Правка-сокращение производится в двух основных случаях:
• когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);
• когда в тексте содержится избыточная информация — повторы и «общие места».
Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Как отмечено выше, словесные повторы также относятся к числу стилистических недостатков, но избежать их иногда не представляется возможным. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был в состоянии определить, насколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.
Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т.д.
Рассмотрим фрагмент приказа, требующего сокращения и обработки.
Кадровым службам дочерних предприятий и дочерних акционерных обществ
1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов предприятий в соответствии со стоящими перед нами производственными задачами с 01.01.1999г. начать и в течение текущего года осуществлять внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специалистов и рабочих отраслевых предприятий и организаций.
1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельности молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.
1.3 Привести в соответствие структуру и численность кадроых служб предприятий стоящим перед ними задачам по управлению и развитию персонала, приняв необходимые меры к последовательному улучшению их качественного состава.
1.4В течение 1999—2000 гг. привести материальную базу учебных заведений отрасли в соответствие современным требованиям обучения персонала, основываясь на действующих отраслевых нормативах.
Прежде всего, редактор обнаружит в данном тексте словесный повтор: «дочерних предприятий» и «дочерних акционерных обществ». Нормы русской грамматики позволяют не повторять определение при каждом из однородных членов предложения. Достаточно согласования (совпадения рода, числа и падежа), чтобы определение воспринималось как относящееся ко всем членам предложения, входящим в группу однородных. Написав:
«Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных обществ», мы ясно укажем на то, что имеются в виду дочерние акционерные общества.
Помимо этого, рассматриваемый документ отличает словесная избыточность. Не следует уточнять: «стоящие перед нами производственные задачи» (п. 1.1): подразумевается, что в приказе говорится о проблемах той сферы, в рамках которой он создан. «Принять необходимые меры» (п. 1.3) — также избыточное словосочетание. Совершенно очевидно, что перечисляются именно те меры, которые необходимы для достижения цели. Лишено смысла и использование причастия «действующие» в п. 1.4. Ни у кого не вызовет сомнений тот факт, что исполнители приказа должны руководствоваться действующими, а не отмененными или еще не принятыми нормативами.
Обработка данного текста включает в себя изменение порядка слов в пп. 1.1 и 1.3, а также исправление ошибок, связанных с выбором падежной формы существительного. Необходимо поменять местами сказуемое «начать» и обстоятельство времени «с 01.01.1999г.». В противном случае названные в предложении сроки связываются в сознании читателя не с началом действия, а с упоминанием о производственных задачах. В п. 1.3 используется конструкция «привести что-либо в соответствие с чем-либо», требующая определенного порядка слов.
Наконец, в тексте дважды встречается ошибка, вызванная незнанием норм управления (выбора падежа существительного, входящего в словосочетание). В русском языке возможны конструкции «соответствие чего-либо чему-либо» (соответствие закона Конституции), «привести что-либо в соответствие с чем-либо» (привести закон в соответствие с Конституцией) и «в соответствии с чем-либо» (поступать в соответствии с законом). Следовательно, в анализируемом тексте должны использоваться формы творительного падежа с предлогом «с»: «привести структуру и численность кадровых служб в соответствие со стоящими перед нами задачами», «привести материальную базу в соответствие с современными требованиями».
Язык всегда предоставляет говорящему и пишущему множество синонимических возможностей. Одно и то же можно выразить различными способами, выбирая слова и грамматические конструкции. Вот почему содержание рассмотренного приказа может быть передано и другими средствами.
Кадровым службам дочерних предприятий и акционерных обществ
1.1 С целью дальнейшего развития человеческих ресурсов предприятий в соответствии со стоящими перед отраслью производственными задачами начать с 01.01.1999 г. внедрение системы непрерывного индивидуального обучения руководителей, специалистов и рабочих.
1.2 Расширить работу по привлечению к творческой деятельности молодежи и принять активное участие в проведении Отраслевой научно-практической конференции молодых ученых и специалистов.
1.3 Привести структуру и численность кадровых служб предприятий в соответствие со стоящими перед отраслью задачами по управлению и развитию персонала; принять меры к улучшению их качественного состава.
1.4 В течение 1999-2000 гг. привести материальную базу учебных заведений в соответствие с современными требованиями обучения персонала, основываясь на отраслевых нормативах.
Таким образом, документ, выправленный квалифицированным редактором:
• не содержит фактических ошибок и опечаток;
• идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;
• имеет оптимальный объем;
• строится по законам логики;
• соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.
Литература:
1. 9.Федеральный закон от 26 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп. от 13 июня 1996г., 24 мая 1999г.).
2. 10. Федеральный закон от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. от 23 июля 1998г.).
3. 7. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.
4. 8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.