Достаточно часто в практике встречается формирование лицевых счетов по структурному и так называемому иерархическому принципам. Иными словами, лицевые счета по зарплате работников располагают в деле по структурным подразделениям, а внутри структурного подразделения - по должностям, вначале руководство, а далее "по табели о рангах". Этот принцип не эффективен, потому что затрудняет поиск необходимой информации при подготовке справок социальноправового характера.
Нельзя также согласиться с положением Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5, которые рекомендуют располагать лицевые счета в самостоятельные дела в пределах года по алфавиту фамилий внутри структурных подразделений. Учитывая, что лицевые счета по зарплате работников хранятся 75 лет и никому не дано знать, какие изменения могут произойти в организации даже за 10-20 лет, представляется нецелесообразным привязываться к структуре организации. Стержнем любого построения должен быть принцип, который отличается постоянством. Алфавитный принцип соответствует этому требованию, он неизменен в течение веков.
Личные карточки уволенных работников
В архив передаются только личные карточки уволенных работников. Дела формируются по году увольнения работников, например, личные карточки работников, уволенных в 2003 году и т.д. Если в деле более 250 листов или корешок дела превышает 4 см (карточки обычно изготавливают из плотной бумаги), тогда из личных карточек формируется несколько томов в пределах одного календарного года. Внутри каждого дела личные карточки располагаются по алфавиту фамилий.
Личные дела уволенных работников
Личные дела уволенных работников можно сформировать двумя способами:
1) личное дело каждого работника составляет одно отдельное дело;
2) личные дела работников, уволенных в течение одного года, брошюруются в тома (или один том) по алфавиту фамилий.
Думается, второй способ экономичен, позволяет хранить документы компактно.
Но какой бы способ формирования вы ни избрали, внутри каждого личного дела работника документы должны быть расположены в одном, определенном нормативными документами порядке.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, регламентирует следующую последовательность расположения документов при формировании личного дела:
При формировании личных дел отдельных категорий работников включаются дополнительно следующие документы:
Кроме того, в личные дела включаются документы, характеризующие деловые, общественнополитические, научные и личные качества работника:
Документы в личном деле располагаются в хронологической последовательности.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.
2. Гражданский процессуальный кодекс Республики Беларусь от 11 января 1999г. Минск Амалфея, 2003 – 320с.
3. Гражданский кодекс Республики Беларусь: с коммент. к разделам / Коммент. В.Ф. Чигира. - 3-е изд. - Мн., Амалфея, 2000. - 704с.
4. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года / Мн.: Амалфея 1999. – 240с.
5. В.Ф. Гапоненко, Ф. Н. Михайлов. Трудовое право, / М.: ЮНИТИ, 2002. – 463с.
6. Дмитрук В.Н. Трудовое право. / Учебное пособие. – Мн.: Амалфея, 2000.
7. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г. А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.
8. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В. И. / Мн.; Амалфея, 1999. - 592с.
9. Трудовое право / Под ред. О.В. Смирнова, учебник, изд. 3-е, перераб. и дополненное – М.: Издательская группа «Проспект», 2000. / 447с.