Контроль за исполнением замечаний и предложений осуществляет, как правило, лицо, ответственное за ведение книги замечаний и предложений.
При незначительном количестве замечаний и предложений, вносимых в книгу (5–10 в год), ответственный за ведение книги может осуществлять контроль путем регулярного полистного просмотра ее содержания.
При большом количестве замечаний и предложений осуществление контроля по книге, в которую они вносятся в валовом порядке, а сроки исполнения различаются, может оказаться затруднительным. Поэтому для этих целей используются РКК, которые систематизируются в контрольной картотеке по срокам исполнения, указанным в резолюциях руководителя. Если срок исполнения в резолюции не указан, то он согласно установленным требованиям не должен превышать 15 дней. При продлении срока исполнения РКК переносится в соответствующий раздел картотеки согласно новому сроку.
Для осуществления контроля могут использоваться также экземпляры копий страниц книги, сделанные в процессе рассмотрения замечания или предложения и оставшиеся у лица, ответственного за ведение книги. Они группируются по датам исполнения так же, как РРК в контрольной картотеке.
Контроль может осуществляться с помощью так называемого «Листа контроля», в котором будут указаны порядковые номера записей предложений или замечаний, даты записей, даты исполнения (при продлении срока исполнения указывается новая дата), исполнители, отметки об исполнении. В любом случае порядок осуществления контроля в организации должен быть зафиксирован в соответствующем правовом акте.
Срок исполнения исчисляют в календарных днях, начиная с даты внесения записи в книгу гражданином.
Лицо, ответственное за ведение книги, обязано за 2–3 дня до истечения срока исполнения замечания или предложения предупреждать исполнителя о приближении срока исполнения.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное первым.
При направлении гражданину уведомления о продлении срока исполнения замечания или предложения они с контроля не снимаются и считаются исполненными только после вынесения окончательного решения, принятия исчерпывающих мер и внесения сведений о результатах рассмотрения в соответствующую графу книги.
Замечания и предложения снимаются с контроля в порядке, определенном нормативными правовыми актами по делопроизводству. Снятие с контроля осуществляется по указанию должностного лица, которым был установлен срок исполнения соответствующего замечания или предложения. Данная процедура может быть реализована несколькими путями, в зависимости от того, какой порядок исполнения замечаний и предложений установлен в организации.
Вариант 1
При использовании копии страницы книги исполнитель после рассмотрения замечания или предложения и принятия по нему мер делает в своем экземпляре копии соответствующую запись в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». С этой записью должен быть ознакомлен руководитель организации, который в случае согласия с принятыми мерами (решением) расписывается в соответствующей графе и проставляет дату. После этого экземпляр копии передается лицу, ответственному за ведение книги, которое вносит сведения о результатах рассмотрения замечания или предложения в соответствующую графу книги, переносит дату, проставленную руководителем, указывает наименование своей должности, фамилию и личную подпись. Таким образом, дата рассмотрения замечания или предложения, вносимая в книгу, будет совпадать с датой исполнения и снятия с контроля.
Вариант 2
При использовании РКК сведения об исполнении замечания или предложения вносятся исполнителем в соответствующую графу карточки, которая передается руководителю. В случае согласия с принятыми мерами (решением) руководитель проставляет в ней дату исполнения и свою подпись. Затем карточка передается лицу, ответственному за ведение книги, который переносит сведения о результатах рассмотрения замечания или предложения в соответствующую графу книги, дополняет их датой, указанной руководителем, наименованием своей должности, фамилией и личной подписью.
Проставляемые в размноженных экземплярах страницы книги или карточках подпись руководителя и дата являются для лица, ответственного за ведение книги, основанием для снятия с контроля замечания или предложения. При отрицательном решении вопроса и направлении гражданину ответа об отказе в удовлетворении замечания или предложения основанием для снятия с контроля и внесения записи в графу «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения» является письменный ответ гражданину, подписанный руководителем. При этом следует помнить, что датой письмаответа является дата его подписания руководителем. Она и является датой рассмотрения замечания (предложения).
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.
2. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года / Мн.: Амалфея 1999. – 240с. ЮРИДИЧЕСКАЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА «ЮСИАС» - 2008г.
3. Дмитрук В. Н. Трудовое право. / Учебное пособие. – Мн.: Амалфея, 2000.
4. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.
5. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.
6. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
7. Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
8. Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.: Амалфея, 2006с.
9. Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. – Мн.: УП «Молодежное», 2003.
10. Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. – Мн.: Дикта 2004. – 75с.