Смекни!
smekni.com

М. П. Илюшенко История делопроизводства в дореволюционной России (стр. 16 из 17)

Большое внимание уделялось составлению документов по установленным образцам. В 1907 г. был издан Циркуляр об упорядочении врачебно-санитарной отчетности по учебным заведениям, в 1914 г - о документах по воинской повинности казенных стипендиатов. Учетным заведениям округа были разосланы формы различных документов списков учебных заведений, вакантных мест учителей, наградных списков и т.п.

В Канцелярии попечителя Московского учебною округа была упрощена обработка документов. Так, пометки на документах (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении ) делились с помощью механических нумераторов и штампов. Пыла тщательно продумана последовательность обработки и исполнении документов. Так, на каждом входящем документе ставилась дата получения. При регистрации документа на нем ставился штамп, в котором указывались название канцелярии, дата и номер документа, стол, где он должен исполняться, номер дела, в которое подшивали документ после исполнения.

Следовательно, уже на этапе регистрации определялся исполнитель документа. На документах, которые подлежали рассмотрению окружно­го инспектора, от руки или штемпелем проставлялась его фамилия (на­пример, "Н.Я. Никитинскому", "По приказанию г. попечителя А.Л. Ни­кифорову") . Решение вопроса, затронутого в документе, оформлялось резолюцией, которая, как правило, представляла собой готовый текст ответа. Резолюции были конкретными и краткими: "Выдать", "Разрешить", "Утвердить с 1 февраля", "Разъяснить отрицательно", "Отве­тить утвердительно" и т.п. Документ с резолюцией инспектора направ­лялся попечителю, который обычно выражал свое согласие с решением и делал отметку "согласен".

После этого чиновники соответствующих столов канцелярии состав­ляли ответ, включая в него текст резолюции. Зачастую черновик доку­мента писали на подлиннике, на котором отчеркивались часть текста и резолюция, составлявшие содержание ответного письма. Применялись трафаретные тексты писем-ответов и сопроводительных писем. Сущест­вовали штампы трафаретов этих документов, которые проставлялись на инициативном документе и воспроизводили характер его исполнения Таким образом, снова обходились без специального черновика. Доку­менты подписывались попечителем и скреплялись правителем канцеля­рии.

На документе, как правило, от руки делалась отметка об исполнении ("исполнено" и дата), позднее — с помощью специального штемпеля.

Документы изготовлялись на бланках попечителя, окружного инс­пектора, архитектора. На бланках канцелярии писались и отпуски неко­торых писем, в этих случаях подписи указывались на левом поле доку­мента ("подписал", "скрепил"), что отличало отпуск от оригинала.

Система работы с документами в Канцелярии попечителя Москов­ского учебного округа значительно ускоряла их исполнение, облегчала использование документов в справочных целях.

Рационализацией делопроизводства в Управлении казенных желез­ных дорог занимался инженер-путеец И.И. Рихтер. Заслуживает внима­ния прежде всего предложенная им система классификации документов в делопроизводстве управлений железных дорог. В 1881 г. Рихтером бы­ла разработана номенклатура дел управления Николаевской железной дорогой. В 1891 г. она стала применяться и для управления С­Петсрбургско-Варшавской дорогой. Изучив опыт постановки делопроиз­водства на иностранных железных дорогах, И.И. Рихтер пришел к выводу , что разработанная им классификация устарела. В1911 г. вышла ею книга "Опыт нормальной классификации делопроизводства, счетоводст­ва и статистики казенных железных дорог (по десятичной система)" , где Рихтер предлагал централизовать работу по регистрации, классифи­кации и архивному хранению документов целого управления. Как известно, эта идея противоречила "Общему учреждению министерств" 1811г., создававшему множество регистрационных центров и архива».

Каждый документ, — предлагал И.И. Рихтер, —должен проходить через две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение) при ус­ловии "рационального распределения предметов ведения между служба­ми, частями, отделами, отделениями и делопроизводствами" .

Наконец, Рихтер подчеркивал, что совершенствование делопроиз­водства находится в прямой зависимости от технического оборудования делопроизводственных служб (пишущие, счетные, диктовальные и множительные аппараты).

Интересная работа по рационализации делопроизводства проводилась военным ведомством. Здесь в 1911 г. была пересмотрена существо­вавшая система делопроизводства. Новая организация его была закреп­лена "Положением о письмоводстве и делопроизводстве".

Положением упрощалась техника переписки. Проще всего сокраща­лось количество служебных документов — для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов: ра­порт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение, допускались официальные письма, вводилась одна форма за­писки (вместо докладной, памятной, пригласительной, известительной и пр.).

С целью сокращения переписки Положение предлагало: —отменить сопроводительные письма к спискам, ведомостям, справ­кам и т.п.;

— отправлять в качестве ответа подлинник полученного документа с резолюцией того лица, которому он был адресован;

— не входить в высшие инстанции с документами, решение которых входит в компетенцию дачного учреждения или которые разрешаются существующими постановлениями и распоряжениями;

— не требовать от подчиненных сведений или справок, "которые мо­гут быть извлечены из установленных штатов, положений или срочных донесений";

— "во всех случаях, где без ущерба для дела это возможно", пись­менные сношения заменять "словесными личными или по телефону".

Особое внимание в Положении обращалось на составление и оформ­ление документов. Определялось, какие документы пишутся на бумаге без бланка ("всеподданнейшие" рапорты и прошения), какие (все остальные) на бланках. Бланки были двух видов: а) со штатным названием должности лица, от которого документ исходит, и б) с названием управ­ления. Отменялось составление заголовка к кратким и несложным доку­ментам, так как это сводилось к повторению содержания. И наоборот, к большим и сложным текстам следовало давать такой заголовок, который бы мог "служить готовой записью во входящий журнал".

Положение предлагало "для часто повторяющихся бумаг" с однооб­разным текстом "заготовлять печатные или литографированные бланки с неизменяемой частью текста.

Содержание текста предписывалось излагать "ясно, кратко, без не идущих к делу фраз учтивости (господин, имею честь), титулов, без за­ключительных фраз (о вышеизложенном доношу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку".

Были определены новые правила адресования документа — "всегда по назначению штатной должности вне зависимости от того, кто в данное время эту должность исполняет". Этим достигалось две цели: прямое направление документа к исполнителю и краткость, определенность со­держания документа. В целях ускорения исполнения документов пред­лагалось все запросы и жалобы направлять непосредственно тем лицам, от которых зависит разрешение вопроса. Точно так же ответ должен был посылаться тому должностному лицу или учреждению, от которого до­кумент был получен.

Все секретные документы для ускорения работы с ними были разде­лены на две категории: "секретные'.' и "не подлежащие оглашению", благодаря чему расширился круг лиц, исполнявших эти документы. С той же целью ускорения исполнения документов вместо одной категории определения срочности исполнения — "спешно" — стали употребляться две: "спешно" означало немедленное исполнение; на документах, испол­нявшихся к определенному сроку, ставилась надпись "срочно".

Предусматривалось изменение в организации регистрации и контро­ля за исполнением документов. Так, в отдельных случаях применялась карточная система регистрации. Для улучшения контроля за исполнени­ем документов предлагалось неисполненные документы, "выполнение

которых задерживается ожиданием ответа", хранить отдельно от доку­ментов, по которым не требовались предварительные запросы. Было дано определение термину "исполненная бумага". Исполненным документ считался тогда, когда затронутый в нем вопрос "разрешен окончательно и об этом в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведом­ление".

Большое внимание в Положении уделялось технической оснащенно­сти делопроизводства, необходимости механического воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т.п. Для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии "в достаточном количе­стве пишущими машинами, приборами для регистрации по карточной системе, гектографами и другими множительными аппаратами..."

В целях более тщательного исполнения документов и сохранения их как исторических источников предлагалось выполнять приложенные к Положению специально разработанные "Правила порядка сдачи закон­ченных дел и книг в архивы в войсковых канцеляриях, штабах, управле­ниях, учреждениях и заведениях, распределения переписки но предметам и установления сроков хранения дел в архивах" .

Таким образом, ряд ведомств предлагали довольно эффективные ме­ры по рационализации делопроизводства: четкое разграничение функ­ций управления, различные способы сокращения числа документов я путей их движения в учреждении, организацию фактического контроля за исполнением документов, четкую последовательность обработки и ис­полнения документов, централизацию регистрации и хранения доку­ментов, техническое оборудование делопроизводственных служб.

Однако эти способы, меры по рационализации делопроизводства но­сили локальный характер, так как они ограничивались пределами от­дельных ведомств и не были возведены в ранг общегосударственных норм.