Розглянемо більш докладно роботу окремих підрозділів комерційних служб підприємств.
Оперативні комерційні групи. Кількість і спеціалізація оперативних комерційних груп багато в чому залежать від сегментації ринку, але в більшості випадків враховуються і деякі інші розуміння. Якщо, наприклад, комерційна фірма займається закупівлею і збутом обмеженого числа видів однорідних товарів, то оперативні комерційні групи звичайно спеціалізуються по регіонах. Якщо номенклатура товарів фірми досить широка, то комерційні групи спеціалізуються по видам товарів на всі регіони, що входять у коло інтересів фірми чи визначені посередницькими угодами з постачальниками. Якщо закупівля чи збут здійснюються через великі оптові фірми, то найчастіше доцільно виділяти спеціальні групи по роботі з такими контрагентами. Така ж доцільність може виникнути при виконанні збутових коопераційних угод з іншими комерційними фірмами.
Кожна комерційна група, як правило, включає 2-4 чоловік. У ній не призначається офіційного керівника. Група працює колективно, кожен працівник знає усе про роботу групи, і вся група несе як би солідарну відповідальність за результати своєї діяльності. На перший погляд така організація веде до збільшення штатів, але насправді збільшує· віддачу кожного працівника, забезпечує безперервність робочого циклу, підвищує оперативність, взаємозамінність, створює умови для навчання знову прийнятих співробітників і дозволяє здійснювати ротацію працівників по інших підрозділах фірми.
У середовищі такої групи можлива поява неформального лідера – більш освіченого, досвідченого й ініціативного працівника, що може своїм прикладом сприяти прискореному професійному росту інших членів групи. Він може бути підвищений не в посаді, а в званні з відповідним матеріальним заохоченням. Якщо поява такого лідера викликає в групі конфліктну ситуацію, то керівництву відповідного відділу, можливо через помічника керівництва фірми по кадрам, варто знайти найбільш придатне для нього місце в порядку ротації кадрів в іншій групі чи іншому відділі.
Відділ координації закупівель і продажів. Найважливіша роль в організації комерційної діяльності належить відділу координації закупівель і продажів, що, з одного боку, працює в тісному зв'язку з всіма іншими спеціалізованими відділами, з іншого боку - з оперативними комерційними групами.
Відділ координації закупівлі і продажів розподіляє і контролює виконання завдань оперативними комерційними групами, оперативно відслідковує своєчасність закупівель і постачань товарів для забезпечення зобов'язань фірми перед її покупцями чи підтримки визначеного резерву товарів на проміжних складах, контролює єдність умов кредитної політики оперативних груп по регіонах, виходить до комерційного директора з обґрунтованими пропозиціями по зміні номенклатури чи товарів регіонів роботи оперативних комерційних груп, а також про створення спеціалізованих комерційних груп для роботи з найбільш перспективними постачальниками і покупцями.
Відділ транспорту і митних операцій, як правило, працює в підпорядкуванні комерційного директора. В основні задачі відділу транспортних і митних операцій входить наступне:
- розробка найбільш економічних умов транспортування закуповуваних і товарів, що збуваються фірмою, по безпосередніх звертаннях оперативних комерційних груп через чи відділу координації закупівель і продажів;
- митне оформлення товарів, у тому числі заповнення паспортів угод при експортних і імпортних операціях;
- при необхідності організація супроводу товарів, що транспортуються;
- обґрунтування пропозицій по створенню митних зон і складів для імпортованих чи експортованих товарів і керування ними;
- замовлення транспортних засобів і фрахт морських, річкових і повітряних· судів;
- забезпечення своєчасності виконання транспортних операцій і одержання транспортних документів;
- здійснення страхування вантажів під час їх транспортування.
Під керуванням маркетинг-директора знаходяться відділи маркетингу і цін, реклами, координації роботи з посередниками, кооперації. Відзначимо деякі основні функції цих відділів.
Відділ маркетингу і цін веде безупинне вивчення як ринку покупців, так і ринку постачальників товарів. На підставі отриманих даних керівництво відділу готує маркетинг-директору пропозиції, серед яких можуть бути:
- засновані на прогнозах розвитку ринку пропозиції по зміні номенклатури товарів фірми;
- пропозиції по заміні одних постачальників іншими, що пропонують більш конкурентноздатні й ефективні товари;
- пропозиції по заміні збутових посередників і удосконалюванню збутової мережі;
- пропозиції по виходу фірми на нові перспективні ринки.
Відділ маркетингу і цін установлює зв'язки з організаціями, що володіють джерелами цін і їхніх індексів, підключається по можливості до комп'ютерних інформаційних мереж для одержання цінової інформації, займається збором інформації про фірми продавців і покупців, банках і страхових компаніях. Одночасно відділ маркетингу і цін веде власне досьє довідкових матеріалів на фірми, з якими укладалися або плануються договори чи велися переговори.
Цінова група відділу надає оперативним комерційним групам методичні консультації по визначенню закупівельних (імпортних) і збутових (експортних) цін, перевіряє виконані оперативними комерційними групами обґрунтування розрахунків цін і рекомендує їх для затвердження керівництву.
Перед складними переговорами відділ маркетингу і цін обґрунтовує необхідність скликання кон'юнктурних нарад по аналізу ринку, визначенню цін, змісту проектів договорів і тактику ведення переговорів.
Відділ реклами виконує наступні функції:
- веде облік насиченості і реактивності реклами окремих товарів і фірми в цілому;
- розробляє план рекламних заходів з обґрунтуванням їхньої необхідної насиченості за часом і групами товарів, що збуваються, а також з визначенням витрат на тей чи інший захід;
- реалізує затверджений план рекламних заходів шляхом висновку договорів з рекламними компаніями;
- веде самостійне розсилання рекламних матеріалів;
- подає заявки на участь у вітчизняних і закордонних виставках і ярмарках, підписує відповідні договори з їх оргкомітетами чи представництвами, забезпечує постачання експонатів на виставки, а також проспектів і каталогів.
На середніх по обороту фірмах можливе створення єдиного відділу маркетингу і реклами.
Відділ роботи з посередниками розробляє стратегію і схему побудови закупівельних і збутових (експортних) мереж. До цієї роботи залучаються:
- відділ маркетингу і цін;
- відділ транспортних і митних операцій;
- відділ організації технічного обслуговування (якщо мова йде про торгівлю машинно-технічною продукцією);
- відділ координації закупівель і продажів і притягнуті їм оперативні комерційні групи по тій номенклатурі товарів і регіону, у якому заплановане створення збутової мережі. При необхідності до цієї роботи залучаються юридичний і інший відділи.
Розроблені пропозиції, як правило, виносяться на розгляд чергової ради директорів фірми і після їхнього схвалення оформляються у виді цільового комплексного плану з призначенням відповідальних і термінів виконання.
Відділу роботи з посередниками доручається підбор фірм на роль комерційних посередників, підготовка умов посередницьких угод і їхнє узгодження з зацікавленими підрозділами фірми. Відділ стежить за виконанням взаємних зобов'язань посередниками, оперативними комерційними групами й іншими відділами фірми.
Як правило, переговори по висновку посередницьких угод веде маркетинг-директор. Оригінали підписаних угод зберігаються у відділі роботи з посередниками.
Досвід закордонних комерційних організацій показує доцільність підпорядкування одній особі (у нашому прикладі - комерційному директору) операцій як по закупівлі, так і по реалізації товарів, якщо комерційний процес зв'язаний з перепродажем тих самих товарів. Поділ закупівлі і реалізації між різними керівниками доцільно, якщо вони являють собою окремі функції постачання і збуту виробничого підприємства, що випускає з закуплених матеріалів принципово іншу продукцію.
Приведені приклади структури комерційних служб не слід розглядати як інструктивний матеріал. Реальна ситуація на ринках, фінансові можливості фірми, її особливі відносини з постачальниками і покупцями можуть внести корективи в організаційну побудову комерційних служб.
5. Правова основа комерційної діяльності та формування асортименту в магазині
Комерційну діяльність в Україні регламентує ціла низка законодавчих і нормативних актів серед основних з них це Закон України „Про підприємства”, Закон України „Про підприємництво”, Рекомендації щодо організації продажу товарів за зразками (затверджені наказом Мінекономіки України від 20.07.2000 р. №152), Порядок заняття торговельною діяльністю і правила торговельного обслуговування населення, Правила продажу непродовольчих товарів та ін.
Асортиментна політика - важлива частина загальної роздрібної стратегії. Одні підприємства прагнуть оптимізувати асортимент шляхом звуження його широти і зменшення глибини, вони торгують лише самими популярними і ходовими товарними групами, а в межах груп - самими популярними і швидко обертаємимі товарами. Така політика дозволяє зменшити кошти, вкладені в товарні запаси, і прискорити їхня товарооборотність. Наприклад, якщо керівники магазина знайдуть, що в товарній групі, що складається з 10 найменувань, 80% обороту дають 4 найменування, те дуже імовірно, що вони узагалі виключать з асортименту інші 6 найменувань. Логіка такого рішення ясна: не варто вкладати кошти і праця у велику частину товарної групи, що дає лише 20% обороту; краще зосередити зусилля на торгівлі товарами, що швидко обертаються.