Що таке службові відрядження в межах України.
Місцями виконання доручення – можуть бути як населений пункт (пункти так і окремі об’єкти заповідник, будівельний майданчик, географічний об’єкт, військова частина тощо).
Термін відрядження встановлює керівник.
Цей термі у межах України може перевищувати 30 календарних днів.
Термін відрядження працівників для виконання монтажних налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати терміну будівництва об’єктів.
У службові відрядження скеровуються працівник підприємства, які перебувають у трудових відносинах з підприємство, а також фізичні особи, які належать до керівного складу підприємства.
Первинні документи для службового відрядження.
Керування працівника у відрядження супроводжуються оформленнями таких первинних документів:
· завдання на відрядження;
· наказу розпорядження керівника підприємства про скерування працівника у відрядження;
· попереднього кошторису витрат на відрядження;
· посвідчення про відрядження і запису в Журналі документів про зв’язок відрядження з діяльність підприємства.
Приватний підприємець також повинне видавати наказ і за необхідності, завдання на скерування в службове, відрядження найманих працівників і себе.
Вимоги до оформлення цих та інших документів такі ж як і для підприємств та організацій. За дотримання всіх вимог витрат на службове відрядження можуть відноситися на витрати підприємства.
Завдання на відрядження Постановою для наказу про відрядження є обґрунтування про скерування працівника в службове відрядження. На великих підприємствах з багатоланковою структурою управління обґрунтування (клопотання, завдання)_ підписує керівник структурного підрозділу, начальник цеху, служби відділу тощо). Від якого співробітник іде у відрядження.
На середніх і малих підприємствах обґрунтування оформляють за дорученням керівника його заступника або керівники служб товарознавець, технолог, фінансист, бухгалтер та ін. (Обґрунтування і наказ на відрядження можуть бути об’єднанні в одному документі.
Правовий статус відрядженого працівника.
На початку року, при визнанні облікової політики підприємства розробляється і затверджується керівником підприємства список можливих авансотримачів підзвітних осіб, який, на підставі наказів керівника протягом року, можна коригувати. Видача грошових коштів та звіт працівникам, які входять до списку авансотримачів дозволяється лише після погашення заборгованості за раніше отриманими сумами.
Відрядження належить до службових обов’язків працівників. Відмова від них без поважних причин вважається дисциплінарною провиною. Винятки становлять:
- Жінки, які мають дітей до 3-х років або вагітні. Скерування їх у відрядження забороняється ст. 176 КзПП;
- Жінки, які мають дітей від 3 до 14 років скерування їх у відрядження можливе лише за їх згодою;
- На час відрядження за працівником зберігається місце його роботи й середня зарплата у тому числі й за час перебування в дорозі.
Підзвітна особа (за всіх варіантів) видачі (їй грошових коштів (на господарські потреби, на купівлю сільськогосподарської продукції, при скеруванні в службове відрядження в межах України або за кордон зобов’язана заповнити авансовий звіт – про витрачені грошові кошти. Порядок складання цього документа підзвітною особою і працівником бухгалтерії в загальному вигляді.
Працівники підприємства, які отримали готівкові грошові кошти на службове відрядження під звіт як і такі що не отримали їх зобов’язані подати (до бухгалтерії звіт про витрачені суми з додатком відповідних виправдних документів про них вже згадувалося в попередніх розділах.
Якщо підзвітній особі одночасно видаються грошові пошти на витрати на відрядження й на виробничі потреби повна протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження зобов’язана подати одночасно два авансових звіти про витрачені кошти:
Один – про кошти на відрядження. Другий - про витрачені кошти, господарські потреби.
До складу витрат на проїзд до місця відрядження і назад включають витрати на попереднє замовлення квитків їх вартість, оренду постелі в поїздах, оплату зборів і аеропорту, провезення багажу.
При вик. службового транспорту, крім легкового, витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються згідно з їх нормативною витратою на затверджений кілометраж.
Під час такої від відшкодовують й інші витрати, викликані технічним обслуговуванням стоянкою, паркуванням зборами за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Витрати на стоянку, придбання пально-мастильних матеріалів для легкового автотранспорту не враховуються в складі витрат на зарубіжне відрядження. Якщо під час відрядження службовий автотранспорт не використовувався, у вагові витрати включаються тільки витрати на проїзд транспортом загального користування.
До інших витрат на відрядження належать:
· оплата телефонних рахунків;
· оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд;
· комісійні на придбання іноземної валюти;
· витрати на обов’язкове страхування;
· інші витрати, пов’язані при дотримання правил в’їзду, перебування в місці відрядження.
Усі нормативно допустимі витрати на відрядження за кордон необхідно класифікувати за двома групами:
· оплачувані безпосередньо підприємством, не відшкодовуються підзвітній особі;
· які відшкодовуються підзвітній особі.
Всі записи в посвідчені на відрядження повинна бути завірені печаткою, що посвідчує підпис особи, до обов’язків якої належить йог реєстрація. При відрядженні в країни з якими встановлений повний прикордонний контроль до авансового звіту додається також завірена відділом кадрів ксерокопія відміток пропускних пунктів прикордонних відміток у закордонному паспорті. Якщо їх нема добові не нараховуються відрядження вважається таким, що не відбулося. Якщо дати вказані в посвідченні на відрядження не зберігаються з датами перетину кордонів у закордонному паспорті добову за час проїзду по території України або за час транзитних зупинок нараховують у розмірі передбаченому для відряджень у межах України 18 грн. за добову.
Розмір добових може бути зменшений, якщо в рахунки готельних господарстві включені витрати на харчування або їх погашає приймаюча сторона. Постанова № 663 п 161:
- при одноразовому харчуванні – 20.16 грн. за добу;
- при дворазовому харчуванні - 138.66 грн. за добу;
- при триразовому харчуванні – 88.20 грн. за добу.
Підзвітні особи – це працівники підприємства, яким видані грошові кошти, під звіт.
Список осіб, які мають право отримувати в касі готівку пд. Звіт затверджується керівником підприємства.
Під звіт видається готівка на операційні господарські витрати, пов’язані з відрядженням на визначений термін, мету.
Підприємство, яке направляє працівника у відрядження повинна зареєструвати факт видачі посвідчення про відрядження такому працівникові у спеціальному журналі.