Фактичною підставою цивільно-правової відповідальності є склад цивільного правопорушення, який включає наступні елементи протиправна поведінка особи; шкідливий результат такої поведінки; причинний зв'язок між протиправною поведінкою та шкідливим результатом; вина особи, яка заподіяла шкоду.
Протиправною поведінкою за загальним правилом вважається поведінка особи, що порушує вимоги закону або іншого нормативно-правового акту. Якщо говорити про протиправну поведінку у цивільно-правових відносинах, то необхідно мати на увазі, що протиправними будуть вважатись також і такі дії (чи бездіяльність), що порушують, умови договору.
Так п. 10 Статуту залізниць України встановлює, що залізниця несе відповідальність за збереження вантажу від часу його прийняття для перевезення і до моменту видачі одержувачу. У деяких випадках (особливо цінний вантаж) охорона вантажу під час перевезення може покладатись на відправника. Таким чином, протиправною поведінкою залізниці буде вважатись така поведінка, яка призвела до втрати чи пошкодження вантажу, що був прийнятий до перевезення. Така поведінка буде вважатися протиправною, тому що вона порушує вимоги закону (Цивільний кодекс України, Статут залізниць України), а також умови договору перевезення, за яким залізниця зобов'язується доставити ввірений їй вантаж та видати його одержувачу у належному стані. Протиправними будуть вважатися такі дії залізниці, як порушення правил навантаження, недотримання умов транспортування (температурний режим, строки, спосіб транспортування), незабезпечення або неналежне забезпечення охорони вантажу (якщо такий обов'язок покладається на залізницю) та інше.
Шкідливий результат є другою неодмінною умовою цивільної відповідальності. Шкода представляє собою втрату чи загибель, або зменшення цінності певного майна, що належить потерпілій особі. За загальним правилом шкода може бути як матеріальною (збитки), так і моральною.
Втрата вантажу - це не лише його загибель, фактичне знищення, а й неможливість для перевізника видати вантаж одержувачу у встановлений строк. У відповідності до Статуту залізниць вантаж вважається втраченим, якщо він не був виданий одержувачу на протязі 30 днів.
Часткова втрата чи нестача вантажу - це кількісне зменшення прийнятого до перевезення вантажу (зменшення ваги, міри, кількості у порівнянні з даними, що вказані у накладній). Пошкодження вантажу - це таке якісна зміна вантажу, яка викликає зменшення його цінності у вигляді неможливості або зменшення ефективності використання вантажу за призначенням.
Наступною необхідною умовою цивільної відповідальності залізниці за втрату чи пошкодження вантажу є причинний зв'язок між протиправною поведінкою та заподіяною шкодою. Іншими словами, щоб залізницю притягти до відповідальності, необхідно довести, що саме її протиправні дії призвели до втрати чи пошкодження вантажу. Наявність причинного зв'язку обов'язкова. Транспортне законодавство встановлює, що перевізник не відповідає за втрату чи пошкодження вантажу, які сталися не через його протиправні дії.
І остання умова цивільної відповідальності - це вина того, хто заподіює шкоду. Вина у цивільному праві (як до речі і в інших галузях права) визначається як психічне ставлення особи до своєї протиправної поведінки. Тобто, той, хто заподіював шкоду знав, або повинен був знати, що його дії порушують вимоги закону чи умови договору та можуть привести до збитків у інших осіб. У цивільному праві, на відміну від права кримінального чи адміністративного, діє презумпція вини. Іншими словами, особа, на яку покладається цивільна відповідальність, повинна сама довести, що заподіяні збитки сталися з незалежних від неї причин. Так, ст.113 Статуту залізниць України встановлює, що за незбереження (втрату, нестачу, псування, пошкодження) прийнятого до перевезення вантажу, багажу, вантажобагажу, залізниці несуть відповідальність у розмірі фактично заподіяної шкоди, якщо не доведуть, що втрата, нестача, псування або пошкодження виникли з незалежних від них причин. Таким чином залізниця повинна відшкодувати збитки лише у тому випадку, якщо саме її винні протиправні дії привели до збитків у власника вантажу.
Основні положення відповідальності регулюються заключним розділом Статуту 1998 р. "Відповідальність залізниці, відправників вантажу, вантажоодержувачів і пасажирів. Акти, претензії і позови" (ст.ст. 105-137). Згідно з ст. 105 суб'єкти договору залізничного перевезення несуть обмежену майнову відповідальність "у межах і розмірах, передбачених цим Статутом і окремими договорами". Це положення суперечить ст. 6 Закону "Про транспорт", де говориться про "рівну і повну відповідальність". Статті 118, 120, 122 СЗУ 1998 р. передбачають не тільки повну, а й підвищену відповідальність для відправників вантажу. Так, відповідно до ст. 118 СЗУ з відправника стягуються заподіяні дорозі збитки і витрати (повна відповідальність), а поверх того — штраф у розмірі 50-кратної провізної плати за всю відстань перевезення. Повна відповідальність відправника передбачена і ст. 120 СЗУ за затримку вагонів і контейнерів через непредставлення до накладної документів, необхідних для виконання митних, санітарних та інших адміністративних правил, або неналежне їх оформлення. Разом з тим у СЗУ 1998 р. об'єктивно вирішене питання відповідальності за невиконання планів перевезень (ст.ст. 106-109). Це адекватна, збалансована відповідальність сторін як за розмірами штрафу, так і за умовами звільнення сторін від штрафу: за вантажі, плановані в тонах і вагонах, — 5 відсотків ставки за користування вагонами і по дві добові ставки при плануванні тільки у вагонах (контейнерах). Обидві сторони звільняються від цієї відповідальності у випадку стихійних лих, аварій з припиненням виробництва продукції, що відвантажується, не менше трьох діб, обмежень перевезень, передбачених ст. 29 Статуту. Дорога звільняється у випадках: затримки відправником вагонів під розвантаженням, неплатоспроможності відправника, виконання відправником плану власними вагонами, недовантаження відправником вагонів, поданих у меншій кількості, ніж було заплановано. Крім того, відправник звільняється від відповідальності частково (на третину), якщо відмовиться від вагонів не менш ніж за дві доби до дня відвантаження.
Дорога звільняється від відповідальності за втрату вантажу і за наявності її вини, якщо сума відшкодування становить "менше однієї мінімальної заробітної плати за кожною накладної" (ст. 132 Статуту). Така редакція не дозволяє об'єднати "дрібні" претензії сторін і до того ж визначає динамічне підвищення бар'єру безвідповідальності з 165 гривень у даний час до 300-400 гривень у майбутньому.
Надійніше захищені права вантажовласників ст. 113 СЗУ, відповідно до якої тягар доведення відсутності вини у втраті, нестачі, псуванні, пошкодженні вантажу покладено на дорогу в усіх випадках. Крім того, вантажоодержувач має право вимагати від дороги перевірки за вагою будь-яких вагонів без зовнішніх ознак втрати в дорозі, але не більше 10 відсотків прибулих одним під'їздом (не менше двох вагонів).
Дорога відшкодовує фактичні, тобто тільки прямі збитки від повної чи часткової втрати вантажу з її вині. Поряд зі збитками дорога відшкодовує провізну плату, якщо вона не була включена у вартість втраченого вантажу. Вартість вантажу визначається на підставі рахунків або інших документів, що підтверджують кількість і вартість відправленого вантажу. Сума відшкодування зменшується на норму граничної розбіжності в показаннях ваг і природного збитку (ст.ст. 114, 115 СЗУ). Особливе занепокоєння викликають положення ч. 5 ст. 114 Статуту, якою обумовлено, що витрати і збитки, не передбачені договором перевезення і Статутом, відшкодуванню не підлягають. Дане положення має застосовуватися судовими органами з урахуванням ст. 4 ГПК, внаслідок якої нормативно-правові акти, що суперечать законодавству, не застосовуються.
У частині, не пов'язаної з договором перевезення, дорога несе повну майнову відповідальність.
Всі обставини, що є підставою відповідальності дороги і вантажовласників під час залізничного перевезення, посвідчуються комерційними актами чи актами загальної форми, що складаються станціями доріг за формою, встановленою додатком 1 до Правил складання актів. Дорога зобов'язана складати ці акти за власною ініціативою або за вимогою вантажовласників, коли виявляються відповідні обставини (ст. 129 СЗУ). Обов'язок складання комерційного акта виникає в залізниці лише у випадках, коли вона згідно з ст. 52 Статуту зобов'язана перевірити масу, кількість місць і стан вантажу. Правила видачі вантажів (п.п. 18, 23, 24 припускають, що одержувач не має права вимагати від дороги проведення перевірки і складання комерційного акта після початку розвантаження, яке здійснюється в місцях загального користування; коли одержувач почав розвантаження без представника станції; у разі видачі швидкопсувних вантажів, що прибули в справних вагонах без порушення граничного строку перевезення і режиму обслуговування. Відповідно до п. 12 Правил видачі вантажів комерційний акт про пошкодження тари не складається у разі відсутності пошкодження вантажу.
У разі, якщо начальник станції необґрунтовано відмовився скласти комерційний акт чи акт загальної форми, вантажоодержувач має право оскаржити таку відмову в порядку, передбаченому п. 16 Правил складання актів, здійснити приймання вантажу відповідно до Інструкцій про порядок приймання продукції за якістю і за кількістю. У разі дотримання порядку оскарження відмови в складанні зазначених актів вантажоодержувач має право звернутися до залізниці з претензією, до якої необхідно додати докази оскарження дій начальника станції дороги та акти приймання вантажу. В разі, коли начальник дирекції залізничних перевезень визнав обґрунтованою заяву вантажоодержувача про безпідставну відмову начальника станції скласти і видати комерційний акт, з відправника вантажу за весь період затримки складання і видачі комерційного акта плата за збереження вантажу і користування вагонами не стягується.