Своєчасність і достовірність інфомації є необхідними умовами процесу оперативного управління й отримання зведених облікових і аналітичних даних.
При розв”язанні задачі здійснюється керування наступними об”єктами: клієнт, каса, вклад-договір, відділ ОДБ, бухгалтерія, відділ управління активами і пасивами.
Вихідна інформація використовується в :
* касі (де по оперативних документах- прибуткових і видаткових ордерах, які формуються в депозитному відділі, проходять операції з готівкою)
* відділі операційного дня банку (передається інформація про платежі, що необхідно здійснювати комерційному банку по відсотках та погашенні депозитів; інформація по новим відкритим рахункам та новим клієнтам банку);
* відділі по управлінню активами та пасивами (передача даних про обсяги залученого капіталу на депозитних вкладах, даних про середні залишки на депозитних рахунках в певний момент часу, даних про обсяги депозитів в розрізі окремих видів вкладів. Така інформація може використовуватись для планування депозитної бази банку на майбутній період, для отримання аналітичних даних по ефективності депозитної політики банку в поточному періоді та розробки рекомендацій по вдосконаленню управління процесом залучення коштів).
* бухгалтерії (для обліку проведених операцій по руху коштів на рахунках, а саме депозитних рахунках, для контролю за виконаними операціями тощо).
Періодичність розв”язання задачі при формуванні оперативних документів (як-то прибуткові і видаткові ордери) визначається по мірі необхідності проведення операцій; при формуванні звітної документації- раз на місяць.
Автоматизоване розв”язання задачі припиняється у разі несправності обчислювальної техніки, відсутності електроенергії, несправності в мережі банківської системи, при порушенні структури вхідних масивів, а також при несвоєчасності отримання вхідного масиву- “Курс валют”, який необхідно щоденно поновлювати і надсилати до всіх відділів, в тому числі і до депозитного відділу.
Взаємозв”язок з іншими задачами можна прослідкувати на інформаційній моделі, що подана на Рисунку 2.1.
Зберігання, обробку інформації й видачу результатів проводить ЕОМ на АРМі економіста депозитного відділу, використання для аналізу результатів здійснюється на АРМі керівника відділу.
відділ ОДБ клієнт
Dov_val Dov_oper Dov_kl Д-1 ЗД-1 ДУ-1
Kurs Plata
Облік депозитних операцій
банку Dov_vkl
Dogov ПО-1 ПО-2 АД-1,2 Rachun Proc
ВО-1 ВО-2 АЗ-1,2 НВ-1
DDog
Каса Управління активів ОДБ, бухгалтерія
і пасивів
2.1.2. Вихідна інформація
В результаті функціонування інформаційної системи, що автоматизує функції депозитного відділу банку, отримуються наступні вихідні дані:
— машинограми (або документи на друк) :
1) Нараховані % по депозитним вкладам
2) Аналіз залишків по видам вкладів в національній валюті
3) Аналіз залишків по видам вкладів в розрізі іноземних валют
4) Аналіз депозитів по видам вкладів в національній валюті
5) Аналіз депозитів по видам вкладів в розрізі іноземних валют
Ці машинограми в формі звітів отримуються на АРМі керівника депозитного відділу, і є відображенням статистики роботи відділу та показують аналітичний підхід до всіє інформації, що накопичується в відділі. Такі звітні документи можуть передаватися до інших відділів для аналізу і обліку роботи по залученню коштів в вигляді депозитних вкладів населення.
— відеограми:
1) Стан рахунків на відповідний момент часу
2) Перевані достроково договори
Такі форми отримання вихідної інформації використовуються внутрі відділу для полегшення обліку і контролю за депозитними договорами, тому що ці екранні форми найбільш повно і точно відображають поточне становище по всім депозитним вкладам.Такі екранні форми отримуються на основі сформованих масивів внутрі відділу.
— оперативні машинограми :
1) Прибутковий касовий ордер
2) Прибутковий валютний ордер
3) Видатковий касовий ордер
4) Видатковий валютний ордер
Оперативні документи формуються для подальшої передачі в касу і здійснення операцій по прийняттю та виплаті готівкових коштів за депозитними операціями.
— масиви:
1) Масив укладених договорів
2) Масив перерваних договорів
3) Масив рахунків
Сформовані масиви на робочих місцях відділу є основними для отримання і формування всіх можливих звітів та екраних форм.
Перелік і опис вихідних повідомлень поданий в таблиці 2.1
Таблиця 2.1.
Перелік і опис вихідних повідомлень
| Назва вихідного повідомлення | Ідентифікатор | Форма подання і вимоги до неї | Періодичність видання | Термін видання і допустимий час затримки | Користувачі інформації |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Договір | DOGOV | Масив | По мірі над-ходження нових договорів | По мірі над-ходження нових договорів | Депозитний відділ |
| Рахунки | RACHUN | ---||--- | Те саме | Те саме | Те саме |
| Додаткова Угода | UGODA_D | ---||--- | По мірі над-ходження угод на переривання | По мірі над-ходження угод на переривання | ---||--- |
| Нараховані відсотки | НВ-1 | Документ на АЦДП | 1 раз в місяць або за запитом | По мірі необхідності | Депозитний відділ і бухгалтерія |
| Аналіз залишків в національній валюті | АЗ-1 | ---||--- | 1 раз на місяць | З 1-го по 4-те число кожного місяця | Депозитний відділ і від-діл управлін-ня активами і пасивами |
| Аналіз залишків в іноземній валюті | АЗ-2 | ---||--- | ---||--- | Те саме | Те саме |
| Аналіз депозитів по вкладам в національній валюті | АД-1 | ---||--- | ---||--- | ---||--- | ---||--- |
| Аналіз депозитів по вкладам в іноземній валюті | АД-2 | ---||--- | ---||--- | ---||--- | ---||--- |
| Стан рахунків на відповідний момент часу | СР-1 | Відео-грама | По мірі необхідності | За запитом | Депозитний відділ |
Продовження табл.2.1
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Перервані достроково договори | ПДД-1 | Відео-грама | По мірі необхідності | За запитом | Депозитний відділ |
| Прибутковий касовий ордер | ПО-1 | Документ на АЦДП | При внесенні коштів на рахунок готівкою | За запитом | Каса, відділ ОДБ, клієнт |
| Прибутковий валютний ордер | ПО-2 | Те саме | Те саме | ---||--- | Те саме |
| Видатковий касовий ордер | ВО-1 | ---||--- | При виплаті процентів готівкою | ---||--- | ---||--- |
| Видатковий валютний ордер | ВО-2 | ---||--- | Те саме | ---||--- | ---||--- |
Структурними одиницями вихідних повідомлень, що мають самостійне змістовне значення, є наступні :
“Сума нарахованого проценту по кожному депозитному договору” розраховується в машинограмі НВ-1 з точністю до 0,01 грошової одиниці.
“Сума нарахованого проценту по кожному депозитному договору в еквіваленті до національної валюти” розраховується в машинограмі НВ-1 з точністю до 0,01 грн.
“Сума вкладу по кожному договору в еквіваленті до національної валюти” розраховується в машинограмі НВ-1 з точністю до 0,01 грн.
“Загальна сума внесків по виду вкладу ” розраховується в машинограмах АЗ-1 , АД-1 (в національній валюті) і АЗ-2, АД-2 (в іноземній валюті) з точністю до 0,01 грошової одиниці.
“Середня сума внесків на один договор по виду вкладу” розраховується в машинограмах АЗ-1, АД-1 (в національній валюті) і АЗ-2, АД-2 (в іноземній валюті) з точністю до 0,01 грошової одиниці.
“Загальна виплачена сума процентів по виду вкладу ” розраховується в машинограмах АЗ-1 (в національній валюті) і АЗ-2 (в іноземній валюті) з точністю до 0,01 грошової одиниці.
“Середня виплачена сума процентів на один договор по виду вкладу ” розраховується в машинограмах АЗ-1 (в національній валюті) і АЗ-2 (в іноземній валюті) з точністю до 0,01 грошової одиниці.
“Загальна сума залишків на рахунках по виду вкладу ” розраховується в машинограмах АЗ-1 (в національній валюті) і АЗ-2 (в іноземній валюті) з точністю до 0,01 грошової одиниці.
“Середня сума залишків на рахунках по виду вкладу ” розраховується в машинограмах АЗ-1 (в національній валюті) і АЗ-2 (в іноземній валюті) з точністю до 0,01 грошової одиниці.
“Загальна сума внесків по виду вкладу в еквіваленті до національної валюти” розраховується в машинограмах АЗ-2 і АД-2 з точністю до 0,01 грн.
“Загальна виплачена сума процентів по виду вкладу в еквіваленті до національної валюти” розраховується в машинограмі АЗ-2 з точністю до 0,01 грн.
“Загальна сума залишків на рахунках по виду вкладу в еквіваленті до національної валюти” розраховується в машинограмі АЗ-2 з точністю до 0,01 грн.
“Кількість укладених договорів по виду вкладу” розраховується в машинограмах АД-1 (в національній валюті) і в АД-2 (в іноземній валюті) з точністю до 1 договору.
“Загальна сума нарахованих процентів по виду вкладу” розраховується в машинограмах АД-1 (в національній валюті) і в АД-2 (в іноземній валюті) з точністю до 0,01 грошової одиниці.
“Середня сума нарахованих процентів на один договор по виду вкладу” розраховується в машинограмах АД-1 (в національній валюті) і в АД-2 (в іноземній валюті) з точністю до 0,01 грошової одиниці.