Каждое дело должно содержать, как правило, не более 250 листов (30 - 40 мм толщины). Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется: отметка "В дело №...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Приказы по личному составу формируются в дела отдельно от приказов по основной деятельности.
Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела. Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления.
Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.
Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.
Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляется работниками Аппарата министра и ГИЦ МВД России.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ // По системе «Консультант +».
2. Федеральный закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» от 23.09.92 № 3520-1 // По системе «Консультант +».
3. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 4.-7.96 № 85-ФЗ // По системе «Консультант +».
4. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола» от 14.10.96 № 1190.
5. Приказ МВД РФ от 1.03.99 № 150 «Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России».
6. Приказ МВД России от 23.09.92 №340 "О мерах по совершенствованию правовой работы в системе МВД России".
7. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
8. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 1997.
9. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М., 1992.
10.Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97.
11.А.Н.Кузнецова. Машинопись и делопроизводство. - М.,1987.
12.В.И.Андреева. Делопроизводство: Практическое пособие с образцами документов на основе ГОСТов РФ по состоянию на 01.09.99. – М.: Бизнес школа «Интел-Синтез», 1999.
13.П.В.Веселов. Современное деловое письмо в промышленности. - М.: Изд-во стандартов, 1990.
14.Учебно-методические материалы по предмету «Основы машинописи». – Орел, 1995.