Розглядаючи стан, проблеми та стратегію розвиток інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ, слід зауважити, що основи існуючого інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ України було закладено ще у 70-х роках та орієнтоване в напрямі інформаційної підтримки оперативно-службової діяльності підрозділів у боротьбі зі злочинністю. Вирішення цих завдань на той час досягалося загальною централізацією інформаційних обліків. Принципи побудови відображали притаманний для того періоду рівень розвитку технічних засобів і досягнень технології. Поступово склалася ситуація, коли програмно-технічна база загальновідомчих інформаційних підсистем органів внутрішніх справ поступово перестала відповідати вимогам сучасності.
Інформаційне забезпечення управління органами внутрішніх справ України є одним із провідних питань, що вирішуються на сучасному етапі розвитку правоохоронних органів України.
Постійна циркуляція різноманітної інформації між складовими частинами системи органів внутрішніх справ, між системою ОВС у цілому і її навколишнім середовищем є обов'язковим атрибутом управління органами внутрішніх справ. Тільки завдяки інформаційним процесам система органів внутрішніх справ може ефективно впливати на зовнішнє її оточення, направляти свою діяльність на успішне вирішення завдань, що стоять перед нею, здійснювати координацію між її складовими частинами [4, с. 301].
Інформаційне забезпечення органів внутрішніх справ являє собою органічну єдність роботи щодо визначення змісту, обсягів, якості інформації, необхідної для здійснення управління, а також заходів щодо раціональної організації процесів збирання, систематизації, накопичення та обробки цієї інформації шляхом застосування різноманітних методів, методик і технічних засобів.
Інформаційне забезпечення управління органами внутрішніх справ передбачає створення передумов для комплексного вирішення завдань, що стоять перед органами внутрішніх справ, надання суб'єктами управління ОВС науково обгрунтованої інформації для ефективного виконання управлінських функцій.
Управління органами внутрішніх справ здійснюється у двох напрямках: 1) зовнішньому - для забезпечення впливу системи органів внутрішніх справ на стан правопорядку у державі шляхом виконання основних функцій ОВС (охорона громадського порядку, попередження і розкриття шочинів, розшук злочинців, провадження дізнання і попереднього розслідування у кримінальних справах, забезпечення виконання вироків, підтримання паспортного режиму, боротьба із пожежами, забезпечення дорожнього руху); 2) внутрішньому - для створення оптимального режиму роботи самої системи органів внутрішніх справ (планування, організація інформаційно-аналітичної роботи, підбір, розміщення, виховання і навчання кадрів, раціональне використання сил і засобів, статистична звітність, контроль за виконанням рішень, фінансово-економічна діяльність тощо [3, с.161].
Нормативно-правову базу системи інформаційного забезпечення органів внутрішніх справ України складають: Конституція України, закони України: "Про міліцію"; "Про оперативно-розшукову діяльність"; "Про державну статистику в Україні"; "Про інформацію"; "Про дорожній рух"; "Про державну таємницю"; "Про захист інформації в автоматизованих системах"; "Про корупцію", кримінальний і кримінально-процесуальний кодекси України, накази МВС, ГУМВС, УМВС, УМВСТ України та інші документи, що регламентують засади використання інформації у боротьбі зі злочинністю.
В системі МВС України нормативно-правове регулювання передбачає використання трьох груп нормативно-правових документів: а) закони України, укази Президента України, постанови Кабінету Міністрів України; б) накази та розпорядження Міністра внутрішніх справ, рішення колегії міністерства; в) накази керівництва ГУМВС, УМВС, УМВСТ [10, с. 6].
Режим захисту інформації встановлюється: відносно відомостей, віднесених до державної таємниці – уповноваженими органами на підставі закону України "Про державну таємницю"; відносно конфіденційної документованої інформації – власником інформаційних ресурсів на основі існуючого та чинного законодавства України [13, c. 173].
Правила єдиного обліку злочинів та осіб, що їх вчинили, поширюються на всі органи внутрішніх справ та прокуратури. У зв'язку з цим Генеральна прокуратура України та МВС розробили документи первинного статистичного обліку, єдині для всіх органів дізнання, попереднього розслідування й прокуратури, які набрали чинності з 1 січня 1996 р. 21 грудня 1995 р. було затверджено інструкції "Про єдиний облік злочинів" та "Про порядок заповнення та подання документів первинного обліку злочинів, осіб, які їх вчинили, руху кримінальних справ і протоколів про злочини". 28 липня 1994 р. Міністерство юстиції України затвердило Інструкцію по судовій статистиці. Нині діють нові інструкції, затверджені 26 березня 2002 р. спільним наказом Генеральної прокуратури України, Служби безпеки України, МВС України, Державної податкової адміністрації України та Міністерства юстиції України [9, c. 45].
В Інструкції про порядок заповнення та подання документів первинного обліку злочинів, осіб, які їх вчинили, руху кримінальних справ і протоколів про злочини, затвердженій наказом Генерального прокурора України і Міністра внутрішніх справ України від 21 грудня 1995 р. № 22/835 вказано, що первинний облік в органах прокуратури і внутрішніх справ здійснюється шляхом заповнення таких облікових документів:
· форма журналу обліку злочинів, кримінальних справ і осіб, які вчинили злочин [9, c. 46].
Ці документи первинного обліку є підставою для складання статистичної звітності, і вносити до них будь-які доповнення та зміни забороняється, оскільки вони єдині для всіх органів внутрішніх справ та прокуратури.
Документи первинного обліку про нерозкриті злочини не знищуються, а зберігаються у спеціальній картотеці обліково-реєстраційного підрозділу. Статистичні картки заповнюються прокурорами, слідчими та органами дізнання при порушенні і розслідуванні кримінальної справи негайно після прийняття рішення у справі, після чого їх направляють до обліково-реєстраційного підрозділу ОВС. У додатку до Інструкції наведено "Пам'ятку слідчим та працівникам органів дізнання по наданню УОІ (ВОІ) обліково-реєстраційних документів по кримінальних справах і матеріалах, протокольному провадженню". За законність взяття особи на облік несуть відповідальність працівники органів внутрішніх справ, які оформляють облікову картку. Порядок взяття на облік особи, злочину, події, речових доказів та інших об'єктів інформації визначається вищезгаданою інструкцією[13, c. 170].
Документи первинного статистичного обліку підлягають зберіганню в обліково-реєстраційних підрозділах протягом року після складання на їх підставі звіту про злочинність і осіб, які вчинили злочини в минулому році, за умови, що за справами, направленими зі обвинувальним висновком до суду, в обліково-реєстраційний підрозділ надійшла з суду статистична довідка про результати судового розгляду кримінальної справи (за формою 6). Накопичуючи дані для інформаційної системи, працівники органів внутрішніх справ повинні виходити з того, що правовими підставами взяття особи на облік є: протокол затримання підозрюваного; постанова слідчого, органу дізнання, прокурора про обрання заходу процесуального примусу - взяття під варту; протокол затримання підозрюваного; постанова слідчого, дізнання прокурора про запобіжний захід - попереднє ув'язнення, підписка про невиїзд; постанова про притягнення особи як обвинуваченого; вирок або ухвала суду; рішення органу внутрішніх справ про адміністративну відповідальність; інформація НЦБ Інтерполу про іноземців, що розшукуються на території України [10, с. 7].
Як бачимо, в Україні завдяки нормативно визначеному порядку єдиного обліку здійснюється реєстрація злочинів та осіб, які їх вчинили, і, в ідеалі, вводяться у статистичну звітність стовідсоткові дані про зареєстровані злочини. Чого не скажеш про деякі інші країни світу. На підтвердження зазначеного вище наведемо декілька прикладів. Наприклад, у США дані офіційної кримінальної статистики містяться в Єдиних звітах про злочинність (UniformCrimeReports — UCR): поліція повідомляє про злочини. А саме, у США немає в цілому обов'язкової та всеохоплюючої статистичної звітності про стан злочинності, як це визначено і практикується в Україні та інших країнах СНД і світу [6, с. 107].
Основними завданнями функціонування системи інформаційного забезпечення ОВС вважаються: забезпечення можливості оперативного отримання інформації у повному, систематизованому та зручному для користування вигляді співробітниками та підрозділами ОВС для розкриття, розслідування, попередження злочинів і розшуку злочинців; збір, обробка та узагальнення оперативної, оперативно-розшукової, оперативно-довідкової, аналітичної, статистичної, і контрольної інформації для оцінки ситуації та прийняття обгрунтованих оптимальних рішень на всіх рівнях діяльності ОВС; забезпечення динамічної та ефективної інформаційної взаємодії усіх галузевих служб ОВС України, інших правоохоронних органів та державних установ; забезпечення захисту інформації. Органи внутрішніх справ користуються й іншим інформаційним забезпеченням. За доступністю його можна поділити на відкрите і закрите забезпечення. Відкрите – це забезпечення зовнішного загального користування, наприклад, обласні адресно-довідкові картотеки (адресні бюро), а закрите - обмеженого користування, наприклад, оперативно-довідкова картотека джерел інформації, призначене тільки для певної категорії працівників, допущених до оперативно-розшукової діяльності. Окремі служби МВС створюють свої специфічні інформаційні системи, які забезпечують функціональну діяльність структури. Такі системи мають Головне управління пожежної охорони, Державна служба охорони, Медичне управління і деякі інші. За широтою охоплення розрізнюють комплексні й галузеві інформаційні системи. Комплексні забезпечують інформацією всю систему управління, галузеві – окремі функції управління.