение этого принципа в контроллинге позволяет исчислять учетные ставки и суммы покрытия различных уровней, оперировать показателями маржинальной прибыли, учитывать влияние степени использования производственных и сбытовых возможностей на величину оптимального объема производства и уровня затрат, на принятие управленческих решений при выборе ассортимента выпускаемой продукции и оказываемых услуг. Становится возможным определять нижние границы приемлемых цен и тарифов, обосновывать скидки и наценки, устанавливать предельный уровень постоянных расходов на определенный период времени и переменных затрат на единицу выпуска или продаж.