Перед тим, як дослідник розпочне підготовку доповіді, йому .необхідно знати, хто буде присутній, тип приміщення для доповіді і те, чи на час доповіді слухачі вже ознайомлені з письмовим звітом, чи ні.
ІНФОРМАЦІЯ
Інформація, яку надасть доповідач, залежатиме від завдань доповіді. Безперечно, він відбиратиме для виступу лише ті дані, які служитимуть підтвердженням цілей дослідження.
Гасло, яким слід керуватись, — дотримуйтеся простоти. Аудиторію більше цікавитиме те, що означає для них подана інформація і як її використати під час вироблення та прийняття рішень, анеінформація сама собою. Статистичні дані можна подати і пізніше.
Інформувати слід послідовно: вступ, основна частина, закінчення. Для більшості доповідей це означає дотримуватися структури письмового звіту. Наприклад, побудова може бути такою:
ВСТУП
Загальні положення
Завдання дослідження
Методи дослідження
РЕЗУЛЬТАТИ
Обсяг ринку
Структура ринку
Тенденції розвитку
ВИСНОВКИ
Характеристика проблеми
Становище компанії
Ринкове середовище
Можливості вибору
РЕКОМЕНДАЦІЇ
Альтернативи
Рекомендований вибір
Наслідки рекомендованого вибору
Надання якісної інформації в принципі не відрізняється від викладу кількісних даних. Іноді результати якісних досліджень настільки анекдотичні, що аж просяться бути наведеними в усній доповіді. Дослідник має змогу підкреслити певні здобутки і тонкощі, які важко передати письмово. Однак це ставить високі вимоги до особистих якостей доповідача. У вас не буде таблиць, діаграм чи графіків, які ви змогли б показати слухачам — лише цитати та розповідь. Тому вся увага концентруватиметься на доповідачі, а не на наочних засобах. Якщо результати .якісного дослідження доповідатиме не його виконавець, то це обов'язково помітять слухачі.
ДОПОВІДАЧ
Дослідник повинен виробити свій власний стиль доповіді. Декотрі люди почувають себе перед аудиторією вільно і природно. У більшості ж у такій ситуації серце починає битися швидше, їм важко дихається, голос тремтить і піднімається на октаву. Увага присутніх звернена на доповідача, який від цього тратить дар мови. Цей тип хвилювання з досвідом зменшується, але й початківець може його побороти, сконцентрувавшись на поставлених перед собою завданнях.
Як і в акторській професії, успіх забезпечують підготовка та практика. Немає сумніву, що доповідач повинен досконало володіти інформацією і мати до неї повну довіру. Необхідно поправлятись у виголошенні доповіді, при можливості — у тому приміщенні, де вона буде виголошена перед аудиторією, з використанням усіх допоміжних засобів. Корисна також присутність колеги, який зможе критично оцінити результат. Після такого «прогону» ви будете впевненіші у власних силах. Це також дасть змогу відкоректувати час доповіді та можливі труднощі з використанням наочних засобів.
Не слід читати текст доповіді. Виголошуючи доповідь, можна допуститися повторення окремих слів, затинатись, порушувати плинність викладу — все одно це звучатиме жвавіше, природніше і відвертіше, ніж читання тексту з листа. Якщо необхідні підказки, їх можна підготувати на окремих картках або на аркушах, які вкладаються в матеріали, підготовлені для проектування на екран. Ці підказки повинні легко знаходитись і читатись, тому їх треба або надрукувати врозрядку через два інтервали або написати від руки великими літерами. Тексту на картці повинно бути небагато. Щоб знайти, коли скористатися наступним наочним матеріалом, зробіть кольорові позначки.
Як кожний добре написаний текст, доповідь мусить викликати зацікавлення аудиторії від самого початку. Вступ має бути його сильною стороною. Вам необхідно завоювати аудиторію відразу. Вступні слова настільки важливі, що їх варто вивчити напам'ять. Розпочавши від них, доповідач продовжує виступ, пам'ятаючи про наступне:
- Слід дивитися на аудиторію. Не лише на одного або двох слухачів, а на всіх по черзі. Стійте до них обличчям. Не закривайте собою екран і не відвертайтеся від аудиторії.
- Говоріть чітко та впевнено. Аудиторія хоче, щоб доповідач її переконав. Слухачі прагнуть знати, що робити далі. Вони вважатимуть дослідження добре виконаним, якщо його результати будуть подані переконливо.
- Утримуйте увагу слухачів на результатах дослідження. Жарти, трюки чи екзотичний одяг доповідача зосереджують увагу слухачів на доповідачеві і відвертають її від результатів дослідження. Одягніться скромно, як протестантський пастор, будьте серйозним, поводьтеся спокійно, відверто і залишіть екстравагантне викладання тим, хто зуміє таким чином виголосити доповідь, або хто не боїться виглядати смішним.
Часом доповідають декілька осіб. У цьому випадку ще більшої ваги набувають попередні репетиції. Кожен доповідач повинен чітко знати свою роль.
НАОЧНІ ЗАСОБИ
Доповідь результатів дослідження рідко триває менше півгодини, часто — понад годину. Необхідний для цього час визначається не лише участю слухачів в обговоренні, а й обсягом матеріалу, який дослідник повинен до них донести. Для того, щоб забезпечити зацікавленість аудиторії та полегшити сприйняття, доповідач використовує наочні засоби.
Наочні матеріали завжди повинні допомагати доповідачеві, а не домінувати під час доповіді. Максимальна кількість графіків, яку. можна демонструвати під час доповіді — 30-35. Вони повинні допомагати аудиторії зрозуміти, про що йдеться у доповіді. Наочні матеріали, які потребують додаткового пояснення, складно побудовані чи які важко прочитати, лише відвертатимуть увагу слухачів від основної думки.
У більшості випадків тип наочних матеріалів диктується коштами та часом, необхідними для їх підготовки. Якщо ви будете користуватися 35 мм слайдами, це виглядатиме професійно, але підготовка 20... ЗО слайдів займе кілька днів. Крім того, вони надто дорогі для одноразового використання. Вам також знадобиться проекційне устаткування, а кімната, де відбуватиметься доповідь, повинна бути затемненою.
Краще застосовувати проектор для прозорих плівок («кодоскоп»), це дешевше і матеріали можна підготувати швидше. Можна підготувати високоякісні графіки на прозорих плівках, маючи відповідне програмне забезпечення і плотер. Якщо ж ні, то легко отримати зображення на прозорій плівці з надрукованих оригіналів за допомогою копіювальної машини. За кілька годин можна підготувати до тридцяти плівок: надрукувавши оригінали на машинці (нижнім регістром клавіатури, а не великими буквами), збільшити їх на копіювальній машині і перевести на прозорі плівки. Проектором для прозорих плівок можна користуватися в приміщенні, достатньо освітленому для того, щоб слухачі могли читати та робити записи; освітлене приміщення також дасть можливість доповідачу краще орієнтуватись у своїх матеріалах.
Час від часу можна використовувати й інші наочні матеріали. Йдеться про плакати, планшети і навіть фільми. Якщо дослідження стосувалося виробів, розміри та вартість яких незначна, їх можна з великим ефектом використати як зразки.
Вибравши найкращий вид наочних матеріалів для інформації вашої аудиторії, можна розпочати підготовку таблиць. Дотримуйтесь і тут простоти, як і в усіх інших аспектах доповіді. Зображення не можна завантажувати деталями. На одному кадрі не повинно бути більше шести-семи рядків тексту по шість-сім слів. Послідовність виділяйте з лівого краю якимсь символом, порядковим номером, зірочкою або кружечком. Якщо користуєтеся прозорими плівками, можна проектувати зображення відразу все або поступово, пункт за пунктом, пересуваючи аркуш паперу, підкладений під плівку. Можна також комбінувати зображення, накладаючи дві плівки одна на одну.
Хоча проектор для прозорих плівок — один з найкращих засобів демонстрації ілюстративного матеріалу, часто ним користуються просто як технічно ускладненою дошкою. Необхідно продумати, як ви його застосуєте.
По-перше, підготовка проектора до роботи. Найкраще встановити екран навскіс у кутку кімнати так, щоб доповідач міг стати збоку від екрана, не заступаючи його. Верхня частина екрана повинна бути нахилена вперед, інакше зображення видовжиться. Нижня частина має знаходитися на рівні об'єктива. До початку доповіді необхідно відрегулювати фокус та перевірити, щоб зображення заповнювало весь екран.
По-друге, про безпосередню роботу з проектором. Якщо доповідач хоче, щоб увага аудиторії переключилася на нього, треба вимкнути проектор. Це також треба зробити відразу після закінчення доповіді. Коли переходите до наступної плівки, попередню акуратно складайте у визначеній послідовності: вона може знадобитися ще раз.
Показувати потрібні місця можна за допомогою ручки — на плівці або телескопічною указкою — на екрані. Особливого ефекту можна досягнути, підкреслюючи або обводячи ручкою слова чи цифри на плівці в той час, як зображення спроектоване на екран.
Нарешті, доповідач повинен передбачити усі можливі несподіванки. Треба мати запасну лампу для проектора. Якщо доповідь робитиметься у чужому приміщенні, зателефонуйте туди і переконайтеся, що всі потрібні технічні засоби знаходяться в робочому стані і що у власників є запасна лампа. Передумова успішної доповіді — продумане планування.