Комунікації займають особливе місце в управлінській діяльності керівництва відділу АСУ. Досить складна система локальної і глобальної комп'ютерної мереж області істотно вплинула на організацію праці не тільки співробітників відділу АСУ і користувачів техніки, але і практично всіх підрозділів обласного, міських і районних центрів, надавши можливість оперативного обміну інформацією, що значно підвищило ефективність їхньої роботи.
Існуючі комунікаційні технології забезпечують високу оперативність інформаційних потоків у Хмельницькій обласній службі зайнятості при значній економії коштів.
Техніка не є панацеєю для вирішення питань продуктивності зв'язку, ретельно спланованим чином її необхідно впровадити в загальну інформаційну систему управління організацією, щоб потрібну інформацію в потрібний час одержували потрібні люди.
У службі зайнятості Хмельницької області існує досить проблем, що могли б бути вирішені силами відділу АСУ. Крім того, джерелом виникнення проблем можуть бути непербачені умови, що змінилися під впливом, мети діяльності. Таким чином, проблема завжди пов'язана із сукупністю факторів, що створюють ситуацію, вплив на діяльність організації.
Проблемна ситуація характеризує проблему, що виникла під впливом сформованої ситуації. Виявлення проблемної ситуації являє собою вихідний момент для постановки задачі прийняття рішень.
Відзначивши досягнення і недоліки в реалізації функцій керування у відділі АСУ Хмельницького обласного центру можна запропонувати ряд додаткових заходів, спрямованих на збільшення їхньої ефективності при рішенні проблем служби зайнятості області.
У службі зайнятості існує розвинута система підготовки і перепідготовки кадрів як на республіканському, так і на обласному рівнях, допомогою якої щорічно підвищують свій професійний рівень працівники практично всіх спеціальностей: кадрові працівники, відділів статистики і ринку праці, перенавчання і профпідготовки, бухгалтерії і так далі. Однак зовсім випадають з цього переліку працівники відділів АСУ. Але ж саме їхня діяльність носить інноваційний характер, саме вони забезпечують ефективність роботи всіх інших підрозділів служби зайнятості. Тому необхідні семінари фахівців АСУ на республіканському рівні, де вони могли б обмінятися досвідом впровадження програмних засобів та технолій. Самі ж фахівці проводили б взаємне навчання по заздалегідь розробленій програмі, а від керівництва республіканського центру була потрібна б тільки організація проведення подібних семінарів. Проведення таких навчань для фахівців АСУ Державної служби зайнятості не бажана, а необхідна, вона стала б істотним фактором у поліпшенні організації і планування робіт, мотивації праці програмістів.
Проведене соціологічне дослідження висвітило цілий ряд проблем, пов'язаних з експлуатацією техніки і програм. На підставі аналізу його результатів керівництвом відділу АСУ були зроблені відповідні висновки про якість техобслуговування і потреби в ряді додаткових послуг, що стосуються його; про ступінь завантаженості комп'ютерної техніки; про відношення користувачів до кожної експлуатованої задачі, її перевагах і недоліках, потреби в модифікації програм; про ступінь підготовленості користувачів до використання техніки, потреби в семінарах і індивідуальному навчанні комп'ютерної грамотності.
Керівництвом відділу АСУ Хмельницького обласного центру зайнятості був зроблений висновок про необхідність регулярного проведення соціологічних досліджень серед користувачів комп'ютерної техніки і програмних продуктів.
Перераховані напрямки роботи у відділі АСУ могли б істотно вплинути на ефективність діяльності служби зайнятості Хмельницької області, досвід їхньої реалізації міг би бути використаний в інших областях. Названі напрямки діяльності свідчать також про те, що існує значний резерв невикористаних можливостей, який можна було б задіяти, якщо належно реалізовувати функції керування - планування, організацію, особливо мотивацію і, як наслідок, контроль на середньому рівні керування (директорів облцентрів і їхніх замів), коли повною мірою були б затребувані знання проблем служби зайнятості, кваліфікація, інноваційні якості працівників відділів АСУ.
Останнім часом в Україні змінилося положення на ринку праці: зявилась тенденція до зростання виробництва. Так в області кількість зареєстрованих безробітних зменшилось з 3,84% на початок року до 3,76% на 1 вересня 2001 року, але чисельність працездатного населення в працездатному віці продовжує зменшуватися [24]. У зв'язку з цим зростає роль служби зайнятості, покликаної пом'якшувати соціальні наслідки безробіття, сприяти зайнятості населення регіону. Підсилюється напруженість роботи всіх підрозділів служби, ростуть інформаційні потоки, зв'язані з їхнім функціонуванням. Роль внутріфірмової системи інформації служби зайнятості області покладається на відділ АСУ і комп'ютеризації обласного центра, основною задачею якого є забезпечення ефективності роботи всіх ланок служби зайнятості області за допомогою комп'ютерних технологій.
Відділ АСУ Хмельницького обласного центра займає чітко визначене місце як при горизонтальному, так і при вертикальному поділі праці в складній організації - державній службі зайнятості і є об'єктом управління на низовому (технічному) рівні, що вимагає для досягнення своїх цілей реалізації основних функцій управління: планування, організація, мотивація, контролю і комунікації.
Ці функції в достатній мірі реалізовані керівництвом відділу, зокрема:
У відношенні планування - воно одержало значний розвиток при розробці, впровадженні й експлуатації програм, коли створюються довгострокові, середньострокові і короткострокові плани виконання робіт для відділу, секторів, конкретних виконавців. Складності фінансування ускладнюють планування матеріальних ресурсів - закупівлю відсутньої техніки, деталей для ремонту, матеріалів. Фахівцям відділу варто приймати більше участі в плануванні навчання користувачів комп'ютерної техніки.
Найбільших зусиль і витрат часу для реалізації управлінських функцій у керівництва відділу АСУ Хмельницького обласного центра вимагає організація діяльності відділу і роботи співробітників міських і районних центрів, зв'язаної з використанням ЕОМ. При грамотному плануванні організація діяльності відділу являє собою роботу складного механізму, що виконує безліч функцій за написанням програм, супроводу вже встановлених АРМів у різних підрозділах, консультуванню і навчанню користувачів ЕОМ, проведенню тематичних семінарів, виконанню ремонтних робіт і модернізації комп'ютерного парку, формуванню матеріальної бази для технічного обслуговування, експлуатації електронної пошти й адмініструванню мереж. Значний вплив на організацію роботи відділу роблять технології використання локальних і глобальної комп'ютерної мереж, що, додавши цілий ряд додаткових функцій фахівцям відділу АСУ по їх обслуговуванню, істотно підвищили ефективність роботи всіх ланок служби зайнятості області.
Що стосується мотивації до праці фахівців АСУ, то в більшій мірі задіяні трудова мотивація і внутрішня винагорода, свідомість необхідності виконання роботи, її значимості, почуття задоволення результатами своєї праці. Матеріальна мотивація реалізована у виді премій і надбавок за кваліфікацію.
Важливе значення має формування сприятливого мікроклімату в колективі. Керівництву відділу АСУ Хмельницького обласного центра зайнятості вдалося сформувати працездатний дружний колектив, здатний виконувати покладені на нього задачі, у якому є присутнім підтримка і взаєморозуміння, здоровий морально-психологічний клімат, робота в який уже є стимулом. Проте, істотним виявилося б матеріальне мотивування у виді спеціальних премій виконання особливо важливих і особливо термінових робіт.
Реалізація функції контролю у відділі АСУ виявляється в неухильному проходженні технологіям, зміцненні виробничої дисципліни, виконанні планів і посадових інструкцій, підвищенні кваліфікації фахівців, контролі технічного стану комп'ютерних засобів області. Для більшої ефективності цієї управлінської функції варто провести паспортизацію технічних засобів у кожнім центрі зайнятості області, а також доробити посадові інструкції користувачів комп'ютерної техніки, що не є фахівцями АСУ, чітко сформулювавши їхні права й обов'язки, пов'язані з роботою на ЕОМ.
Оскільки відділ АСУ Хмельницького обласного центра є внутріфірмовою системою інформації, то природньо, що комунікація є найважливішою управлінською функцією в діяльності відділу. Система комунікацій у службі зайнятості Хмельницької області реалізована на базі локальних комп'ютерних мереж, встановлених у кожнім центрі зайнятості області, зв'язаних у єдину глобальну комп'ютерну мережу, що функціонує на базі модемного зв'язку. Завдяки використанню сучасних мережних технологій у службі зайнятості Хмельницької області вдається оперативно керувати безліччю інформаційних потоків.