До основних повноважень державного реєстратора відносяться:
· проведення державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;
· проведення резервування найменувань юридичних осіб;
· передача органам статистики, державної податкової служби, Пенсійного фонду України та фондів соціального страхування повідомлень та відомостей з реєстраційних карток про вчинення реєстраційних дій, які передбачені Законом, у тому числі щодо створення або ліквідації відокремлених підрозділів юридичних осіб;
· формування, ведення та забезпечення зберігання реєстраційних справ;
· здійснення оформлення та видачі свідоцтв про державну реєстрацію, а також їх заміни;
· оформлення та видача виписок, довідок з Єдиного державного реєстру;
· проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичних осіб та державної реєстрації зміни імені або місця проживання фізичних осіб-підприємців;
· проведення державної реєстрації припинення юридичних осіб та державної реєстрації припинення підприємницької діяльності і фізичними особами-підприємцями;
· звернення до суду із заявою про зміну мети установи у встановленому законом порядку.
Державний реєстратор призначається на посаду та звільняється з посади міським головою міста обласного значення або головою районної, районної у містах Києві та Севастополі державної адміністрації за погодженням із спеціально уповноваженим органом з питань державної реєстрації.
На посаду державного реєстратора призначається особа з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста та стажем роботи за фахом на державній: службі не менше одного року, або стажем роботи в інших сферах управління не менше трьох років. Державний реєстратор має посвідчення державного реєстратора та власну і печатку. І Державний реєстратор після внесення до Єдиного державного реєстру запису про проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи-підприємця зобов'язаний і сформувати реєстраційну справу. В такій справі згідно Закону зберігатимуться практично всі документи таких осіб протягом строку їх державної реєстрації. Виїмка документів з реєстраційних справ здійснюється лише за вмотивованою постановою слідчого відповідно до закону. Витребування документів з реєстраційних справ здійснюється на підставі судового рішення.
Але слід зазначити, що такі дії не є підставою для відмови державного реєстратора в проведенні реєстраційних дій. передбачених Законом, окрім випадку отримання відповідного і судового рішення. Здати припинення юридичної особи або внесення до Єдиного державного реєстру запису про припинення підприємницької діяльності фізичною особою-підприємцем реєстраційна справа повинна зберігатися у державного реєстратора протягом трьох років.
Невизначеним питанням залишається проведення державної реєстрації у випадку тимчасової відсутності державного реєстратора - хвороба, відпустка, вагітність тощо, оскільки Законом не передбачено тимчасове виконання обов'язків державного реєстратора чи то передача останнім своїх повноважень іншій особі[24].
Єдиний державний реєстр створюється і ведеться спеціально уповноваженим органом з питань державної реєстрації, який є його розпорядником та адміністратором, та є об'єктом права державної власності.
В Єдиному державному реєстрі, окрім іншого, містяться такі відомості щодо підприємства, яке реєструється:
- повне найменування та скорочене у разі його наявності;
- ідентифікаційний код;
- форма власності;
- організаційно-правова форма;
- місцезнаходження;
- перелік засновників у тому числі ім'я, місце проживання, ідентифікаційний номер фізичної особи — платника податків, якщо засновник фізична особа; найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код, якщо засновник юридична особа (як бути з номерами/кодами коли засновник фізична чи юридична особа є нерезидентом Закон не дає відповідь на це питання);
- основні види діяльності;
- прізвище, ім'я та по батькові осіб, які мають право вчиняти юридичні дії піл імені юридичної особи без довіреності, у тому числі підписувати договори. їх ідентифікаційні номери фізичних осіб - платників податків[25];
- дані про наявність обмежень щодо представництва від імені підприємства;
- дані про розмір статутного фонду, а також розмір сплаченого статутного фонду на дату проведення державної реєстрації та дата закінчення його формування;
- дата та номер запису про проведення державної реєстрації підприємства, дати та номери записів про внесення змін до нього;
- дані про установчі документи, дати та номери записів про внесення змін до них;
- дата та номер запису про державну реєстрацію припинення юридичної особи, підстава для його внесення.
Цікавим видається так званий порядок „підтвердження” юридичною особою свого статусу. Так, у частині 7 статті 19 Закону зазначено, не пізніше тринадцяти місяців з дня подачі (надіслання рекомендованим листом) останньої реєстраційної картки, що містить відомості про юридичну особу, юридична особа зобов’язана подати (надіслати рекомендованим листом) державному реєстратору реєстраційну картку встановленого зразка про підтвердження відомостей про юридичну особу.
Відомості з Єдиного державного реєстру є відкритими і загальнодоступними, за винятком ідентифікаційних номерів фізичних осіб — платників податків. Такі відомості у строк, що не перевищує 5 днів з дати надходження запиту
Оскільки більшість документів, що подаються на державну реєстрацію підприємств, проходять через нотаріусів, необхідно знати вимоги Закону щодо порядку оформлення цих документів, які встановлено статтею 8 Закону.
По-перше, усі документи, які відповідно до вимог Закону подаються (надсилаються рекомендованим листом) державному реєстратору, повинні бути викладені державною мовою. Невизначеним залишається питання подання документів з відповідними перекладами, наприклад, коли засновники-іноземці підписали оригінали установчих документів на рідній мові за межами України та було здійснено переклад з іноземної мови на українську мову[26]. Тобто Закон не дає відповіді на запитання - є можливість такого оформлення документів, чи необхідно в обов'язковому порядку підписувати установчі документи на українській мові з одночасним перекладом (усним чи письмовим) на рідну мову іноземців?
Для реєстрації необхідно подати реєстраційну картку - документ встановленого зразка (форма також поки не затверджена), який підтверджує волевиявлення особи щодо внесення відповідних записів до Єдиного державного реєстру. Реєстраційна картка заповнюється машинодруком або від руки друкованими літерами. Якщо документи надсилаються державному реєстратору рекомендованим листом, підпис заявника, згідно ч. 2 ст. 8 Закону, на реєстраційній картці (заяві, повідомленні) повинен бути нотаріально посвідчений.
Як відомо, раніше старою Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України було встановлено, що використання спеціальних бланків нотаріальних документів при засвідчення справжності підпису громадян було необхідно лише при такому засвідченні підписів на заявах(в інших випадках - використання бланків проводилось за бажанням осіб). Нова Інструкція такого використання бланків не передбачає, оскільки в частині 4 пункту 5 Інструкції чітко визначено, які документи викладаються на спеціальних бланках[27]. Під час засвідчення підписів використання бланків не передбачено. Крім того у частині 9 цього ж пункту Інструкції сказано, в яких випадках бланки не використовуються. А в останній частині цього пункту Інструкції зазначено, що «на прохання зацікавлених осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні нотаріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим».
Серед нотаріальної спільноти наразі існує думка, що при засвідченні підписів на заявах чи інших документах необхідно використовувати спеціальні бланки в тому разі, коли документ не залишається у справах нотаріуса[28]. Коли ж засвідчується, наприклад, справжність підпису другого з подружжя на заяві про дачу ним згоди на посвідчення договору (заява залишається у справах нотаріуса) - можливо бланки не використовувати. Хоча виходячи із змісту нової Інструкції використовувати бланки при засвідченні справжності підписів взагалі не потрібно (тільки за бажанням осіб).
Установчі документи (установчий акт, статут або засновницький договір, положення) юридичної особи повинні містити відомості, передбачені законом. Зокрема, вимоги щодо змісту установчих документів суб'єкта господарювання містяться у статті 57 Господарського кодексу України.
Установчі документи юридичної особи, а також зміни до них, викладаються письмово, прошиваються, пронумеровуються та підписуються засновниками (учасниками), якщо законом не встановлено інший порядок їх затвердження.
Підписи засновників (учасників) на Установчих документах повинні бути нотаріально засвідчені. Це означає, що на відміну від порядку державної реєстрації, встановленого Постановою № 740, коли справжність підписів на установчих документах необхідно було засвідчувати тільки у випадках, коли це стосувалося фізичних осіб, тепер підписи будь-яких засновників, як Фізичних, так і юридичних, на установчих документах повинні бути нотаріально засвідчені. В передбачених законом випадках установчі документи повинні бути погоджені з відповідними органами державної влади.