Архівні копії закриття періоду і перенос проводок (стр. 2 из 2)
Знищити існуючі операції - Enter ! Не знищувати - Пробіл! Відмова - Esc!
Ви можете натиснути:
· Enter - для знищення проводвок з заданним номером робочого місця;
· Пробіл - або Esc - для відмови від знищенння проводок.
Зауваження.
1. Як правило, дана функція використовується в спеціальних випадках: наприклад, при помилковій загрузці частини операцій.
2. Для знищенння всіх проводок за данний період Ви можете скористатись режимом " Знищення даних" з групи " Операції " головного меню (див. п. 10.4).
Формат файлу переносу операцій. Якщо проводки вигружаються в текстовому виді ( в файлі BMPTRANS.TXT), то кожна проводка представляється у виді рядка, в якому через кому в наступному порядку перераховані реквізити проводки:
1. Номер робочого місця проводки
2. Дата проводки (формат - дд.мм.гг)
3. Рахунок дебета проводки
4. Субрахунок дебета проводки
5. Рахунок кредита проводки
6. Субрахунок кредита проводки
7. Сума проводки
8. Короткий зміст проводки
9. Код субконто дебета проводки
10. Код субконто кредита проводки
11. Кількість проводки
12. Валюта
13. Сума в валюті
Текстові реквізити заключаються в лапки. В полях "код субконто дебета" і "код субконто кредита" вказується номер виду субконто, зразу за яким через дві крапки перераховуються номери кожного рівня субконто. Якщо файл BMPTRANS.TXT створюється для загрузки проводок в "1С:Бухгалтерію-проф.", то останні три поля в ньому можуть бути пропущені, а текстові поля можуть не бути заключені в лапки.
Якщо проводки вигружаються у виді .DBF-файла ( в файл BMPTRANS.DBF), то структура створюваного файла .DBF буде така ж сама як у файла проводок - BMPOPER.DBF. Кожний запис цього файлу містить наступні поля:
Тут поля SPSKNO1 і SРSKNO2 містять номери виду субконто і номери трьох рівнів субконто ( на кожний номер по 5 позицій ).
Як уникнути дублювання проводок. При веденні окремих розділів бухгалтерського обліку на різних робочих місцях може виникнути дублювання проводок. Наприклад, проводка Д05-К60 може бути відображена і в обліку матеріалів, і в розрахунках з постачальниками. При злитті проводки, що дублюються необхідно знищити.
Щоб уникнути дублювання проводок, треба на кожному робочому місці використовувати свій номер робочого місця, що вказується в запиті "Параметри". Для тих проводок, які не повинні переноситись на головне робоче місце, треба вручну (або з допомогою механізму типових операцій ) вказати інший номер робочого місця (наприклад, поставити знак "-"). Тоді позначені подібним чином проводки можуть бути автоматично відкинуті при переносі проводок на головне робоче місце.
10.3. Закриття періоду
Данна функція програми виконує розрахунок підсумків за текучий робочий період і перехід до наступного робочого періоду. Для закриття періоду виберіть в групі "Операцїі" головного меню пункт "Закриття періоду". Програма виведе запит:
Підтвердження закриття періоду - Enter !
Для підтвердження у відповідь на цей запит потрібно натиснути клавішу Enter.
Якщо підсумки текучого робочого періоду вже розраховані (див. п.7.1.), програма виведе повідомлення:
Підсумки вже розраховані ! Перерахувати - Enter, Відмова - Esc.
В цьому випадку можна відмовитись від перерахунку, натиснувши клавішу Esc.
Після цього програма пропонує встановити новий інтервал видимості проводок (див. п.4.9.). Якщо виведений на екран інтервал Вас задовільняє, натисніть клавішу Esc.
Зауваження.
1. Перед закриттям рекомендуємо зберегти архівну копію на дискетах (див. п.10.1).
2. Для повернення до попередньго робочого періоду слід змінити параметр “Робочий період” в режимі “Розрахунок підсумків” (див. п.7.1.).
3. Даний режим можна взагалі не використовувати - зручніше просто змінити період і виконати розрахунок підсумків. Режим залишений в програмі, в основному, для сумісності з “1С:Бухгалтерія” версії 3.0.
10.4. Знищення даних
Для фізичного знищення з бази данних операцій за минулі періоди можна використовувати режим “Знищення даних” з групи “Операції” головного меню. При знищенні звільнюється місце, зайняте цими операціями на диску. Знищувати дані слід тільки тоді, коли немає сумнівів в тому, що операції вибраного періоду більше не стануть потрібними.
Для знищення даних виконайте слідуючі дії:
1. Виберіть з групи “Операції” головного меню режим “Знищення даних”.
2. У виведеному на екран запиті виділіть клавішами пункт справа від напису “з” (або “с” - в російському) і клавішами + і - встановіть початок періоду, за який знищуються проводки.
3. Виділіть пункт справа від напису “по” і клавішами + і - встановіть кінець періоду, за який знищуються проводки.
4. Для знищення проводок виділіть напис “Виконати” і натисніть Enter. Якщо Ви передумали знищувати проводки, натисніть Esc.
Після знищення даних програма виводить запит:
Знищені дані повинні змінити підсумки - Enter, Ні - Esc.
Якщо Ви знищуєте проводки за минулий період для зменшення об’єму інформації, яка зберігається, слід натиснути Esc, щоб підсумки залишились без змін. Якщо Ви знищуєте помилково введені проводки - натисніть Enter і виконайте розрахунок підсумків (див. п.7.1.).
Зауваження.
1. Перед знищенням рекомендується зберегти архівну копію на окремих дискетах (див. п.10.1.).
2. Залишки і обороти за минулі періоди не знищуються.
3. Знищені дані можна відновити тільки при наявності архівної копії (відновлювати архівну копію краще в окремому каталозі, щоб не затерти останні поновлення).
10.5. Експорт шахматки в формат Lotus.
Дана функція програми здійснює перетворення залишків на початок періоду та оборотів у вигляді шахматки в формат електронної таблиці Lotus 1-2-3 (формат .WK1).
Для використання цієї функції виберіть пункт “Експорт в формат Лотос 1-2-3” з групи “Звітність” головного меню. При цьому буде створений файл OUT123.PRN, який вміщає розрахункові дані і макрокоманди для настройки Lotus.
Файл OUT123.PRN автоматично загружається програмою Lotus 1-2-3 при використанні файла автозапуска AUTO123.WK1, що додається. Після цього Ви зможете виконати аналіз підсумків фінансової діяльності з використанням обчислювальних та графічних засобів програми Lotus 1-2-3.
Зауваження.
Якщо в списку зовнішніх програм (див. п.11.3) вказана директорія для програми Lotus 1-2-3, то при експорті шахматки файли OUT123.PRN i AUTO123.WK1 поміщаються у вказану директорію.
Для експорту даних та підсумків в електронні таблиці можна також використати звіти довільної форми.
Даний режим можна взагалі не використовувати - зручніше створити звіт довільної форми і вивести з його допомогою саме те, що Вам потрібно. Режим залишено в програмі, в основному, для сумісності з “1С:Бухгалтерією” версії 3.0.