3. Основные компоненты ERP-систем.
Системы планирования ресурсов предприятий могут обеспечивать большое разнообразие функциональности, используя компоненты, которые часто называются "модулями".
В качестве примера приведем список основных компонентов системы SAP R/3:
АА (asset accounting - учет основных средств) , отвечающий за информацию относительно износа, страхования, основных фондов и т. д.
СО (controlling - управление) , включающий блоки "Учет центров затрат", "Управление себестоимостью" и "Функционально-стоимостной анализ" (activity-based costing, ABC).
FA (financial accounting - финансы) , включающий блоки "Главная книга", "Дебиторская задолженность", "Кредиторская задолженность" и "Консолидация в соответствии с законодательством" (legal consolidations).
HR (human resources - кадры) , включающий блоки "Управление персоналом" и "Планирование и развитие".
MM (materials management - управление материалами) , включающий блоки "Управление запасами", "Контроль счетов-фактур", "Управление складами".
РМ (plant maintenance - обслуживание предприятия) , включающий блоки "Производственные и технические объекты", "Профилактическое обслуживание", "Управление техническим обслуживанием", "Управление заказами на техническое обслуживание".
РР (production planning - производственное планирование) , включающий блоки "Операционное планирование и планирование продаж", "Материальное планирование" и "Планирование мощностей".
PS (project system - проектная система) , который включает блоки "Управление проектами" и "Управление бюджетом".
QM (quality management - управление качеством) , включающий блоки "Сертификаты качества", "Инспектирование", "Средства планирования" и "Уведомление о качестве".
SD (sales and distribution - продажи и дистрибуция) .
Кроме того, в системе существуют так называемые "общие" (cross-application) модули, которые могут быть использованы в системе R/3 повсеместно. Среди них - SAP business workflow (поддержка рабочих процессов) и SAP office (поддержка офисной работы).
4. Модели, объекты и процессы ERP-систем
Понятия модель, объект и процесс (МОП) являются ключевыми в структуре любой ERP-системы. Процесс конфигурирования ERP-системы состоит в выборе и отражении в системе моделей, объектов и процессов, используемых организацией.
Модели
В ERP-системах заложено несколько моделей, таких как, например, модель организационных структур в системе SAP R/3 (рис. 1). Эти модели - отображение реального мира в системе, и их качество важно для отражения реальности. Например, модель организационных структур позволяет фиксировать информацию вплоть до буферного накопителя. И информация может быть объединена, начиная с буфера памяти, до уровня корпоративной группы.
Такие возможности дают не только пользу, но и требуют затрат. С одной стороны, они могут обеспечить системе определенный уровень детализации организации, необходимый для моделирования фирмы. С другой стороны, если модель фирмы меняется, она должна быть изменена и в системе. В результате, если модели меняются часто, это обходится довольно дорого.
Существуют определенные предположения, касающиеся тех основных моделей, которые должны быть адаптированы при внедрении. Например, как указано, организационная модель системы R/3 потребовала от компании Microsoft описать каждое подразделение для целей моделирования оценки либо как центр затрат, либо как центр прибыли. К сожалению, это представление отличалось от существующей организационной модели, и Microsoft пришлось приспосабливаться к модели.
Объекты
Объект можно определить как интерфейс между "внутренней" средой - содержанием и организацией с амого объекта - и "внешней" средой - окружением, в котором он функционирует. Внутренняя среда - это компьютерная программа, а внешняя - это мир, в котором функционирует система.
Объекты предприятия - пища для информационных процессов. Например, под таким объектом предприятия, как "документ", обычно понимается счет. Кроме того, объектами также являются реализации моделей (в форме перечня счетов, списков производителей, списков продукции и т. д.). Объекты предприятия известные как документы генерируются системами в качестве выходных данных (например, счета) или используются ими в качестве входных данных (заказы клиентов). Объекты предприятия, являющиеся реализациями моделей (например, списки производителей), обеспечивают структуру производственных систем.
Процессы
Процессы - это потоки деятельности и информации, необходимые для выполнения определенной задачи или группы задач. Обычно организации должны выбирать процессы, соответствующие их потребностям, из набора процессов, содержащихся в ERP-системе. Поскольку, в принципе, существует множество способов выполнения задачи или групп задач, каждый из процессов не является единственно возможным. А так как они не являются единственно возможными, ожидается, что одни процессы будут работать лучше, чем другие. В рамках ERP-систем существуют многочисленные процессы, охватывающие несколько функций.
На рисунке 2 изображен процесс управления заказами SAP. Этот процесс отображается в многочисленных модулях SAP, интегрированных между собой. В традиционной функционально-ориентированной системе, напротив, существовало бы, по меньшей мере, четыре различные системы (товарооборот и распределение, производственное планирование, управление материалами и финансы), которые не были бы интегрированы. И обмен информацией между ними производился бы вручную, если бы вообще производился.
Внедрение процессов системами планирования ресурсов предприятий, в конечном счете, требует многих решений, которые обычно принимаются группой внедрения. Среди этих решений такие, как, например, кому выдать кредит и кому отказать, или, когда предложить скидки и кто их должен получить.
До внедрения ERP-систем фирмы в целом не использовали общие и глобальные модели, объекты и процессы (МОПы). Однако внедрение ERP-систем обычно требует общих МОПов по нескольким причинам: требования системы, обслуживание клиентов, управление процессами, общекорпоративная БД, создание ценности и снижение расходов.
Обычно компании создают набор стандартов, выбирая из существующих у них МОПов (найденных в различных подразделениях), лучших практик, предоставленных консультантами и ERP-системой, а также используя смешанные подходы. К сожалению, чаще всего не понятно, какой набор объектов и стандартов должен быть принят, особенно из-за того, что при любом выборе одни подразделения получат большую выгоду, чем другие. Стандартизация МОПов может быть довольно широкой, а подразделениям может быть разрешено выбрать только около 1% МОПов.
5. Ввод данных в ERP-системах.
Системы планирования ресурсов предприятий зачастую приводят к реинжинирингу организационных процессов. Например, во многих традиционных системах данные собираются на погрузочной площадке, обрабатываются бухгалтерами и затем вводятся в систему. Однако ERP-системы разработаны таким образом, что они могут использоваться с момента создания данных, иногда прямо при выполнении операций. В результате такого реинжиниринга происходят большие изменения в процессах, затрагивающие следующие вопросы: кто собирает данные, как они собираются (фактически, собирается больше данных, минуя оформление на бумаге, и они вводятся непосредственно в компьютерную среду), сбор данных на месте их создания, замена бухгалтеров людьми, собирающими информацию при осуществлении операций, и изменения, при которых данные генерируются так, чтобы акцентировать внимание на процессе.
Каждое из этих системных изменений может иметь большое влияние на сбор данных (например, кто вводит данные, где осуществляется ввод данных, и как часто вводятся собранные данные), и это в конечном итоге влияет на качество данных. Как результат, изменения во вводе данных, осуществленные в процессе реинжиниринга, могут влиять на соответствующие затраты при внедрении ERP-системы и выгоды от него.
Оценка выгод зачастую более трудная задача, чем оценка затрат, - возможно, потому что выгоды еще не актуализированы и зачастую являются менее прямыми. Таким образом, чтобы понять вклад выгод, необходимо идентифицировать преимущества, которые ассоциируются с системными изменениями.
С одной стороны, затраты на внедрение, зачастую, можно определить сразу. Но даже в этом случае существуют некоторые затраты, которые трудно измерить. Например, изменения в процедурах ввода данных могут породить недовольство со стороны пользователей. Так как недовольство пользователей может повлиять на стоимость внедрения и потенциальный успех внедрения ERP-системы, важно определить возникающие факторы, которые могут вызвать недовольство пользователей и разработать модель, которая поможет понять последствия, вызванные сложностями внедрения, возникающими из-за ввода данных.
Реинжиниринг, осуществляемый при внедрении ERP-систем, в конечном итоге приводит к изменениям того, сколько раз, как, где и когда собираются данные. Хотя каждое из изменений может принести определенные выгоды, изменения могут также привести и к недовольству пользователей. В конечном итоге нужно взвесить преимущества от изменений и недовольство пользователей, и могут понадобиться дополнительные усилия для уменьшения недовольства пользователей.
Традиционные системы могут обеспечить фактически более эффективный сбор определенных наборов данных. Например, для информации, которую можно собрать в традиционной системе в одном окне, в ERP-системе понадобится от трех до шести окон. Это обеспечило базис для модели трудностей внедрения, сравнивающей традиционные и ERP-системы как по количеству необходимых окон, так и в свете числа операций ввода. По мере того, как эти факторы возрастают, сложность внедрения растет.