Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок.
Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации [7, c. 93].
Итак, управленческая информация непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности и конечной ее целью должно стать принятие правильных управленческих решений.
Если говорить, в общем, то информационная система муниципального управления предназначена для удовлетворения потребности пользователей в информации, необходимой для осуществления деятельности муниципальной органов власти и управления в сферах, определенных актами законодательства или иными нормативными правовыми актами. А правовой режим определяется системой прав, обязанностей и ответственности в сфере его создания, использования и актуализации (сопровождения).
Информационное обеспечение муниципального управления – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией. К пользователям информацией относятся любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и пользующиеся ею. Такими общепризнанными средствами являются системы информационного обеспечения различных классов и видов, средства телерадиокомпаний, массовой информации [8, c. 65].
Муниципальное управление реализуется муниципальными органами. Как у заказчика, так и у разработчиков систем информационного обеспечения наибольшие методологические трудности возникают при детализации самого этого понятия для конкретного того или иного органа муниципальной власти и определении составляющих его процессов, процедур. Объясняется это тем, что хотя функции и компетенция конкретных властных органов определены Конституцией, законами и другими нормативными правовыми актами, но сформулированы они, как правило, на достаточно общем языке концептуального уровня. Концепция информационного обеспечения органов муниципальной власти и управления основана на идее представления их как развивающихся операционных систем [8, c. 65].
Деятельность этих органов представляет собой совокупность логически взаимоувязанных массовых действий – операций, направленных на осуществление возложенных на них функций. Следовательно, это действительно своеобразные операционные системы, реализующие класс календарно развивающихся операций, семантика которых определяется компетенцией соответствующих органов. Операции всегда нацелены на достижение как стратегических целей муниципального образования в целом, так и обеспечивающих решение стратегических задач целей более низких уровней. Операции должны быть упорядочены во времени, последовательности их выполнения и составу участников – властных органов, других юридических и физических лиц. Муниципальное управление – процесс выполнения комплекса операций, ориентированных на достижение определенных целей. Цели отображают желаемые состояния муниципального органа и его составных частей. Именно для реализации операций муниципального управления и необходима соответствующая информация и поддержание ее в актуальном состоянии. Отсюда следует важный вывод, что эффективность информационного обеспечения органов муниципальной власти и управления необходимо определять через показатели качества муниципального управления.
В стране созданы значительные объемы информационных ресурсов различных видов и классов. Так, в разрезе отраслей, подотраслей, предприятий и организаций, видов деятельности насчитывается порядка 800 тыс. баз данных различного назначения. Однако, что касается информационного обеспечения звеньев муниципального управления, то этим проблемам уделяется недостаточное внимание. Именно разработка этих направлений способна, как нам представляется, дать значительный эффект и действительно улучшить положение дел [9, c. 166].
Проблемы информационного обеспечения органов власти и управления можно рассматривать в разрезе различных этапов и направлений создания, использования, организации и развития.
Сфера правового регулирования информационного обеспечения муниципального управления должна охватывать весь его жизненный цикл «проектирование – создание – эксплуатация – замена». Последний этап замены характеризуется процессами поддержания его в актуальном состоянии. Возможны стратегии замены систем по критерию интегральных эксплуатационных расходов или по принципу переоценки.
Информационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления должно быть направлено на реализацию генеральной цели: «Обеспечить устойчивое комплексное развитие муниципального образования и достойную жизнь его жителям». Для реализации этой цели и управления социально-экономическим развитием муниципального образования органам местного самоуправления необходима соответствующая информация – муниципальные информационные ресурсы.
В современных условиях управление социально-экономическим развитием муниципальных образований должно осуществляться на основе учета всей совокупности факторов, влияющих на общество, опираться на точные расчеты, глубокий анализ возможностей районов и городов, достоверную оценку результатов деятельности различных предприятий и организаций. Поэтому высокая эффективность управления таким сложным объектом, как муниципальное образование, может быть достигнута только на основе использования новых информационных технологий, позволяющих формировать необходимые муниципальной администрации информационные ресурсы [9, c. 67].
В связи с переходом к рыночной экономике, изменением структуры управления социально-экономическим развитием страны, которое привело к смещению акцентов управления от централизации в сторону децентрализации, расширилась самостоятельность субъектов Российской Федерации, трансформировались цели управления, существенно изменились требования, предъявляемые к органам местного самоуправления. Решение вопросов, связанных с удовлетворением социально-экономических потребностей населения, стало основной задачей органов местного самоуправления. В их распоряжение были переданы предприятия министерств, связанных с удовлетворением социальных потребностей населения: коммунального хозяйства, бытового обслуживания, местной промышленности и т.п. Все перечисленное повлекло за собой изменение как количественных, так и качественных характеристик информационных потребностей органов управления муниципальным образованием [10, c. 42].
Для решения финансовых и социально-экономических проблем развития муниципальных образований необходима комплексная многоплановая информация, включающая взаимоувязанные характеристики земельных и природных ресурсов, элементов градостроительства и региональной инфраструктуры, сведения о деятельности хозяйствующих субъектов, экологическую и социально-демографическую информацию, топографические планы территорий.
Органы местного самоуправления, являясь основными пользователями территориальных информационных ресурсов, в тоже время, являются их источниками, формирующими и накапливающими информацию, так как значительная часть территориальных информационных ресурсов содержит документы, отражающие деятельность органов власти и организаций в той или иной сфере управления муниципальным образованием. Исходя из конституционно закрепленного права граждан на информацию и гарантии предоставления информации в соответствии со статьей 13 п. 1 и статьей 10 п. 3 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»» №149-Ф3 от 27.07.03 г., органы государственной власти и органы местного самоуправления создают доступные для каждого информационные ресурсы по вопросам деятельности этих органов и подведомственных им организаций, по вопросам использования бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, а также, в пределах своей компетенции, осуществляют массовое информационное обеспечение пользователей по вопросам прав, свобод и обязанностей граждан, их безопасности и другим вопросам, представляющим общественный интерес [10, c. 15].
В настоящее время в органах управления районов и городов субъектов Российской Федерации созданы разнообразные информационные ресурсы в виде баз данных и информационных массивов на автоматизированных рабочих местах (управленческих работников и в различных функциональных автоматизированных информационных системах. Задачей информатизации на муниципальном уровне является интеграция этих информационных ресурсов в единую систему. Сложность этой задачи связана с тем, что в состав информационных ресурсов, необходимых муниципальным органам управления, входят информационные ресурсы различных форм собственности (государственные и негосударственные), различной степени обобщения (первичные и производные, агрегированные), различных предметных областей.