– забезпечення раціональності управлінського процесу.
Якщо взяти до уваги перераховані цілі і функції контроллінгу, то можна сказати, що він є своєрідним механізмом саморегулювання на підприємстві, у корпорації, холдингу, що здійснює зворотний зв'язок у контурі керування.
Займаючи особливе місце в системі керування підприємством, контроллінг сприяє інформаційному забезпеченню прийняття рішень з метою оптимального використання наявних можливостей, об'єктивного оцінювання сильних і слабких сторін підприємства, а також щоб уникнути банкрутства і кризових ситуацій.
Можна стверджувати, що ефективна діяльність сучасного підприємства можлива тільки при наявності єдиної корпоративної (комплексної) системи, що поєднує керування фінансами, персоналом, постачанням, збутому і процес керування виробництвом. Такі системи стали розглядатися як засіб досягнення основних цілей бізнесу: поліпшення якості продукції, що випускається, збільшенні обсягу виробництва, займаня стійких позицій на ринку і перемоги в конкурентній боротьбі.
Вимоги, пропоновані до корпоративної інформаційної системи, не залежать від форми власності і сфери діяльності підприємства, а її програмні модулі повинні відповідати бізнес-процесам, функції автоматизованих робочих місць (АРМ) — посадовим обов'язкам співробітників. При виборі програмно-апаратних платформ і окремих бізнес-додатків повинні застосовуватися несуперечливі, погоджуючі технології, дотримуватися єдина технологія експлуатації й обслуговування системи. Крім цих ключових вимог є ряд загальних технічних вимог для будь-якої інформаційної системи:
- швидкодія, тобто досить малий час реакції системи (одиниці секунди) при введенні, пошуку й обробці інформації.
- надійний захист від несанкціонованого доступу до даних і реєстрації дій персоналу.
- зручний користувальницький інтерфейс робочих місць.
- можливість масштабування і розвитку системи.
- інтеграція з модулями системи передачі даних.
- можливість конвертації даних з додатків, що використовувалися в минулому, у нову систему.
- висока надійність роботи.
Методика створення корпоративних інформаційних систем містить ряд загальних положень, що будуть розглянуті далі. Технологія побудови системи "як треба", без спроб програмування діючих зараз алгоритмів. Практика створення систем по моделі "як є" показала, що автоматизація без реінжинірінгу бізнес-процесів і модернізації існуючої системи керування не приносить бажаних результатів і неефективна. Адже використання в роботі програмних додатків — це не просте скорочення паперових документів і рутинних операцій, але і перехід на нові форми ведення документообігу, обліку і звітності.
2.1.1 Технологія побудови систем з підходом "униз"
Якщо рішення про автоматизацію прийнято і схвалено вищим керівництвом, то впровадження програмних модулів здійснюється з головних підприємств і підрозділів, а процес побудови корпоративної системи проходить набагато швидше й ефективніше, ніж при впровадженні системи спочатку в низові підрозділи. Тільки при впровадженні зверху вниз і активному сприянні керівництва можна споконвічно правильно оцінити і провести весь комплекс робіт без незапланованих витрат.
2.1.2 Залучення до розробки майбутніх користувачів
У ході комплексної автоматизації фірмою-інтегратором міняються функції відділів інформаційних технологій фірми-замовника і зростає їхня роль у загальному процесі переходу підприємства на прогресивні методи управління. Під час реалізації проекту співробітники відділів разом з розроблювачами працюють з інформацією і моделями, беруть участь у виборі технологічних рішень і, саме головне, організують взаємодію постачальників рішення і співробітників підприємства. При експлуатації інформаційної системи на плечі співробітників АСУ лягають обслуговування і супровід системи (якщо не полягає договір на супровід з фірмою-постачальником). Фахівці замовника є ініціаторами і виконавцями підготовки пропозицій по удосконалюванню і розвитку існуючої системи. Це дозволяє їм краще пристосувати її до своїх вимог, тому останні повинні бути ґрунтовно продумані, щоб інформаційні технології (ІТ) не використовувалися там, де можна справитись з задачами керування за допомогою олівця і листку папера. Тому характерними рисами систем комплексної автоматизації є індивідуальність і чітка спрямованість на рішення проблем конкретного підприємства.
В даний час стало ясно, що проблема, як автоматизувати процеси бізнесу, повинна бути переформульована в проблему, як одержати найбільшу віддачу від інвестицій у ІТ (інформаційні технології), і , як наслідок, що потрібно змінити в бізнес-процесах, щоб впровадження ІТ дало найбільший позитивний ефект. В умовах ринкової конкуренції всі підприємства зіштовхуються з необхідністю постійного підвищення ефективності власного бізнесу. Ця задача зважується різними шляхами. На одних підприємствах діють власні підрозділи, комісії і комітети, що ведуть постійну роботу по удосконалюванню бізнесу. Цей шлях одержав у літературі назва “внутрішній консалтінг”. Інший шлях полягає в залученні до ідентифікації проблем бізнесу і відповідно їхньому рішенню спеціалізованих компаній, що надають консультаційні послуги.
Для реалізації повномасштабного консалтингового проекту, що включає реорганізацію системи керування підприємством, реінжинірінг бізнесів-процесів, вибір і впровадження комплексної інформаційної системи, необхідне залучення кваліфікованих фахівців у предметних областях (фінансовому плануванні, бухгалтерському обліку, діловодстві т.д.), технологів, системних аналітиків, фахівців АСУ, в області програмно-апаратних платформ.
Основна задача консалтінгу – ідентифікувати проблеми бізнесу і знайти шлях їхнього рішення при досягненні максимально високої якості рішення і дотримання фінансових і тимчасових обмежень. Як правило, при виконанні консалтингових проектів зважуються наступні задачі:
– вироблення рекомендацій для формування корпоративної місії і стратегічних цілей бізнесу (стратегічний консалтінг);
– підготовка рекомендацій зі зміни структури організації і бізнес-процесів (реінжинірінг бізнес-процесів);
– оцінювання з найбільшою вірогідністю впливу на бізнес або аспектів діяльності і визначення основних областей, де вкладення в інформаційні системи можуть забезпечити найбільші вигоди;
– розробка стратегії впровадження змін на підприємстві і її реалізації;
При рішенні цих задач використовується комплексний підхід, при якому враховується взаємозв'язок різних аспектів діяльності підприємства.
Із загальновідомих методик, застосовуваних для аналізу бізнес-процесів, може використовуватися Oracle Method корпорації Oracle, а для досягнення високих стандартів якості при керуванні консалтинговими проектами – методика Project Management Method (PJM) тієї ж корпорації. Їхнє спільне застосування (корпорація Oracle більш 20 років виконує проекти в області реінжинірінгу бізнес-процесів) дозволяє реалізувати проекти з високою якістю. Інструментальна підтримка здійснюється з використанням CASE-пакета Oracle- Designer/2000, що має повно-функціональний набір засобів для різних стадій проекту – починаючи від моделювання системи на рівні бізнес – процесів і функцій і закінчуючи підтримкою генерації коду прикладної системи, що виконується.
При виконанні робіт з консалтінгу використовують проектно-орієнтований підхід, що цілком відповідає PJM.
Керування проектом, побудованим за методикою PJM, здійснюється за допомогою наступних процесів: керування звітністю, планування робіт, керування ресурсами, якістю і результатами робіт.
При реінжинірінгу бізнес-процесів у першу чергу формулюються основні проблеми і потреби бізнесу і будуються моделі бізнес-процесів, що включають у себе всі події і послідовності виконання операцій, що повинна підтримувати інформаційна система. Потім будується функціональна модель, що деталізує кожну функцію моделі бізнес-процесів.
Коли потреби бізнесу визначені, формуються рекомендації зі змін організаційної структури підприємства і структурі бізнес-процесів. Якщо в ході робіт з реінжинірінгу бізнес-процесів впроваджуються інформаційні системи, то в рамках цих же робіт вимоги до бізнес-моделі конвертуються у вимоги до інформаційної системи. Якщо реінжинірінг бізнес- процесів супроводжується створенням інформаційної системи підтримки бізнесу (системи підтримки прийняття управлінських рішень, чи управління обліку), паралельно з визначенням процедур, моделей даних і функціональної ієрархії проводяться технічний аудит існуючої системи і розробка технічної архітектури. Процес розробки останньої визначає базові принципи технічної побудови системи, допускає, що стратегія створення інформаційної системи уже визначена й елементи архітектури будуть лежати в межах цієї стратегії, а також забезпечує стратегію по безпеці даних і контролю доступу, інтерфейсів користувачів, копіювання і відновлення даних.
2.2 Інформаційна логістиката менеджмент потоку робіт
Під інформаційною логістикою розуміється організація і використання систем інформаційного забезпечення виробничо-господарських процесів на підприємстві. Вона базується на системному підході, що охоплює усі види діяльності, зв'язані з плануванням і керуванням процесами, націленими на забезпечення підприємства релевантною інформацією.
В кінці XX – на початку XXI століття світова економіка переживає рецесію. Підприємства повинні підвищити ефективність завдяки впровадженню прогресивних виробничих концепцій, включаючи такі, як мінімізоване по ресурсах виробництво, менеджмент робочого часу, тотальне керування якістю, метод кращих показників, реінжинірінг господарського процесу і т.п. Застосування цих концепцій дозволяє знизити витрати, підвищити продуктивність, поліпшити якість продукції і послуг, упорядкувати виробництво й у кінцевому рахунку вижити на ринку.