Основным нормативным актом, определяющим порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII "О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (в редакции от 20.06.2008 № 349-З). В соответствии со ст. 16 вышеназванного Закона при ликвидации государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, т.е. организаций Списка № 1 1, документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив.
Документы с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии выделяются к уничтожению. Документы временного хранения с неистекшими сроками хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. Под документами по личному составу имеются в виду:
1. приказы о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, персональных надбавках, компенсациях за совмещение, отпусках по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, длительных и зарубежных командировках работников;
2. личные карточки работников;
3. лицевые счета по зарплате работников;
4. личные дела работников;
5. акты о несчастных случаях на производстве;
6. алфавитные списки работников и другие документы с 75летним сроком хранения.
Если же ликвидируется организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, т.е. организация Списка № 2, тогда все ее документы передаются на хранение в архив вышестоящей организации.
В случае ликвидации организации негосударственной формы собственности документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются на хранение в районные и городские архивы, которые за последние годы созданы практически при всех районных и городских исполкомах нашей страны.
Документы постоянного хранения в организациях негосударственной формы собственности - это:
1. учредительные документы (Устав, положение об организации, свидетельство о государственной регистрации и др.);
2. протоколы собраний учредителей;
3. приказы по основной деятельности;
4. штатные расписания;
5. годовые бухгалтерские балансы (отчеты о финансовохозяйственной деятельности) и ликвидационный баланс;
6. годовые статистические отчеты;
7. переписка по основным вопросам деятельности.
Руководство упорядочением документов ликвидированных организаций осуществляет ликвидационная комиссия.
Документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственный архив на постоянное хранение в упорядоченном состоянии по описям.
На документы с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению, который вместе с описями также передается в государственный архив. Только после передачи документов на государственное хранение ликвидируемая организация получает из архива справку о том, что документы переданы на государственное хранение, после чего можно приступать к оформлению процедуры ликвидации организации.
В соответствии со ст. 56 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (в редакции от 17.12.2007 № 8), не только организации негосударственных форм собственности, но и индивидуальные предприниматели при прекращении своей деятельности обязательно должны сдавать документы по основной деятельности и личному составу в районные и городские архивы.
А теперь определимся с таким понятием как документы в упорядоченном состоянии. Это понятие означает, что документы, поступающие на государственное хранение, должны быть:
1. сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел организации;
2. переплетены;
3. оформлены в соответствии с архивными требованиями (пронумерованы, составлены заверительные надписи, в необходимых случаях составлены внутренние описи, оформлены реквизиты обложек дел);
4. на переплетенные и оформленные документы должны быть составлены сдаточные описи;
5. к описям составлена историкоархивная справка или предисловие.
Таким образом, первым этапом по подготовке документов ликвидированных организаций к передаче на государственное хранение является формирование дел строго в соответствии с номенклатурой дел.
В случае, если организация ликвидируется, а номенклатуры дел в организации никогда не было, необходимо провести тщательную экспертизу научной и практической ценности документов организации за все годы ее существования и сформировать дела, исходя из основных требований формирования дел, в частности, дело формируется из документов одного вида одного срока хранения за один календарный год. Исключение составляют личные дела и некоторые другие, связанные с рассмотрением одного вопроса в течение некоторого времени. В деле не должно быть копийных и дублетных экземпляров. Копии документов предусмотрены лишь в личных делах, а также допускается формирование учредительных документов в копийном варианте при отсутствии оригиналов.
Рассмотрим принципы формирования дел с документами постоянного хранения и по личному составу.
Приказы руководителя организации
В отдельные дела должны быть сформированы приказы по основной деятельности и по личному составу. Следует помнить, что речь идет о приказах по личному составу с 75-летним сроком хранения. Так как приказы в течение календарного года накапливаются в скоросшивателях или папках, следовательно, изначально они лежат в обратном порядке. При подготовке к переплету приказы необходимо разложить в пределах одного календарного года по регистрационным номерам, придерживаясь принципа "от меньшего номера к большему". Например, от приказа № 1 до приказа № 225 первым должен располагаться приказ № 1. Этот принцип можно сформулировать как "принцип книги". На первый взгляд, это слишком просто и необязательно об этом говорить, но на удивление часто встречается ошибка, как расположение документов при переплете.
Документы, которые явились основанием для приказов (докладные и объяснительные записки, информации, справки и т.д.), изымаются в отдельное дело. Приказ должен быть "одиноким". Вместе с приказами помещаются только документы, которые являются их приложениями или утверждаются ими.
Обязательно на стадии подготовки к переплету необходимо обратить внимание на правильность оформления приказов, наличие подписей и регистрационных номеров. Изымаются из дела проекты, копии, черновики.
Довольно часто встречается ситуация, когда приказы руководителя организации по основной деятельности и по личному составу формируются в одно дело, имеют единую валовую регистрацию, что особенно характерно для 90-х годов прошлого века. Разумеется, это неправильно. В данном случае при проведении экспертизы ценности документов не следует делить эти приказы на две группы и, соответственно, на два дела, так как нарушается порядок в нумерации. Целесообразно оставить их в одном деле так, как они формировались изначально. Это необходимо отразить в заголовке дела на обложке. Например:
Приказы директора предприятия
по основной деятельности
и личному составу
Если это организации из Списка № 1 или негосударственных форм собственности, тогда дело должно быть включено в годовой раздел описи дел постоянного хранения. Если это организация из Списка № 2, -- в годовой раздел описи дел по личному составу.
По всем вопросам, связанным с передачей документов на государственное хранение организации, следует обращаться в государственные архивы по месту регистрации организации.
В следующем номере мы расскажем вам о принципах формирования дела постоянного срока хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения.
Протоколы (коллегий, собраний учредителей, общих собраний коллектива, тендерных комиссий и т.д.)
Протоколы формируются в одном деле за один календарный год по принципу: от меньшего номера к большему. В случае, если документы к протоколам составляют небольшой объем, то целесообразно их размещать вместе с протоколами, к которым они относятся. Однако, если документов к протоколам много, например, к протоколам тендерных комиссий, тогда их следует формировать в отдельные дела, при необходимости - в нескольких томах.
К сожалению, понятия "мало документов" и "много документов" в нормативных актах по архивному делу не рассматриваются, поэтому при формировании дел уместно исходить из того общеизвестного требования, что количество листов в деле не должно превышать 250.
В каждом конкретном случае следует самим, исходя из целесообразности и объема документов, определять, как лучше сформировать дела с протоколами и документами к ним.
Переписка
В архив на государственное хранение передается переписка по основным вопросам деятельности.
При формировании дел с перепиской самой распространенной ошибкой является формирование отдельных дел "Входящая корреспонденция" и "Исходящая корреспонденция". Все письма должны быть сформированы в дело "Переписка..." по принципу: письмозапрос и к нему письмоответ. Внутри такого дела письма располагаются в хронологическом порядке по регистрационным номерам писемзапросов.
Бухгалтерские балансы и статистические отчеты, сметы и штатные расписания
Государственный архив принимает на постоянное хранение только годовые бухгалтерские балансы, отчеты о финансовохозяйственной деятельности организации, статистические отчеты по различным направлениям деятельности, штатные расписания и сметы расходов и доходов. Все перечисленные виды документов формируются по каждому виду документов в дела за один календарный год.
Лицевые счета по зарплате работников
Лицевые счета по зарплате работников располагаются в деле по алфавиту фамилий за один календарный год. В организациях с большой штатной численностью из лицевых счетов формируют несколько томов, сохраняя тот же алфавитный принцип, например, 1 том - на буквы А - В, 2 том - на буквы Г - Е и т.д.