Службові позиції за тотожністю функціональних завдань впорядковано в ієрархічну структуру, у певні організаційні підрозділи, а за такою ознакою, як наявність (відсутність) обсягу владних повноважень — у шкалу залежностей: майже кожна посада є одночасно керівною щодо попередньої, вона ж і підпорядкована щодо наступної. Отже, структура посад воднораз є і структурою виконавчої влади (владних повноважень).
Посада є часткою структури органу, виявом його компетенції у вигляді владних повноважень, якими наділяється саме посада, а не конкретний службовець. Отже, владне повноваження — це механізм компетенції, її продукт на рівні посади. Якщо посада має займатися за контрактом, то зміст і характер повноважень «насичується» в залежності від умов контракту. Водночас треба зазначити, що в управлінському апараті, крім посад, що передбачають реалізацію владних повноважень та вчинення будь-яких юридичне значущих дій, існує велика група посад, праця на яких обумовлена виконанням функцій, що не виражають волю держави, але є потрібними внаслідок забезпечуючого характеру таких, створення матеріальних, інших умов для виконання владних повноважень, тобто визначального виду діяльності органу виконавчої влади. Отже, йдеться про два окремі поняття — «службова особа» та «особа, що перебуває на службі».
Обсяг владних повноважень службових осіб, авторитет, властивий владі, визначається, отже, їхньою посадою.
Владні повноваження умовно поділяються на державно-владні, що виражають волю держави і передаються нею службовим особам на підставі закону, та юридично-владні, що не виражають волю держави, але мають законний характер (повноваження службових осіб громадських організацій, партій, приватних підприємств і установ).
На службу до державного органу або приватної структури громадянин може вступати з досягненням 16 років, тобто віку обмеженої цивільної дієздатності. Це і є загальним правилом, якщо на доповнення до нього спеціальними законодавчими або нормативними актами не встановлено іншого віку, наприклад, для суддів і прокурорів — 25 років, для депутатів усіх рівнів — 18 років, для призову на дійсну військову службу — 18 років тощо.
Діючим законодавством передбачається зайняття певних посад на державній службі лише особами зі спеціальною освітою. Це посади прокурорів і слідчих, лікарів та педагогів, ветеринарних працівників тощо.
Практичний стаж із спеціальності, необхідний для заміщення керівних посад у соціально-культурних установах, становить 3 роки (директори загальноосвітніх шкіл, завідуючі дошкільних установ та ін.), для зайняття посади народного судді районного (міського) суду потрібний стаж роботи за юридичною спеціальністю не менше 2 років, судді суду вищого рівня — не менше 5 років, з них не менше 3 років на посаді судді тощо.
Умовою до зайняття окремих посад на державній службі є придатність до виконання певних обов'язків за станом здоров'я. Це посади командного складу морських суден, органів внутрішніх справ, збройних сил тощо.
Особи, які вперше призначаються на прокурорсько-слідчі посади або обираються шляхом конкурсного відбору на посади суддів, приймають присягу, текст якої затверджується Верховною Радою України.
Наявність вчених ступенів та звань необхідна для заміщення посад ректорів, директорів, проректорів, заступників директорів, завідувачів відділами НДІ, завідувачів кафедрами, деканів, їхніх заступників. Вимоги проходження стажування для осіб, які не мають стажу практичної роботи за спеціальністю, визначає Закон України «Про прокуратуру»
Найкращою організаційно-правовою формою заміщення посад є конкурс, що передбачає відбір претендентів на посаду або методом екзаменування, коли кращі працівники відбираються на основі серії випробувань, вправ, тестів у сфері загальнокультурного розвитку і виявлення рівня професійних знань, або методом змагання документів про ступінь професійної, наукової кваліфікації (документальний конкурс).
Із конкурсної системи існує два винятки. Цей метод не застосовується на вершині законодавчої та виконавчо-владної ієрархії та для заміщення посад виконавчого, технічного і обслуговуючого персоналу державних органів, тобто у підвалині цієї піраміди. У першому випадку конкурс не припускається і призначення проводяться винятково за розсудом вищого органу законодавчої або виконавчої влади. У другому випадку зарахування на посаду проводиться внаслідок однобічного акту вищестоящої службової особи.
Обрання як метод заміщення посад у деяких органах виконавчої і судової влад є за своєю суттю тим самим призначенням, яке, однак, здійснюється групою індивідів.
Вступ на професійну службу може оформлюватися договірним двостороннім актом-коптрактом.
Контракт укладається не з посадою, що було характерно для строкової трудової угоди, а з людиною. Контракт може передувати призначенню або укладається після обрання (конкурсу) і має прямий характер, є підставою для видання наказу (розпорядження) про призначення. Його зміст визначається не тільки законодавством про працю — типовою формою контракту, а й особливими умовами праці, винагороди, відповідальності, розірвання контракту, які мають індивідуальне значення, бо можуть і не передбачатися вказаними вище нормативами. Як строки дії встановлених контрактом трудових відносин, так і пільги, гарантії є предметом погодження обох сторін. Разом з тим, може бути обмежено право на звільнення за власним бажанням при відсутності поважних причин, а відповідальність за дострокове розірвання контракту (неустойка) не передбачена.
Контракти можуть укладатися лише у випадках, прямо передбачених конкретними законами, наприклад, «Про залізничний транспорт», «Про освіту», нормативними актами щодо укладання контрактів з керівниками державних підприємств, спортсменами, тренерами, а щодо службовців приватного сектору (спільні, орендні підприємства, установи), то укладання з ними контрактів не є обов'язковим.
Державна політика у сфері державної служби визначається Верховною Радою України.
Основними напрямами державної політики у сфері державної служби є визначення основних цілей, завдань та принципів функціонування інституту державної служби, забезпечення ефективної роботи всіх державних органів відповідно до їх компетенції.
Для проведення єдиної державної політики та функціонального управління державною службою утворюється Головне управління державної служби при Кабінеті Міністрів України.
Питання функціонування державної служби в інших державних органах, правове становище яких регулюється спеціальними законами України, вирішуються цими органами.
Органом управління державною службою в державних органах та їх апараті є Головне управління державної служби при Кабінеті Міністрів України.
Головне управління державної служби при Кабінеті Міністрів України:
· прогнозує і планує потребу державних органів та їх апарату в кадрах;
· забезпечує разом з іншими державними органами реалізацію загальних напрямів політики у сфері державної служби в державних органах та їх апараті;
· розробляє і вносить на розгляд Кабінету Міністрів України проекти нормативних актів з питань державної служби в державних органах та їх апараті;
· розробляє, координує і контролює здійснення заходів щодо підвищення ефективності державної служби в державних органах та їх апараті;
· здійснює методичне керівництво проведенням конкурсного відбору державних службовців в державних органах та їх апараті;
· організує навчання і професійну підготовку державних службовців державних органів та їх апарату;
· контролює дотримання визначених цим Законом умов реалізації громадянами права на державну службу;
· організує, координує та забезпечує умови для розвитку наукових досліджень з питань державної служби.
Під правовим регулюванням розуміється вплив права на поведінку людей, за допомогою якого держава забезпечує необхідну їй поведінку учасників регулюючих суспільних відносин. При цьому суспільні відносини виступають як "організаційно-управлінські, організаційно-владні відносини".
Співробітники органів внутрішніх справ України являють собою різновид державних службовців. Вони виконують управлінські та правоохоронні функції, мають певний статус, здійснюють від імені і за дорученням держави виконавчо-розпорядчі повноваження. Правовою основою діяльності службовців органів внутрішніх справ є Конституція України. Закони України “Про міліцію”, “Про державну службу”, “Положення про проходження служби рядовим і начальницьким складом органів внутрішніх справ України”, яке затверджене Постановою Кабінету Міністрів Української РСР від 29 липня 1991 року № 114, “Положення про органи внутрішніх справ різноманітних рівнів” та іншими законодавчими актами. Постанови Уряду України, нормативні акти Міністерства внутрішніх справ України, рішення місцевих рад, прийняті в порядку їх компетенції . Треба зазначити, що Закон України “Про державну службу” розповсюджується на співробітників органів внутрішніх справ тільки для регулювання тих питань, що регламентуються спеціальними нормативними актами.
Службовці ОВС - це громадяни, які працюють у цих органах, апаратах і службах на певних посадах в основному за призначенням з оплатою за працю із коштів державного бюджету чи за рахунок підприємств, організацій та громадян за надані послуги.
Вони діють за дорученням і від імені держави відповідно до посадових повноважень для практичного здійснення покладених Законом України "Про міліцію" обов'язків щодо надійної охорони громадського порядку, боротьби із злочинністю та іншими правопорушеннями.
Стосовно кваліфікації співробітників ОВС України можна зауважити, що їх службовці як і інші співробітники апарату державного управління можуть бути класифіковані залежно від виду обов'язків, які вони виконують, та їх компетенції.