Создание учебной базы данных Телефонный справочник в Access 97 (стр. 2 из 4)

Для поля Телефон поставим ключ и зададим Маску ввода “90\-00\-00”.

Далее закройте конструктор, в появившемся запросе “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” выберете Да и сохраните таблицу под именем «Справочник».

Таким же образом создадим вторую взаимосвязанную таблицу. В ней будут храниться личные данные абонентов. Зададим для нее следующие поля:

Имя поля	Тип данных
Телефон	Числовой
Номер паспорта	Числовой
Дата рождения	Дата/Время
Место рождения	Текстовый
Образование	Текстовый
Место работы	Текстовый
Должность	Текстовый

Для поля телефон опять же поставим ключ и зададим туже маску ввода. И сохраним таблицу под именем «Личные данные».

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Для этого выберем пункт меню Сервис – Схема данных. Добавим наши таблицы «Справочник» и «Личные данные». Свяжем эти таблицы по полю «Телефон», для этого перетащим, удерживая левую кнопку мыши, поле Телефон из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку Создать и у нас появиться связь между таблицами один к одному.

5. Создание формы «Сведения об абонентах»

Для облегчения работы с данными используют формы.

Перейдите на вкладку Формы и нажмите кнопку Создать, в открывшемся меню выберете Автоформа: в столбец и в качестве источника данных таблицу «Сведения». Появиться исходная форма, которая включает все поля из таблицы «Сведения».

Следующим шагом является размещение элементов управления в логическом порядке. Перейдите в режим конструктора. Для начала изменим размеры формы, раздвинув границы до “разумных пределов”. На панели инструментов нажмите кнопку Панель элементов, после этого она будет помещена у вас на экране.

· нажмите на Панели элементов кнопку Надпись;

· после этого щелкните в заголовке форме и введите надпись Данные об абоненте;

· после этого с помощью пиктограмм Панели инструментов измените цвет надписи на темно синий, размер шрифта – 14, и выделите ее жирным шрифтом;

· теперь щелкните на Панели элементов Прямоугольник и разместите его на форме, задайте нужные размеры. Щелкните пункт меню Вид – Свойства, в появившемся меню перейдите на вкладку Макет и задайте свойство Оформление – приподнятое. При необходимости можете изменить цвет фона;

· объедините текстовые окна (в которых пользователь будет вводить текстовые данные) и поместите их в этот прямоугольник;

· изменить цвет и шрифт этих текстовых окон.

Подробнее смотрите в пункте Приложение.

Теперь создадим кнопки на форме для перемещения по записям. Создадим кнопку Следующая запись с помощью Мастера.

1. откроем форму в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. в появившемся меню выберем категорию Переходы по записям и действие Следующая запись, нажмем кнопку Далее;

4. в этом окне ставим флажок в меню Текст и пишем Следующая запись (эта надпись будет отображаться на кнопке), и жмем кнопку Готово;

5. с помощью пиктограмм на панели инструментов можно изменить цвет и размер надписи на кнопке.

Аналогично создаются кнопки Предыдущая запись и Добавить новую запись. Их можно разместить в любом месте формы, но в нашем случае поместим их внизу формы.

Теперь установим некоторые свойства для формы. Выберем пункт меню Вид – Свойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма). Во-первых, установим порядок фильтрации для записей таблицы сведения. Для этого перейдем на вкладку Данные, в пункте Применение фильтров поставим да, а затем в пункте Порядок сортировки запишем Справочник.Фамилия. Теперь при открытии этой формы записи будут сортироваться в порядке возрастания фамилий.

Во-вторых, сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагается над другими окнами Microsoft Access.). В режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. Введите значение Да в ячейку свойства Всплывающее окно.В ячейке свойства Тип границы выберите Тонкая, если следует запретить изменение размеров формы; в противном случае перейдите к следующему шагу. Если задано значение Тонкая, всплывающую форму можно перемещать, но нельзя изменять ее размеры.

В-третьих, уберем полосы прокрутки и кнопки размеров окна. Для этого в режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. В ячейку полосы прокрутки поставим отсутствуют и в ячейку кнопки размеров окна введем значение отсутствуют.

Еще сделаем кнопку для закрытия формы.

1. откроем форму в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. в появившемся окне выберем категорию Работа с формой и действие Закрытие формы, нажмем кнопку Далее;

4. ставим флажок в пункт Рисунок – Выход и жмем кнопку Готово.

Создание кнопки для обновления данных в форме.

При работе с базой данных в сети создание кнопки, обновляющей данные формы, позволяет просмотреть последнюю версию существующих записей. Чтобы отобразить все обновленные записи, включая новые, можно перезапросить записи.

1. Откройте форму в режиме конструктора.

2. Нажмите кнопку Мастера на панели элементов, если она еще не нажата.

3. Нажмите кнопку Кнопка на панели элементов.

4. Выберите в форме место, в которое помещается верхний левый угол кнопки.

5. В первом окне диалога мастера выберите Работа с формой в списке Категории, а затем выберите тип кнопки в списке Действия.

6. Выполняйте инструкции, выводящиеся в окнах диалога мастера. Для того чтобы отобразить форму с созданной кнопкой в режиме конструктора, нажмите в последнем окне диалога кнопку Готово.

Можно так же сделать кнопку поиска в поле записи с помощью стандартных средств Access:

1. откроем форму в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. выбираем категорию Переходы по записям – Найти запись и нажимаем кнопку Далее;

4. ставим флажок Текст – Поиск записи и жмем кнопку Готово.

Эта форма будет модернизирована в дальнейшем. А пока закроем ее и сохраним под именем «Сведения об абонентах».

6. Создание формы «Личные данные»

Таким же образом можно сделать форму «Личные данные», используя данные из таблицы «Личные данные». Но в этом случае не нужно делать кнопки перехода по записям, т.к. эта форма будет использоваться для ввода (вывода) информации о соответствующем абоненте формы «Сведения об абонентах». Эти две формы будут связаны по ключевому полю «Телефон».

На форме мы разместим все поля из таблицы «Личные данные», а из кнопок нам здесь понадобится только кнопка закрытия формы. И опять же сделаем эту форму всплывающей.

7. Создание кнопки, связывающей формы «Сведения об абонентах» и «Личные данные»

Для того чтобы облегчить заполнение формы «Личные данные», мы создадим кнопку на форме «Сведения об абонентах» при нажатие на которую всплывает форма «Личные данные» в которую и вводятся сведения о соответствующем абоненте.

Поступаем следующим образом:

1. откроем форму «Сведения об абонентах» в режиме Конструктор;

2. на Панели элементов выделим объект Кнопка и перетащим его на форму;

3. в появившемся меню выбираем категорию Работа с формой – Открытие формы нажимаем кнопку Далее;

4. выбираем форму «Личные данные» и нажимаем Далее;

5. ставим флажок в пункт Открыть форму для отобранных записей и нажимаем Далее;

6. выбираем и из формы «Сведения об абонентах» и из формы «Личные данные» поле «Телефон», нажимаем сначала на стрелку <-> , а потом на кнопку Далее;

7. ставим флажок в пункт текст, надпись Личные данные и жмем Готово.

Теперь при нажатии на эту кнопку будет появляться форма «Личные данные» для соответствующего абонента.

8. Создание запросов

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.