В Генеральном регламенте 1720 г. давались общие правила составления документов, регламентировалось написание отдельных реквизитов. Гак, в протоколе вверху перед текстом указывались дата заседания, со-став присутствующих. "Важные" документы "сочинял" секретарь, другие — "прочие канцелярские служители". Составлять документы предписывались в соответствии с уставами и резолюциями.
Такие док умен-, и, как дипломы, патенты, составлялись по "генеральным формулярам", т.е. образцам. Обязательность составления документов по образцам предусматривалась многими законодательными актами. Так, в "Регламенте или уставе Главного магистрата" от 11 января 1721 г. были даны детальные схемы рапортов, ведомостей, представлявшие собой целую программу статистихо-экономического описания городов и их обывателей, формуляры присяга должностных лиц . В Уставе "О наследии престола" от 5 февраля 1722 г. приведен формуляр клятвенного обещания4. В указе от 5 ноября 1723 г. "О форме суда" давался образец составления челобитной, подчеркивались требования краткости и четкости изложения. Содержание челобитной должно было излагрг!-ся по пунктам. Судебное следствие велось по отдельным пунктам челобитной" .
Изменилась в XVIII в. и форма документа, определенное влияние на которую оказало введение в 1699 г. гербовой бумаги. Было утверждено
три образна бумаги разной стоимости. Изображения "клейма" (государственный герб — двуглавый орел) были разных размеров соответственно стоимости бумаги: "большое клеймо", "среднее" и "меньшее". Под клеймом указывалась стоимость бумаги. С 1719 г. рядом с ценой указывался год выпуска бумаги, с 1720—1723 гг. цена листа не указывалась. Проставление клейма в установленном месте организовывало текст документа, создавало определенность его размера.
В 1700 г. указами Петра I были отменены столбцы. Они заменялись тетрадями: "...Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые (т.е. в пол-листа вместо ранее существовавшею формата "в четверть". — Авт.Т, а не в столбцы". Введением повой формы документов достигалась экономия бумаги ("...как учнут писать в лист и на обеих сторонах в тетради, бумаге расходу будет меньше"...), большая надежность хранения ("которые дела ... писаны в тетрадях ... никакому повреждению, ни тлению не подлежат"), ускорение справочной работы по документам .
Изменение формы документа повлияло на организацию всею делопроизводства. Прежде всего сокращалась переписка: при столбцовой форме легче было составить новый документ, чем отыскать старый. Изменился и формуляр документа. Он имел самостоятельно оформленные реквизиты: вид документа и адресат выделялись в отдельную строку над текстом, автор указывался в подписи, дата составления документа ставилась над текстом и т.д. Изменился и порядок адресования: по указам 1700, 1718 гг. документы должны были адресоваться в конкретные учреждения. Документы имели авторскую подпись.
Прешила удостоверения документов подробно описаны в Генеральном регламенте: протоколы подписывались всеми членами коллегии. Кроме подписи каждый документ имел "скрепу" (подпись) секретаря. Указом 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо Коська, Богдашко, Ивашка — Касьян, Богдан, Иван). Зато в просьбах царю, князьям, вельможам подписывались "рабами", "рабиш-камл". Указами от 4 апреля 1714 г. и от 7 марта 1726 г. определено "посылать указы за скрепою обер-секретаря, а нужные и за государственною печатью". Документы удостоверялись печатью. Глава XIII Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. В нормативных актах давалась структура текста многих документов.
3.3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК ИХ РАССМОТРЕНИЯ
Нормативными актами пытались регулировать обмен корреспонденцией. Устанавливалось, например, что Сенат посылает указы, об исполнении которых получает рапорты. С 1721 г. Сенату было запрещено издавать общегосударственные решения от своего имени.
Большое количество челобитных на имя императора вызвало ряд указов, запрещавших такую практику. За обращение непосредственно к царю, минуя соответствующие инстанции, устанавливалось наказание. В 1720 г. при Сенате была создана должность "ради приема челобитен", получившая впоследствии название рекетмейстера1.
Генеральным регламентом определялось, что "коллежская корреспонденция" состоит из доношений царю и Сенату, копий решений, отче-юв о деятельности, "реляций" (отчетов) и ведомостей губернаторов и воевод. При этом оговаривалось, что деловая переписка должна быть серьезно обоснованной. Указом "О должности Сената" 1722 г. коллегиям и местным учреждениям предписывалось представлять в определенные сроки Сенату отчетные ведомости. Ежемесячноколлсши подавали в Сенат педомости о входящих и исходящих документах.
Закон "Учреждения для управления губерний" подробнее определил порядок обмена документами между учреждениями. Губернаторы получали от верховной власти указы, представляли рапорты, доношения, давали учреждениям губернии предложения, получая от них представ-пения, С городничими и земскими исправниками губернаторы сносились предписаниями, получая от них рапорты и доношения.
Итак, сверху вниз шли указы и повеления, снизу иверх — рапорты и доношения. Равностоящие учреждения обменивались сношениями и сообщениями. Создавалась иерархия не только учреждений, ной документов. Некоторыми актами пытались определить порядок направления основных документопотоков. Так, указом "О должности Сената" опреде-ляпось, что губернаторы и воеводы могут писать в канцелярию Сената лишь по тем вопросам, которые не правомочны решать коллегии: "...Яко о начатии какой войны, мора, какого замешания (беспорядка) или каких припадков" (особых происшествий) . Указами 1700 г. "О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел" и 1718 г. "О неподаче государю прошений о таких делах, которые принадлежат до рассмотрения на то учрежденных правит елит-венных мест" определялись уровень решения вопроса и порядок движения документов, а также какие вопросы правомочны были решать Сенат, коллегии и губернские присутствия. Указом 1719 г. запрещалось подавать просьбы в высший суд, минуя низший .
Регламентировался порядок решения вопросов. Указом от 9 марта 1711 г. "О порядке заседаний и делопроизводства..." >сганавлиьался принцип единогласного решения дел, рассматривавшихся в Сенате , Однако такой порядок был отменен указом от 4 апреля 1714 г., где предписывалось "куда больше голосов явится, так и вершить", т.е. выносить решение по большинству голйсон... Если же Сенат не мог вынести решение, то свои предложения и мнения должен был сообщать царю . Обсуждение и решение вопросов, подведомственных Сенату, проводилось присутствием, т.е. общим собранием сенаторов.
Порядок обсуждения вопросов в Сенате подробно описан в указе от 27 апреля 1722 г. "О должности Сената". Дела слушались в порядке, определенном особым реестром ("а не выбором"). Обер-секретарь докладывал присутствию дела "по очереди" или степени их важности. С помощью песочных часов генерал-прокурор, ведущий заседания, устанавливал регламент выступлений. Решенные вопросы записывались в протокол, который подписывали все члены Сената. Особым пунктом указа определялось: "Никакое дело исполнено быти надлежит словесно, но все письменно" . Менее важные вопросы рассматривались в возникших в разное время структурных подразделениях Сената.
В коллегиях сначала рассматривались государственные дела, а затем частные. После доклада секретаря каждое дело обстоятельно обсуждалось и члены коллегии высказывали свое мнение свободно "по своей присяге", "по правому своему разумению и совести". Особое мнение записывалось в протокол. Все члены коллегии скрепляли решения и подписывали указы по принятым решениям.
Принимали документы секретари. Причем и в Генеральном регламенте, и в "Учреждениях для управления губерний" подчеркивалось, что документы принимались только в присутствии, т.е. в самом учреждении. Указы царя и Сената предписывалось распечатывать президенту или вице-президенту коллегии, старший советник принимал и распечатывал письма от других коллегий и из провинций. Регламентировался порядок приема доношений: они принимались в коллегии ("а не в дому" президента), вскрывались секретарем в присутствии членов коллегии, регистрировались и назначался день рассмотрения дела. Особо оговаривался порядок приема доносителей или челобитчиков в коллегии, а также разбор прошений. Отметку о поступлении в верхнем правом углу или по верхнему полю первой лицевой стороны документа делал секретарь: проставлял дату поступления, номер, пометку на поле, кому передать документ на исполнение. Исполнитель, принимая документ, расписывался в квитанционной книге.
Статьей VIII указа "О должности генерал-прокурора" 1722 г. был определен порядок рассылки правительственных документов: не по почте, а с экзекутором, который должен был отчитываться рапортом о том, "что сделано" или "зачем нельзя было сделать".
3.4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ
Большое внимание в законодательных актах XVIII в. уделялось охране интересов государства и государственной тайны. Например, глава 1 Генерального регламента предписывала "тайные дела содержать в тайне". Задачу охраны документов ставила и их регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: "по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно". Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов.