Российский государственный гуманитарный университет
М. П. Илюшенко
История делопроизводства в дореволюционной России
Учебное пособие
Москва 1993
Одной из составных частей управления является его документационное обеспечение. Документы фиксируют факты, события, управленческие действия с тем, чтобы их сохранить и с их помощью доказывать или свидетельствовать, передавать информацию. Созданные в процессе управления документы нуждаются в организации и обработке для того, чтобы стать информационной базой принятия решения, упорядоченным информационно-справочным массивом.
До последнего времени существовали различные толкования термина "документ-". Это различие исходит из самой природы документа как многофункционального объекта. Понимание документа как поучения, примера, образца, свидетельства, доказательства (в переводе с латинского) означает, что он выполняет главным образом функцию передачи знания, свидетельства, доказательства. Определение документа, интегрирующее все его аспекты, дал советский документовед К.Г. Митяев.
Основным критерием толкования термина "документ" является наличие информации, способность к ее сохранению. ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" трактует документ как "материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве"[1]. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим) [2]. Каждый документ состоит из ряда элементов (реквизитов): текста, названия вида или разновидности, автора, адресата, даты, подписи, отметок и т.д. Основным реквизитом документа является его текст — "речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи".
Вид — это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, например: указ — один вид, грамота — другой, акт — третий. Разновидность документа детализирует понятие "вид", уточняет характер деятельности, документированный данным видом (например, грамота жалованная, тарханная, купчая).
Каждый документ имеет своего автора. При этом автором служебных документов являются учреждения. Так, автором памяти или грамоты за 'прописью" дьяка является центральное учреждение — приказ, автором отношения, подписанного директором департамента, — министерство.
На документах, отправляемых в другие учреждения, обозначается адресат. Составным элементом формуляра документа является его дата-дата составления. Подпись и печать, гриф утверждения определяют понятие такого реквизита как состав удостоверения.
Особую роль в характеристике документа играют пометы (резолюция) и различного рода отметки (о получении документа, о времени отправления, о срочности и контроле исполнения).
Совокупность реквизитов, определенное их расположение составляют формуляр документа. Формуляры различных документов складывались на протяжении веков.
Процесс создания документов определяется термином "документирование". Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами, называют делопроизводством. Этот термин стал употребляться еще в XVI в. и означал письменное оформление решения какого-либо вопроса, "производство дела". По существу и в те времена делопроизводство включало: создание документов, организацию их движения при исполнении, само исполнение, регистрацию документов, контроль за их исполнением, порядок хранения.
Делопроизводство в учреждениях России представляло собой довольно упорядоченную систему составления документов и их обработки. Ему уделялось должное внимание: во все периоды деятельности государственного аппарата на правительственном уровне принимались решения по вопросам документирования и обработки документов. Многие зафиксированные правила и практика работы с документами позволяют выявить этапы формирования традиционной формы русского документа, способы его унификации, становление и развитие особого слоя служилых людей — чиновничества — и службы делопроизводства.
Основным источником изучения истории делопроизводства являются документы, образовавшиеся в результате деятельности учреждений различных исторических периодов, другим — законодательные акты. Среди них можно выделить, прежде всего, Русскую Правду, Судебники 1547, 1550, 1589 гг., Генеральный регламент 1720 г., "Общее учреждение министерств" 1811 г., Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве 1911г. и др.
В периодических изданиях — сенатских ведомостях, журналах министерств и главных управлений содержатся правила составления "делопроизводственных бумаг" (с приложением их образцов) и их обработки. Важные сведения содержит такая группа источников, как различные инструкции и руководства по делопроизводству, "письмовники"[3].
Делопроизводство дореволюционных учреждений описано современниками, например опричником Г.Штаденом, подьячим Г.К. Котошихиным, министром внутренних дел Л. А.Валуевым[4] и др.
Из дореволюционных работ по истории делопроизводства особое место занимает труд Н.В. Варадинова, в котором одним из основных вопросов делопроизводства выделяются "правила составления деловых бумаг, актов и самих дел" [5].
Классификации документов, а именно описанию опыта применения десятичной классификации для документов аппарата управления, посвящена книга И. И Рихтера[6].
В конце XIX — начале XX в. выходят работы об отдельных системах документации — коммерческой и дипломатической [7]. В послереволюционное время самой значительной работой по делопроизводству стало учебное пособие К.Г. Митяева, в котором рассматриваются вопросы работы с документами в аппарате управления с древнейших времен до 1950 г[8]. В 1974 г. кафедрой документоведения Московского государственного историко-архивного института было подготовлено учебное пособие по истории делопроизводства.[9]
Ценные сведения о документах делопроизводства правительственных учреждений имеются в трудах И.Ф. Колесникова, Л.В. Черепнина, Н.М. Тихомирова, Б.Г. Литвака, СО. Шмидта[10].
В данном учебном пособии рассматриваются основные этапы делопроизводственных процессов государственных институтов с IX до начала XX в. Оно предназначено для студентов факультета управления и Историко-архивного института РГГУ, а также для архивных работников и специалистов-историков.
1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ И РАЗВИТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В IX-XVII вв.
1.1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КИЕВСКОЙ РУСИ
На основании уцелевших фрагментов "Повести временных лет", вещественных источников V—VII вв., источников XII в. установлено образование в Среднем Поднестровье в XI в. н. э. союза славянских племен, превратившегося в VIII—IX вв. в суперсоюз: ряд племенных славянских союзов подчинились власти Руси, власти киевского князя.
Византийские источники свидетельствуют о том, что этот союз имел статус государственности. Появляются признаки раннефеодальной монархии: верховная власть киевского князя, фактического собственника всех земель, с которых он собирал дань — полюдье; сложная система пасс литота — светлые князья союзов племен и "всякое княжье" мелких племен; натуральное хозяйство, сбыт результатов полюдья за пределы Руси [11].
Зарождение древнерусского государства сопровождалось появлением соответствующих функций управления, в частности дипломатической службы. Ее истоки восходят к временам антов — предков восточных славян VI—VII вв., которые вели переговоры по территориальным вопросам о выкупе пленных, о заключении договоров. Однако и в VIII в. во внешнеполитических контактах руссы не вышли за рамки соглашений с местными византийскими властями.
Договорные отношения с государствами оформлялись соглашениями — сначала устными, сопровождавшимися определенной процедурой и ритуалами. Первым известным устным соглашением был договор "мира и любви", заключенный руссами с Византийской империей после атаки в 860 г. русскими войсками Константинополя. Договор явился своеобразным дипломатическим признанием Древней Руси мировой державой [12].
"Повесть временных лет рассказывает о заключении Олегом договора с Византией в 907 г., приводит тексты русско-византийских соглашений 911, 944, 971 гг., воссоздает картину переговоров. Устные клятвенные договоры ("просто словесем") заменены "писанием и клятвою твердою.
Текст договоров дает возможность проследить, как изменялась государственная власть Руси, рос ее международный статус. Так, по договору 911г. Русь не претендует на полное дипломатическое равенство г мировой империей: договор заключен и подписан в Константинополе, ()лег не ратифицировал документ, не было равенства в титулатуре (великий киевский князь назван "светлым" князем).
При заключении договора 944 г. впервые императорский посол появляется в Киеве, а затем русский посол с представительным посольством отправляется в Константинополь. Игорь назван в договоре "великий князь русский", русское посольство ведет переговоры с самим императором.
На исходе IX в, Русь заключает договоры "мира и любви" с варягами, уграми, Болгарией.
По текстам договоров можно видеть, как выделилась категория лиц, связывавших свою деятельность с дипломатическими обязанностями: глава посольства, послы, младший чин посольства — секретарь. Дипломатические ритуалы облекались в письменную форму. Так, при заключении договора 944 г. был введен новый порядок удостоверения личности послов: они должны были предъявить византийским чиновникам грамоты, адресованные на имя императора. Ранее такими удостоверениями служили печати.