Каса підприємства – приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів де, як правило, ведеться касова книга.
Касова книга – документ б/о встановленої форми, що застосовується для здійснення обліку готівки в касі п-ва.
Готівка (готівкові кошти) – грошові знаки національної валюти України – банкноти і монети, у тому числі й обігові пам’ятні та ювілейні монети, які є дійсними платіжними засобами.
Готівкова виручка (виручка) – сума фактично одержаних готівк4ових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційні надходження.
Оприбуткування готівки в касі – облік готівки в касі підприємства на повну суму ГГ фактичних надходжень.
Підприємства (підприємці), які відкрили поточні рахунки в установах банків зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і здійснюють розрахунки за своїми зобов’язаннями в безготівковій та готівковій формі в порядку, установленому нормативно-правовими актами Національного банку України.
Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) та фіз. осіб здійснюється через установи банків згідно з вимогами Інструкції з організації емісійно-касової роботи в установах банків України.
Сума готівкового розрахунку одного підприємства з іншим підприємством не повинна перевищувати три тисячі гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними дорученнями. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку.
У разі здійснення підприємствами готів. розрахунків з іншими підприємствами понад установлену граничну суму кошти в розмірі перевищення встановлених суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі на кінець для платника готівки одноразово в день здійснення цієї операції, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.
Ліміт залишку готівки в касі (ліміт каси) – граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня, який встановлюється установою банку. Порядок установлення підприємствам ліміту каси, порядку і строків здавання готів. виручки регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України.
Відповідальність за неподання заявок-розрахунків у визначені строки та несвоєчасне одержання встановленого ліміту каси згідно з умовами договору на розрахунково-касове обслуговування покладена на п-ва.
Підприємства зобов’язані здавати готівкову виручку понад установлений ліміт каси в порядку і строки визначені установою банку для зарахування на їх поточні рахунки. Якщо ліміт каси підприємству взагалі не встановлено, то вся наявна готівка (крім розміру одного неоподаткованого мінімуму доходів громадян) в його касі на кінець дня має здаватися до банку (незалежно від причин, унаслідок яких ліміт каси не встановлено).
Уся готівка, що надходить до кас підприємств, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися в їх касах. Оприбуткуванням готівки в касі підприємства є здійснення підприємством обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням цієї операції у встановленому порядку прибутковим касовим ордером та відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готів. коштів.
Готів. виручка підприємств може використовуватися ними для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними фондами за податками і зборами. Підприємства, що мають податковий борг, здійснюють виплати, що пов’язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, одержаних з установ банків.
Підприємства не повинні накопичувати готівкову виручку в своїх касах понад уставлений ліміт каси для здійснення потрібних витрат до настання строків цих виплат.
Для своєчасного одержання в установі банку потрібної суми готівки підприємства у встановлені банком строки мають попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах на розмінній монеті.
Підприємства мають право зберігати готівку в своїй касі, що одержана в установі банку для виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися в їх касах понад установлений ліміт каси протягом п’яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Готівка, що одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, що одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом установлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку та підприємства або можуть залишатися в його касі (у межах установленого мінімуму) і видаватися на ті самі цілі.
Підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, пов’язаних з оплатою праці, що здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в передбачених до каси платіжних відомостях.
Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені кошти та одночасно повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.
Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих питань, то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй відомі для вирішення виробничих питань і безпосередньо на відрядження.
Порядок ведення операцій з готівкою установами банків, у тому числі й проведення готівкових розрахунків через каси установ банків, здійснення установами банків касового обслуговування підприємств, підприємців та фіз. осіб установлений Інструкцією з організації емісійно-касової роботи в установах банків України.
Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 №51 “Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій”, і мають застосовуватися усіма підприємствами.
Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником п-ва.
Про приймання готівки видається квитанції за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, і касира, засвідчена печаткою (штампом) п-ва.
Видача готівки з кас підприємства проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових касових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунку.
У разі видачі окремій фіз. особі готівки за видатковим касовим ордером касир вимагає пред’явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фіз. особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень – словами, копійок – цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.
Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред’являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа.
Видача готівки з каси, що не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.
Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю.
Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі.
Видача готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об’яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою установи банку.
Виплати, що пов’язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.
У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються дані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.
Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.
Виправлення в прибуткових і видаткових касових документах забороняється.