Результати інвентаризації відображають в обліку в такому порядку. Виявлені при інвентаризації лишки матеріальних цінностей (або грошових коштів у касі) прибуткують і зараховують на доходи підприємства записом:
Д-т рах. "Сировина і матеріали" (або рах. "Каса")
К-т рах. "Інші доходи"
Нестача матеріальних цінностей, виявлена при інвентаризації, незалежно від причин виникнення, оформляється записом:
Д-т субрах. "Нестачі і втрати від псування цінностей"
К-т рах. "Сировина і матеріали" та ін.
На вартість нестачі товарно-матеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню винними особами, в бухгалтерському обліку роблять запис:
Д-т рах. "Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків"
К-т рах. "Відшкодування раніше списаних активів".
При цьому слід мати на увазі, що розмір збитку, нанесеного господарству внаслідок нестач і псування матеріальних цінностей, що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальними особами, визначається відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 116 (з наступними змінами і доповненнями). Згідно з цим Порядком розмір збитку визначається за балансовою вартістю цінностей з урахуванням індексів інфляції, які щомісячно визначаються Держкомстатом України, відповідного розміру податку на додану вартість та акцизного збору (по підакцизних товарах). Сума відшкодованого збитку оформляється записом:
Д-т рах. "Каса"
К-т рах. "Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків"
З відшкодованої суми покриваються збитки господарства по нестачах і псуванню цінностей, решта суми підлягає перерахуванню до бюджету.
Під час інвентаризації можуть бути виявлені випадки пересортиці, тобто лишки одних і нестачі інших матеріальних цінностей, як результат заміни одного сорту іншим при відпуску цінностей. Взаємний залік лишків і нестач матеріальних цінностей, що виникли в результаті пересортиці, може бути допущений, як виняток, якщо пересортиця виникла в однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи, за один і той же період, по матеріальних цінностях одного і того ж найменування. Проте, якщо при заліку вартість нестачі матеріальних цінностей перевищить вартість лишку, то різниця у вартості підлягає відшкодуванню особами, що допустили пересортицю.
Результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться у повну відповідність з фактичною наявністю господарських засобів й стану розрахункових відносин.
* Термін "документ" походить від лат, documentum, що означає "свідоцтво, доказ".
* Термін "реквізит" походить від лат. requisitum, що означає "потрібне, необхідне".