Державне казначейство України доводить до головного розпорядника коштів затверджені обсяги фінансування відповідно до кодів бюджетної класифікації. Головний розпорядник коштів розподіляє їх між підвідомчими установами і подають до Державного казначейства України розподіл бюджетних коштів по областях у розрізі підвідомчих установ, підприємств, організацій та кодів бюджетної класифікації. Розподіл коштів складається у двох примірниках, реєструється в журналі реєстрації розподілу коштів та підписується керівником і головним бухгалтером, підписи яких скріплюються відбитком печатки. Один примірник розподілу коштів передається до управління оперативно-касового планування видатків Державного казначейства України, другий – залишається у головного розпорядника, а витяг з розподілу коштів передається головним розпорядником коштів нижчестоящим розпорядникам. Отримані розподіли коштів управління оперативно-касового планування видатків Державного казначейства України перевіряє і групує по територіях (на рівні області), після чого складаються в двох примірниках реєстри на здійснення видатків управління оперативно-касового планування видатків складає розпорядження на перерахування коштів. Розпорядження складається у двох примірниках, реєструється в журналі реєстрації та затверджується Головою Державного казначейства України (заступником міністра фінансів).
Перший примірник розпорядження та реєстрів на здійснення видатків по територіях передається до управління бухгалтерського обліку та звітності; другий – залишається в управлінні оперативно-касового планування видатків. Управління бухгалтерського обліку та звітності звіряє суми фінансування з залишками невикористаних асигнувань, після чого погоджений примірник розпорядження передається операційно-контрольному управлінню для перерахування коштів за призначенням.
Перевірений реєстр на здійснення видатків передається засобами телекомунікаційного зв’язку відповідному управлінню Державного казначейства та розпорядникам коштів. Територіальні управління Державного казначейства доводять до розпорядників коштів на рівні області отриману суму фінансування. Взаємовідносини органів Державного казначейства і розпорядників коштів на рівні області організовуються в такому ж порядку, як і взаємовідносини Державного казначейства України та головного розпорядника коштів.
Оплата витрат проводиться як шляхом безготівкового здійснення платежів безпосередньо на користь суб’єктів господарської діяльності, організацій та установ, що виконали роботи або надали послуги розпорядникам коштів, так і шляхом надання дозволу на отримання готівки в установах банків на цілі, передбачені в кошторисах доходів та видатків розпорядників коштів. Для обліку витрат розпорядників коштів на їх ім’я в органах Державного казначейства відкриваються реєстраційні рахунки. Реєстраційні рахунки – це рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства розпорядникам бюджетних коштів для обліку доходів і видатків (з 1 січня 2000 року розпорядникам коштів відкриваються реєстраційні та спеціальні реєстраційні рахунки, що пов’язано з впровадженням загального і спеціального фонду Державного бюджету України). Порядок відкриття реєстраційних рахунків зазначений в !Інструкції про відкриття реєстраційних рахунків органами Державного казначейства України”, затвердженою наказом ГУДКУ №32 від 9 квітня 1997 року. До кожного реєстраційного рахунка в операційно-контрольному управлінні (операційному відділі управління, відділі бухгалтерського обліку та звітності відділення) Державного казначейства України відкриваються особові картки, які містять інформацію про виділені бюджетні кошти на оплату витрат, суми їх використання та залишку.
У міру зарахування коштів на бюджетний рахунок на підставі виписки з установи банку та реєстрів на здійснення видатків операційно-контрольне управління (операційний відділ, відділ бухгалтерського обліку та звітності) Державного казначейства України записує кошти, що надійшли, на реєстраційні рахунки розпорядників коштів. Після цього складаються меморіальні ордери в двох примірниках з обов’язковим зазначенням мети, на яку надійшли кошти з Державного бюджету України, кодів їх бюджетної класифікації, дати і підпису виконавця. Перший примірник меморіального ордера з виписками видається розпоряднику коштів, другий – залишається в операційно-контрольному управлінні (операційному відділі; відділі бухгалтерського обліку та звітності). Одночасно з цим в особових картках розпорядників коштів робиться позначка про кошти, виділені на здійснення витрат.
Після отримання виписки з реєстраційного рахунка розпорядник коштів протягом операційного дня подає до органу Державного казначейства необхідні розрахункові документи для проведення витрат (рахунки-фактури, накладні, товарно-транспортні накладні, трудові угоди, договори на виконання робіт, акти виконаних робіт тощо) і платіжні доручення. На підставі цих документів відповідний орган Державного казначейства перераховує кошти за надані послуги, виконані роботи безпосередньо суб’єктам господарської діяльності.
Для одержання коштів готівкою (на заробітну плату, стипендії, службові відрядження тощо) уповноважений отримувати її подає до операційно-контрольного управління (відділу обліку лімітів видатків та контролю за виконанням кошторисів територіальних органів казначейства) Державному казначейству України заявку на видачу готівки та отримання грошового чека. Заявка виписується розпорядником коштів на особу, з якою у нього укладено договір про повну матеріальну відповідальність і яка має право отримувати і видавати кошти. При отриманні заробітної плати та прирівняних до неї платежів разом із заявкою подаються платіжні доручення на перерахування сум прибуткового податку з громадян, сум нарахувань до фонду соціального страхування та сум страхових внесків до Пенсійного фонду. Чек виписується на ім’я особи, яка вказана в заявці на отримання грошового чека.
На підставі належно оформленого грошового чека уповноважена особа розпорядника коштів отримує готівку з відкритого в установі банку бюджетного рахунка органу Державного казначейства. Невикористана готівка повертається на цей же бюджетний рахунок за спеціальними документами. В них обов’язково вказується номер відповідного реєстраційного рахунка.
Фінансування видатків з місцевих бюджетів шляхом перерахування коштів з поточного рахунка бюджету на поточні бюджетні рахунки розпорядників коштів здійснюється на основі розпорядження бюджетного відділу (інспекції) – форма №5 з допомогою платіжних доручень за формою 0410001. Бухгалтерія фінансового органу виписує платіжне доручення в 3-х примірниках і представляє в установу банку, який обслуговує даний фінансовий орган.
Перший примірник залишається в банку як основа для перерахування коштів (підписується начальником фінансового відділу, головним бухгалтером і скріплюється печаткою); другий – передається головному розпоряднику коштів як повідомлення про перерахування коштів; третій – повертається фіноргану як підтвердження про виконання доручення. Якщо фінансовий орган і головного розпорядника коштів обслуговують установи різних банків (або різні установи одного банку), то платіжне доручення виписується в 2-х примірниках. Перший примірник залишається в банку, який обслуговує даний фінансовий орган, другий – повертається фіноргану. Після одержання платіжного доручення банк, який обслуговує даний фінансовий орган, починає працювати безпосередньо з установою банку, яка обслуговує головного розпорядника коштів через комп’ютерну мережу і дає розпорядження видати кошти одержувачу. Одержувач із допомогою реєстру електронної пошти одержує платіжне доручення і кошти.
Узагальнивши наведену вище інформацію, можна зробити висновок, що стадіями виконання Державного бюджету України за видатками визнаються:
1) встановлення бюджетних асигнувань розпорядникам бюджетних коштів на основі затвердженого бюджетного розпису;
2) затвердження кошторисів розпорядникам бюджетних коштів;
3) взяття бюджетних зобов'язань;
4) отримання товарів, робіт та послуг;
6) використання товарів, робіт та послуг на виконання бюджетних програм.
Відповідно до затвердженого бюджетного розпису розпорядники коштів Державного бюджету України одержують бюджетні асигнування, що є підставою для затвердження кошторисів. Кошторис є основним плановим документом бюджетної установи, який надає повноваження щодо отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій та досягнення цілей, визначених на бюджетний період відповідно до бюджетних призначень.
Державне казначейство України здійснює контроль за відповідністю кошторисів розпорядників бюджетних коштів розпису Державного бюджету України.
Розпорядники бюджетних коштів несуть відповідальність за управління бюджетними асигнуваннями і здійснення контролю за виконанням процедур та вимог, встановлених цим Кодексом.
Розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та провадять видатки тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами.
Будь-які зобов'язання, взяті фізичними та юридичними особами за коштами Державного бюджету України без відповідних бюджетних асигнувань або ж з перевищенням повноважень, встановлених Бюджетним кодексом та законом про Державний бюджет України, не вважаються бюджетними зобов'язаннями. Витрати державного бюджету на покриття таких зобов'язань не можуть здійснюватися.
Після отримання товарів, робіт та послуг відповідно до умов взятого бюджетного зобов'язання розпорядник бюджетних коштів приймає рішення про їх оплату та подає доручення на здійснення платежу органу Державного казначейства України, якщо інше не передбачено нормативно-правовими актами.