Кому не известно крылатое выражение "Без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек"?! Не секрет и то, что любая бумажка, претендующая на право называться документом, должна иметь определенные реквизиты, среди которых первоочередную роль играет печать. Наличие оттиска печати обязательно далеко не на каждом документе. Но когда есть, как говорил известный персонаж старого кинофильма, "штемпсель" - ни у кого, как правило, не вызывает сомнения тот факт, что есть и соответствующее юридическое лицо. Одним словом, без печати вы не фирма…
До недавнего времени вопросы изготовления и уничтожения печатей регулировались только Инструкцией о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных предприятий (участков), изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25.09.2000 № 157 (далее - Инструкция МВД).
После упрощения в 2006 г. процесса регистрации субъектов хозяйствования и введения так называемого принципа одного окна вопросы о выдаче печатей были переданы в компетенцию регистрирующих органов. В связи с этим появилась Инструкция о порядке выдачи регистрирующими органами субъектам хозяйствования разрешений на право изготовления печатей, подтверждения факта их уничтожения, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2006 № 26 (далее - Инструкция Минюста).
Инструкция МВД отменена не была, а лишь претерпела некоторые изменения. При этом соотношение сфер регулирования двух вышеназванных документов выглядит следующим образом.
Инструкция МВД по-прежнему остается основным документом, регулирующим вопросы изготовления, учета и хранения печатей и штампов.
Инструкция Минюста касается лишь субъектов хозяйствования (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей), которые проходят государственную регистрацию в соответствии с Положением о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденным Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 в редакции Декрета Президента от 17.12.2002 № 29 (далее - Положение о регистрации).
Органам государственного управления, прокуратуры, судам, религиозным организациям разрешения на право изготовления печатей по-прежнему выдают органы внутренних дел. Они же у данных субъектов правоотношений и принимают печати на уничтожение.
В соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.08.2007 № 54 "О внесении изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2006 № 26" выдача печатей политическим партиям, профессиональным союзам, общественным объединениям и их союзам возложена на Министерство юстиции, главные управления (управления) юстиции областных и Минского городского исполнительных комитетов.
Нас же в первую очередь интересуют субъекты хозяйствования, поэтому далее будем вести речь только о них.
Изготовление печати
Итак, театр, как известно, начинается с вешалки, а деятельность любой вновь созданной организации (предприятия) начинается с изготовления печати. Это первое, о чем вам необходимо позаботиться после получения документов о регистрации юридического лица. Пока эта проблема не решена, вы просто не сможете двигаться дальше.
В настоящее время процесс получения разрешения на изготовление печати для субъектов хозяйствования значительно упрощен по сравнению с ранее действовавшим порядком, поскольку такие разрешения выдаются регистрирующим органом вместе с документами о регистрации юридического лица. В связи с этим позаботиться о виде будущей печати необходимо заранее, так как согласно п. 23 Положения о регистрации эскиз печати в двух экземплярах необходимо приложить к документам, представляемым для государственной регистрации предприятия.
При изготовлении эскиза печати исходя из п. 4 Инструкции Минюста по окружности указываете: "Республика Беларусь (для юридического лица), место нахождения (город, область, район), а в центре - полное наименование юридического лица (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя с указанием статуса "индивидуальный предприниматель")". Не допускаются в тексте печатей такие сокращения организационно-правовых форм юридических лиц или индивидуального предпринимателя, как ООО, ОДО, ЗАО, УП, ИП, СП и т.п.
Инструкция Минюста ничего не говорит о печатях с изображением эмблем (символических или графических изображений). В соответствии же с п. 51 Инструкции МВД такие печати могут быть изготовлены только в том случае, если эмблема зарегистрирована в установленном порядке и имеется ее описание в уставе юридического лица или положение о нем.
Печатями с изображением Государственного герба Республики Беларусь согласно п. 29 Инструкции МВД пользуются только Президент Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, Совет Министров, министерства и государственные комитеты Республики Беларусь, другие подчиненные и подотчетные Президенту, Национальному собранию и Совету Министров государственные органы, местные исполнительные и распорядительные органы, суды, органы прокуратуры Республики Беларусь, государственные нотариальные конторы и нотариальные бюро, а также юридические лица, которым законодательством Республики Беларусь предоставлено соответствующее право использовать изображение Государственного герба Республики Беларусь.
Если ваше предприятие удачно прошло государственную регистрацию, то вместе с другими документами вам выдадут ваш экземпляр эскиза печати с разрешительной отметкой и само разрешение на право изготовления одного экземпляра простой печати круглой формы. Согласно п. 3 Инструкции Минюста под указанным разрешением понимается документ, выдаваемый регистрирующим органом конкретному юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, для дальнейшего обращения в организации, имеющие специальные разрешения (лицензии) на право осуществления деятельности по обеспечению безопасности юридических и физических лиц, составляющая работа и услуга - изготовление печатей и штампов, а также в организации, которые вправе в соответствии с законодательством осуществлять данный вид деятельности без специального разрешения (лицензии) 1 с целью изготовления печати для данного субъекта.
Получив вышеназванное разрешение, вы направляетесь в организацию-изготовитель.
Имейте в виду, что согласно п. 58 Инструкции МВД юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям запрещается размещать заказы на изготовление печатей и штампов на предприятиях, находящихся за пределами территории Республики Беларусь. Не стоит привлекать к этому делу и корпоративного "левшу", если таковой имеется: в соответствии с п. 47 Инструкции МВД юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям запрещается приобретение, изготовление, реализация и использование каучуковых, полимерных, металлических самонаборных круглых печатей, а также комплектующих к ним компонентов (азбук, касс, шрифтов).
Ответственность за подделку, изготовление, использование либо сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков предусмотрена ст. 380 Уголовного кодекса Республики Беларусь (далее - УК). Такие деяния наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до двух лет, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до двух лет; а те же действия, совершенные повторно либо группой лиц по предварительному сговору, наказываются штрафом, или арестом на срок от трех до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до пяти лет, или лишением свободы на срок до трех лет.
Хотя, как уже отмечалось, печать необходима с первых дней существования "свежеиспеченного" юридического лица, в п. 8 Инструкции Минюста посчитали нужным прописать, что разрешение на изготовление печати действительно в течение шести месяцев, до истечения которых субъект хозяйствования должен обратиться за изготовлением печати.
Условия хранения и пользования печатью
Вы изготовили печать, прошли все иные необходимые процедуры по постановке на всевозможные учеты, и ваша фирма приступила к активной деятельности. Печать заработала в связи с этим, как печатный станок, - по всему офису только и слышны хлопки от ее ударов. Но вы пропустили один очень важный момент: забрав у предприятия-изготовителя свою печать, первым делом необходимо определить условия ее хранения и пользования.
Ответственность и контроль за законностью использования и хранения печати согласно п. 60 Инструкции МВД возлагаются на руководителя юридического лица, которое имеет право пользования такой печатью. Но это вовсе не означает, что руководитель должен держать печать все время при себе, не давая никому до нее дотронуться, и уж тем более носить за собой в портфеле или кармане. Да и не царское это дело - "штамповать" каждый документ, требующий заверения печатью (а таких документов даже в небольшой организации, несмотря на все "упрощения" и всеобщую борьбу с бюрократизмом, оборачивается немало). А управлять-то когда?
Руководитель может своим приказом возложить ответственность за хранение и использование печати на одного из подчиненных ему работников. Этим же приказом должны быть определены место и условия хранения печати, а также условия пользования ею.
Печать должна храниться в несгораемом шкафу или сейфе и вместе с другими печатями и штампами организации, если таковые имеются, учитываться в специальном журнале. Хранение печатей в других местах, а также передача их лицам, не имеющим права на их хранение, запрещается (п. 61 Инструкции МВД). Согласно п. 23.38 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) нарушение правил хранения печатей и штампов, повлекшее их утрату, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.