Зупинимося на організації обслуговування. Чи повинен технік сам приймати клієнтів? Чи повинен відповідати на телефонні дзвінки? Чи повинен сам визначати ціну роботи чи цим повинен займатися керуючий, диспетчер або прийомщик? Так, звичайно! Хоч таке обслуговування не завжди є виправданим, проте воно неминуче. Щоб скоротити витрати на обслуговування, потрібно планувати організацію роботи так, щоб на її виконання потребувалося якнайменше кроків (пам'ятайте про крокомір!)
У невеликих майстернях технікові доводиться самому приймати клієнтів. У цьому немає нічого хорошого, і, як тільки з'явиться можливість, слід найняти прийомшика або адміністратора ( в залежності від роду діяльності). Техніки - кваліфікований персонал, і їхнє місце в цеху або лабораторії, де вони можуть принести фірмі найбільший прибуток. Прийомщиками можуть бути менш кваліфіковані працівники, і навіть студенти технічних коледжів у змозі впоратися з цими обов'язками.
Давайте підрахуємо, скільки обійдеться використання техніка у ролі прийомщика та поміркуємо, чи є спосіб знизити такі витрати в майстернях, які використовують таку схему організації роботи. Нехай почасова оплата праці техніка складає 14 дол. Через накладні та інші витрати ця оплата зростає до 30-40 дол. за год.
Приймемо для зручності ЗО дол. і будемо пам'ятати, що ЗО дол. За год. - це 0, 5 дол. за хвилину.
Хай у майстерні техніки самі приймають клієнтів. Незалежно від того, яка проста ця робота, дипломованому, висококваліфікованому спеціалістові доводиться її виконувати. Ситуація ускладнюється тим, що апаратура для технічного обслуговування знаходиться "за кулісами" майстерні і потрібно в середньому 26 сек., щоб вийти звідти до клієнта, і ще 26 сек., щоб повернутися на робоче місце. Іншими словами, пересування туди-сюди займає 52/60=0, 867 хв. і коштує 0, 43 дол. До того ж з кожним клієнтом доводиться безпосередньо спілкуватися 10 хв., тобто взагалі на кожного клієнта припадає по 11 хв. робочого часу техніка, або 5, 5дол. на год., або 132 дол. на день. Відповідно, за тиждень, місяць, рік сума становить 660, 2640, 132 000 дол. Скільки заробила ваша майстерня протягом минулого року?
Звичайно, наведені нами розрахунки є умовними, але вони демонструють, як погана організація роботи відбиваються на прибутку. Цей розрахунок є справедливим і у випадку, коли майстер відповідає на телефонні дзвінки. Використання техніків для відповідей клієнтам по телефону також обходиться у 0, 5 дол. за хв.
ПРОСТОЇ ОБХОДЯТЬСЯ ДОРОЖЧЕ
Отже, ми встановили, що, відволікаючи техніка від роботи, ви втрачаєте 0, 5 дол. за хвилину, хоч розрахунок зроблено виходячи з часу обслуговування. Існують ще й приховані втрати, пов'язані з тим, що технік відволікається від роботи. Їх важко розпізнати і обрахувати, проте обходяться вони дорожче, ніж при простому складанні втраченого часу, це порушення ходу думки. Обслуговування складного електронного обладнання радіозв'язку - це розумова праця. Техніку доводиться обдумувати щоразу.
Технік повинен приймати клієнтів та відповідати на телефонні дзвінки за умови додаткової оплати.
Якщо до обов'язку техніка входить прийом клієнтів та відповіді на телефонні дзвінки, то робоче приміщення повинне бути розташоване неподалік від прилавку, а телефонний апарат повинен бути розміщений на відстані не далі простягнутої руки і щоб книга реєстрації замовлень була під рукою (адже більшість тих, хто телефонує, цікавиться станом їхнього замовлення).
Тепер розглянемо оцінки роботи та виписки рахунку, коли замовлення вже виконане. Ключові питання: як часто технік повинен залишати робоче місце і як далеко йому треба йти, щоб виписати рахунок. Квитанція вручається замовникові або кладеться на конторку диспетчера, здебільшого знаходиться в приміщенні для клієнтів. Якщо технік після кожної виконаної роботи змушений іти до конторки, він втрачає час. Вихід у тому, щоб квитанції були на робочому місці або, якщо квитанція виписується в кількох екземплярах, дати один екземпляр технікові (практика, запозичена з автосервісу). Тоді квитанції лежать на робочому місці, поки не буде виконано досить робіт для того, щоб вихід до конторки був виправданий. Важливість цієї проблеми експоненціально зростає у майстернях, які виконують дрібний ремонт (наприклад, гарантійний або за договором), або коли тривалість ремонту незначна. В одній майстерні техніки здають квитанції кожні 2-4 години. На кожному робочому місці наявний кошик для вхідних паперів з відділеннями: закінчено, замовлення, оцінка та виписка рахунку.
РОЗПОДІЛ ПЛОЩІ
Інколи важко розподілити площу майстерні. Звичайно, якщо ви займаєтесь тільки технічним обслуговуванням або тільки торгівлею, завдання полегшується. Але в майстернях, які займаються тим і іншим, розподіл площі й обладнання ускладнюється. Важливо знати відносну прибутковість кожного виду діяльності. Якщо в бухгалтерії окремо не враховуються прибутки та витрати кожного виду діяльності, то правильне рішення неможливе. Якщо такий облік ведеться, то досить уважно переглянути книги бухгалтерського обліку, щоб зробити висновок, чому віддати перевагу.
Звичайно, важко визначити місце для нового обладнання та для складу радіодеталей. Якщо поблизу від вас є агентство термінової доставки радіодеталей, тоді гроші, витрачені на купівлю радіодеталей, будуть відшкодовані зниженням витрат на оренду приміщення. Потрібно розглянути два фактори при оцінці бажаності використання приміщення під склад. Перший - ціна квадратного метра площі (орендна плата плюс накладні витрати) і другий, якому часом не надають уваги,- втрата прибутку, якщо ця площа буде зайнята техніками, що працюють, або використана як додаткове торгове приміщення. Деякі крупні торгові фірми та фірми з обслуговування використовують більш вартісне приміщення під торговельні зали, а дешевше приміщення - під майстерню.
ЕФЕКТИВНЕ ДІЛОВОДСТВО
Ефективність роботи майстерні зростає за умови правильного діловодства. Ведення документації може сприяти чіткій організації робот, а може, навпаки, зіграти руйнівну роль, тому ми наведемо кілька думок про ведення документації. Принтери (обсягом до 5000 знаків) коштують не дуже дорого, особливо якщо придбані в комплекті.
В наш час, коли все комп'ютеризується, розумно встановити персональний комп'ютер з базою даних, до котрої заносяться і вистежуються рахунки. Комп'ютер може замінити реєстраційний журнал, який ведеться у майстернях, що досягають великого успіху.
КОНТРОЛЬНО-ВИПРОБУВАЛЬНЕ ОБЛАДНАННЯ
За ідеальної організації будь-який пристрій, який може знадобитися майстру, завжди повинен бути під рукою. Але в реальному житті доводиться зустрічатися з тим, що деякі прилади дуже дорогі використовуються досить рідко, так що накладно, щоб кожен технік мав повний комплект обладнання. Проте пересувне обладнання не завжди сприяє економії часу. Вирішення цієї проблеми полягає у використанні портативних пристроїв у комплексі.
Майстри, які виїжджають за викликом, можуть використовувати компактні набори інструментів. Але ці прилади повинні бути ретельно дібрані для ремонту певної апаратури. Звичайно, рідко буває, щоб набір, наявний у продажу, задовольняв усі потреби техніків у їх практичній діяльності (як правило, він вміщує багато непотрібного, зате деякі потрібні пристрої взагалі відсутні).
Якщо майстерня та магазин знаходяться в одному приміщенні, то кожного техніка можна забезпечити набором дещо частіше використовуваних інструментів у футлярі з штучної шкіри на блискавці. Такі набори значно легші, їх можна переносити, а не перевозити у вантажному візку, а з таким інструментом можна виконати 90 % роботи. Рідше використовувані інструменти у випадку необхідності можна брати з майстерні.
ВИСНОВОК
Рентабельність ремонтної майстерні безпосередньо пов'язана з ефективністю її роботи. Оптимізація різноманітних факторів організації майстерні підвищить її ефективність, знизить собівартість операцій, що в свою чергу підвищить прибутки та знизить витрати на невиробничі операції.