Таким чином, рекомендується наступний порядок створення документа, особливо для осіб, які створюють свої перші документи:
1. Створити нове вікно (Файл - Создать)
2. Налагодити параметри сторінки (поля та розмір паперу) (Файл – Параметры страницы).
3. Налагодити параметри абзацу (відступи, вирівнювання та інтервал між рядками :Формат – Абзац),
4. Налагодити параметри шрифту (тип та розмір :Формат – Шрифт).
5. Встановити мову перевірки орфографії (Сервис – Язык – Выбрать язык.
6. Встановити мову введення документу.
7. Ввести текст документу.
8. Записати документ (Файл – Сохранить).
Для прискорення введення змісту документа використовуються такі вбудовані засоби, як автотекст та автозаміна. Словник автотексту містить набір найбільш поширених або вживаних слів та словосполучень. При введенні перших чотирьох літер такого елементу на екрані з’являється підказка з повним текстом елементу. Для завершення вводу такого елементу достатньо натиснути клавішу Enter. Користувач може також самостійно обрати елемент автотексту (наприклад, власне прізвище), використавши команду Вставка –Автотекст – Автотекст.Автозаміна дозволяє спростити введення довгих слів та словосполучень шляхом введення більш короткої послідовності символів. Крім того, цей засів автоматично виправляє слова з помилками за умови, що правильний варіант слова міститься в словнику автозаміни.
Редагування документа передбачає зміну вмісту або параметрів документа. Для внесення виправлень в набраний документ необхідно спочатку завантажити цей документ, тобто відкрити його Для відкриття документу потрібно обрати пункт меню Файл - Открыть. На екрані з’явиться вікно (рис 11.5), у якому потрібно задати маршрут (текстове вікно Папка ) та ім’я файлу (текстове вікно Имя файла). Так же, як і у випадку запису файла, маршрут у більшості випадків користувачеві потрібно задати самостійно. Текстове вікно Тип файлов дозволяє задати додаткові обмеження на типи файлів, які будуть відображатись у цьому вікні. За умовчанням, у вікні відображаються лише файли, що є документами Word. Якщо користувачеві наперед невідомий тип файлу, рекомендується встановити у цьому вікні значення Все файлы (рис 11.6).
Відкриття документу можна зробити й іншими способами. Наприклад, дворазовим клацанням на документі, або обравши документ з відповідного списку в меню Документы кнопки Пуск. Текстовий процес буде запущений в цьому випадку автоматично.
Поширеними операціями при редагуванні документу є використання контекстного пошуку та заміни фрагментів документа.
Внесення змін у документ вимагає вміння роботи з фрагментами документа, тому розглянемо основні прийоми роботи з фрагментами.
Ця дія відбувається за допомогою маніпулятора при натиснутій лівій кнопці. Виділений фрагмент відмічається іншим кольором. Для виділення великого фрагмента, який займає об'єм більше однієї екранної сторінки, доцільно скористатись такою послідовністю дій:
а) встановити курсор на початок фрагменту;
б) натиснути подвійним клацанням кнопку ВДЛ у рядку стану вікна Word;
в) перемістити курсор у кінець фрагменту.
Виділення окремих елементів документу( слова, рядка, тощо) також можна здійснити за допомогою маніпулятора більш зручними способами. вони наведені у наступній таблиці:
| № | Дія | Як виконати |
| 1 | Виділення слова | Дворазове клацання на слові |
| 2 | Виділення рядка | Одноразове клацання зліва від рядка |
| 3 | Виділення абзацу | Триразове клацання всередині абзацу або дворазове клацання зліва від абзацу |
| 4 | Виділення всього тексту | Триразове клацання зліва від тексту |
З виділеним фрагментом можна проводити такі дії: копіювати та переносити фрагмент, змінювати шрифт та вирівнювання, мову перевірки орфографії, тощо. Для знаття відмітки виділення достатньо виконати одноразове клацання в довільному місці документа.
Для цього необхідно:
а) виділити весь документ (або той фрагмент, для якого потрібно перевірити орфографію);
б) обрати пункт меню Сервис – Язык - Выбрать язык;
в) встановити потрібну мову.
Для виправлення слова з помилкою необхідно:
а) встановити курсор на слово;
б) викликати меню;
в) зі списку обрати потрібне слово-заміну. Якщо таке слово відсутнє, виправлення помилки здійснюється вручну.
Для зміни параметрів абзацу виділяти його не обов’язково. Достатньо перемістити курсор у будь-яке місце абзацу. Далі обрати пункт меню Формат – Абзац і задати нові параметри.
Для цього необхідно:
а) виділити фрагмент;
б) скопіювати його в буфер (кнопка панелі інструментів);
в) перемістити курсор у місце вставки фрагмента;
г) вставити фрагмент (кнопка панелі інструментів).
При перенесенні фрагменту замість копіювання виконується видалення фрагменту (кнопка )
При вставці фрагменту в інший документ перед виконанням вставки необхідно перейти у вікно цього документу.
Версія Word-2000 має розширений Буфер обміну. Він може містити одночасно до 12 фрагментів. Виклик панелі Буфера обміну здійснюється командою Вид–Панели инструментов–Буфер обмена. Про вміст окремої комірки буфера можна зробити висновок по підказці, яка з’являється, коли покажчик миші навести на відповідну комірку.
Додатковими можливостями по редагуванню тексту є використання засобів Автозаміна, Автотекст, використання контекстного пошуку та заміни, а також використання засобів автоматизації перевірки правопису.
Програмні засоби, призначені для створення, редагування та форматування текстових документів, називаються текстовими процесорами. Документи можна поділити на прості та комплексні. Прості являють собою форматований текст. Складнів документи можуть містити об’єкти іншої природи – малюнки, таблиці, формули, тощо.
Сучасні текстові процесори опрацьовують документи трьох типів: друковані документи , електронні та Web-документи.
Друковані створюються та друкуються на одному робочому місці. Подальше просування таких документів здійснюється на паперовому носієві.
Електронні документи передаються у вигляді файлів. Як правило, вони призначені для подальшого редагування.
Web-документи призначені для розміщення в мережі Internet. Їх особливістю. є те, що вони можуть змінювати свій вигляд в залежності від ресурсів комп’ютера, на якому вони будуть відображатись.
Документ може буди записаний у різних форматах. Основними є:
doc – стандартний формат офісного текстового документа, призначається за умовчанням;
rtf – формат, що використовується для сумісності між різними версіями текстових процесорів;
txt – текстовий формат, містить текст у ASCII-кодах, використовується для сумісності з ОС MSDOS;
dot – формат шаблону документа; шаблон - це також документ, на який встановлений захист і який використовується як зразок для створення інших документів;
htm – формат web-документа.
Створення документа – один з найважливіших етапів його опрацювання. Правильний підхід до виконання цього етапу полегшує створення документа та його подальше опрацювання.
Рекомендується наступний порядок створення документа:
1. Створити нове вікно (Файл - Создать)
2. Налагодити параметри сторінки (поля та розмір паперу) (Файл – Параметры страницы).
3. Налагодити параметри абзацу (відступи, вирівнювання та інтервал між рядками :Формат – Абзац),
4. Налагодити параметри шрифту (тип та розмір :Формат – Шрифт).
5. Встановити мову перевірки орфографії (Сервис – Язык – Выбрать язык.
6. Встановити мову введення документу.
7. Ввести текст документу.
8. Записати документ (Файл – Сохранить).
Редагування документа передбачає зміну вмісту або параметрів документа. Для внесення виправлень в набраний документ необхідно спочатку завантажити цей документ, тобто відкрити його Для відкриття документу потрібно обрати пункт меню Файл - Открыть.
Внесення змін у документ вимагає вміння роботи з фрагментами документа, тому розглянемо основні прийоми роботи з фрагментами.
Виділення фрагменту відбувається за допомогою маніпулятора при натиснутій лівій кнопці. Виділений фрагмент відмічається іншим кольором. Для виділення великого фрагмента, який займає об'єм більше однієї екранної сторінки, доцільно скористатись такою послідовністю дій:
а) встановити курсор на початок фрагменту;
б) натиснути подвійним клацанням кнопку ВДЛ у рядку стану вікна Word;
в) перемістити курсор у кінець фрагменту.
Виділення окремих елементів документу( слова, рядка, тощо) також можна здійснити за допомогою маніпулятора більш зручними способами. вони наведені у наступній таблиці:
| № | Дія | Як виконати |
| 1 | Виділення слова | Дворазове клацання на слові |
| 2 | Виділення рядка | Одноразове клацання зліва від рядка |
| 3 | Виділення абзацу | Триразове клацання всередині абзацу або дворазове клацання зліва від абзацу |
| 4 | Виділення всього тексту | Триразове клацання зліва від тексту |
З виділеним фрагментом можна проводити такі дії: копіювати та переносити фрагмент, змінювати шрифт та вирівнювання, мову перевірки орфографії, тощо. Для знаття відмітки виділення достатньо виконати одноразове клацання в довільному місці документа.
При вставці фрагменту в інший документ перед виконанням вставки необхідно перейти у вікно цього документу.
Версія Word-2000 має розширений Буфер обміну. Він може містити одночасно до 12 фрагментів. Виклик панелі Буфера обміну здійснюється командою Вид–Панели инструментов–Буфер обмена. Про вміст окремої комірки буфера можна зробити висновок по підказці, яка з’являється, коли покажчик миші навести на відповідну комірку.
Додатковими можливостями по редагуванню тексту є використання засобів Автозаміна, Автотекст, використання контекстного пошуку та заміни, а також використання засобів автоматизації перевірки правопису.