При організації раціонального варіанту внутрішньомашинної інформаційної бази даних по штатному розпису, яка найбільш повно відбиває специфіку кадрового забезпечення, перед розробниками постають вимоги до організації масивів, які можуть бути суперечливими. До них належать:
1)повнота подання даних про працівників;
2)мінімальний склад даних про працівників;
3)мінімізація часу вибірки даних;
4)незалежність структури масивів від програмних засобів їх організації;
5)динамічність структури інформаційної бази.
Найбільш суперечливою з них є вимога повноти подання даних про працівників підприємства, мінімізація складу даних і мінімізація часу вибірки даних. Оптимальним є повне взаємне врахування всіх вимог, що випливають з процесів, які автоматизуються.
Останнім часом склалися такі основні підходи до побудови внутрішньомашинної інформаційної бази по штатному розпису і не тільки:
1)проектування масиву як відображання змісту окремого документа;
2)проектування масивів для окремих процесів управління;
3)проектування масивів для комплексів процесів управління, які реалізуються;
4)проектування бази даних;
5)проектування кількох баз даних.
Кожний з цих підходів має свої переваги і недоліки, а вибір залежить від обчислювальної техніки, яка використовується, програмних засобів і специфіки процесів, що автоматизуються.
Проектування масивів передбачає визначення їх складу, змісту структури і вибір раціонального способу їх подання в пам’яті обчислювальної системи.
Поняття складу і змісту масивів передбачає визначення оптимальної кількості масивів і переліку атрибутів (полів) , які у них містяться.
Під структурою масиву розуміємо формат записів у масиві, розмір полів і їх розміщення в машинному запису, ключові атрибути і впорядкування масиву за ними.
Вибираючи раціональний спосіб подання масиву в пам’яті визначають такий спосіб зберігання даних, за якого забезпечувалися б мінімальний обсяг пам'яті для розміщення масиву, висока швидкість пошуку даних, а також можливість збільшення і оновлення масиву. Кожний масив характеризується обсягом, способом організації, стабільністю і ступенем активності.
З точки зору використання масивів на різних етапах технологічного процесу обробки даних виділяють такі типи масивів: вхідні (первинні), основні (базові), робочі (проміжні) й вихідні (результатні).
Вхідні масиви - це проміжна ланка між первинними інформаційними повідомленнями і основними масивами. Зміст і розміщення даних у вхідному масиві аналогічні змісту і розміщенню їх у первинному інформаційному повідомленні.
Основні масиви створюються на основі вхідних, постійно зберігаються і містять основні дані про об’єкти управління і процеси виробництва. Кожний основний масив містить усю сукупність інформації, яка всебічно характеризує однорідні об’єкти і потрібна для реалізації функцій управління. За змістом ці масиви ми можемо класифікувати на такі групи: нормативні, розціночні, планово-договірні, регламентуючі, довідково-табличні й постійно-облікові.
Необхідність створення таких масивів зумовлена необхідністю забезпечення принципу одноразового формування масивів, внесення змін і усунення дублювання. Це в свою чергу призводить до різкого збільшення його розміру і ускладнення використання в процесі реалізації тих чи інших процесів, оскільки часто потрібна частина інформації основного масиву, а це вимагає створення робочих масивів.
Робочі масиви призначені для роботи програм, які реалізують розв’язання конкретних задач процесів управління і містять обмежене коло атрибутів одного чи кількох основних масивів. Робочі масиви організуються в момент розв’язання задачі і лише на час її розв’язання, після чого їх анулюють.
Вихідні масиви формуються в процесі розв’язання задачі й використовуються для модифікації основних масивів і виведення вихідних (результатних) інформаційних повідомлень.
Основні масиви по штатному розпису підприємства можуть мати вигляд локальних масивів чи організовані в базу даних штатного розпису (БДШР) під керуванням системою управління базою даних (СУБД).
Взаємозв’язок користувача з базою даних по штатному розпису зображено на мал.1.
База даних є сукупність даних, що використовується при функціонуванні IC, організована за певними правилами, які передбачають загальні принципи опису, зберігання і маніпулювання даними і незалежна від прикладних програм (ГОСТ 24.003-84).
Мал. Взаємозв’язок користувача з базою даних по штатному розпису
Масив даних по штатному розпису - це конструкція даних по працівниках підприємства, компоненти якої ідентичні за своїми характеристиками і є значенням функції від фіксованої кількості цілочисельних аргументів ( ГОСТ 20886- 85).
Файл - це ідентифікована сукупність примірників повністю описаного в конкретній програмі типу даних, розміщених ззовні програми в зовнішній пам’яті та доступних програмі, за допомогою спеціальних операцій (ГОСТ 20886- 85).