Формирование библиотечного фонда — процесс сложный в структурном отношении. От качества формирования библиотечного фонда в огромной мере зависит эффективность его использования и полнота удовлетворения запросов читателей.
Библиотечный фонд сформирован правильно, если его основные характеристики соответствуют задачам библиотеки, частью которой он является, и информационным потребностям пользующихся им абонентов. Достижение такого соответствия является целью ФБФ.
Для того чтобы привести библиотечный фонд в состояние, при котором он будет способен выполнять свои функции и обладать присущими ему свойствами, необходимо проделать немалую работу, которая включает в себя ряд основных этапов: моделирование, комплектование, организация, управление.
Технологически ФБФ начинается с определения идеального образа фонда, или его модели. Моделирование — воспроизведение или установление с помощью моделей свойств и других характеристик библиотечного фонда для их исследования и прогнозирования развития. Моделирование позволяет создать образ фонда и. выявить наиболее рациональный способ его формирования.
Технологический процесс моделирования направлен на создание образа фонда, воспроизводящего его строение с целью изучения, экспериментирования, прогнозирования и оптимизации его состава. Целью технологического процесса моделирования является определение границ фонда, его характеристик, параметров, касающегося его величины, экземплярности и наименования документов, оптимальных для данного фонда в данных условиях.
Различают две основные классификации модели. По решаемым задачам выделяются:
- идеальная модель (модель – образец, оптимальная или прогностическая модель), отражающая желаемое состояние фонда и служащее эталоном для его формирования.
- реальная модель (модель-копия), отражающая нынешнее состояние фонда. Здесь моделью являются библиотечные каталоги, фотомодели фонда. Примером реальной модели может служить систематический каталог, используемый детскими библиотеками не только для ориентировки в составе фонда, но и для его изучения.
Другим основанием для выделения моделей служит форма представления документального фонда. По этому основанию выделяют четыре вида моделей: описательная (вербальная), структурная (тематико-типологическая), математическая, библиографическая. Все эти виды моделей характерны для детских библиотек.
Описательная модель представляет собой словесное (письменное или устное) описание целей и задач, состава фонда, его границ и характера наполнения. Образцом описательной модели могут служить методические пособия, составляемые научно-методическим центром для библиотек разных видов, в том числе и детских.
Структурная или тематико-типологическая модель иллюстрирует внутреннее устройство фонда, его состав и организацию. Она создаёт образ фонда по таким его параметрам как тематика, тип, вид документов, примерная экземплярность, языковой состав, возможности координированного комплектования и другие параметры в зависимости от величины, состава фонда и задач его планирования.
Математическая модель призвана дать количественное представление о фонде в целом и отдельных его частях в абсолютных и относительных его показателях нормативных коэффициентов. Математическая модель описывает желаемый объём фонда, количественное соотношение между частями фонда, количественное развитие фонда. Разработка этой модели обеспечивает научное познание состава, использования, динамики БФ с целью повышения его соответствия задачам библиотеки, ИП абонентов, эффективности его использования.
Библиографическая модель представляет собой списки конкретных документов, которые должны быть в фонде данной библиотеки. Примером данной модели являются: 1) библиографические модели ядра фонда библиотеки, т.е. список (картотека) основных, наиболее ценных, классических документов, которые соответствуют профилю детской библиотеки; 2) перспективная библиографическая модель, т.е. список документов, ориентированный на восполнение лакун в существующем фонде, в виде картотеки дезидерат.
Эти виды моделей характерны для разных типов и видов библиотек, в том числе и детских.
В теории фондоведения этап моделирования описывается в несколько технологических процессов. Вначале собирают и анализируют информацию о составе и величине существующего фонда, стоящих перед ним задач, степени его использования, полноте удовлетворении ИП. Затем выделяются тенденции развития фонда, рассчитывают его желательные параметры и фиксируют это в описательной модели, которая может представлять собой самостоятельный документ либо быть частью более общего документа, например, структурной модели БФ. Третий процесс – составление проекта математической, структурной или иной модели БФ. Проект обсуждается советом библиотеки, после утверждается руководителем учреждения, после чего становится официальным действующим управленческим документом.
Следующий этап – комплектование. Комплектование — процесс наполнения фонда документами, его постоянного обновления. Комплектование включает в себя:
первичный отбор — отбор во внешнем потоке необходимых для приобретения документов для создания и пополнения фонда, отвечающих по своему содержанию и видам требованиям научной и художественной ценности и задачам, которые решает каждая конкретная библиотека в работе с читателями;
вторичный отбор — отбор, осуществляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и использования с целью докомплектования и освобождения от непрофильных и устаревших документов.
Общая методика комплектования БФ состоит из ряда последовательных специфических процессов, проводимых по учитывающей двойственный характер процесса технологии. Эти процессы делятся: на обеспечивающие пополнение фонда и направленные на его очищение и доукомплектование. Каждому типу процессов присущи свои задачи.
Процессы, обеспечивающие пополнение фонда. Текущее комплектование.
1. Изучение внешних информационных потоков для выявления и первичного отбора документов в фонд библиотеки. Изучение системы учреждений распространения документов.
2. Первичный отбор документов.
3. Предварительный заказ отобранных документов для приобретения.
4. Плановое приобретение документов, использование системы снабжения библиотек документами.
5. Контроль текущего комплектования фонда. Приём новых документов.
Операции, обеспечивающие очищение фонда, ликвидацию пробелов в нём, дополнительное комплектование.
1. Изучение фонда библиотеки для выявления пробелов (лакун) и неиспользуемых читателями документов.
2. Вторичный отбор документов.
3. Составление списков исключаемых документов и картотеки доукомплектования фонда.
4. Исключение из фонда ненужных документов.
5. Приобретение документов путём доукомплектования фонда. Контроль дополнительного комплектования.
Отметим две особенности общей методики. С одной стороны, операции, обеспечивающие текущее пополнение фонда, осуществляются вне библиотеки – работа ведётся с внешним документным потоком, а операции второй группы реализуются на базе уже сформированного фонда. Этим обусловлены особенности каждой из, казалось бы, родственных операций. С другой стороны, общая методика приобретает специфику при комплектовании (в обеих группах операций) отдельных тематических, типологических, видовых и других структурных частей фонда библиотеки. Только при учёте всех этих особенностей можно добиться высокой эффективности комплектования фонда.
Этап комплектования включает такие технологические процессы как ввод информации об издании, что поступает от поставщиков литературы; сбор информации о потребностях в литературе от филиалов библиотеки, передача заказа поставщику, поступление литературы; обработка партий литературы, распределением ее по точкам хранения; учет и анализ фонда, списание литературы.
Этап организации БФ объединяет в себе следующие технологические процессы:
· учет библиотечного фонда — регистрация произведений печати: прием вновь поступивших изданий и исключение выбывших;
· библиотечную обработку фонда — процесс подготовки произведений печати к выдаче читателям, обеспечивающий возможность их поиска, хранения и использования.
· размещение и расстановку библиотечного фонда — порядок расположения произведений печати в библиотеке, обеспечивающий их хранение и поиск;
· хранение библиотечного фонда — содержание фонда в специально оборудованных помещениях в условиях оптимального физико-химического и биологического режима; воспитание у читателей и библиотекарей навыков бережного обращения с книгами как общенародной собственностью, правильное оформление выдачи книг и контроль за своевременностью их возврата;
· проверку библиотечного фонда — процесс, обеспечивающий контроль за сохранностью фонда, правильностью его учета, оформления выдачи документов и контроля за своевременностью их возврата, а также организацией воспитательной работы среди читателей.
Управление БФ — постоянное, объективно целесообразное упорядочение, изменение состава, величины и структуры БФ, его приведение в соответствие с задачами библиотеки и ИП её абонентов. Управление включает в себя непрерывный сбор и передачу информации о состоянии и использовании БФ; логическую переработку этой информации; принятие решения и выдачу управляющих воздействий. Цель этих действий – приведение фонда в желаемое, заранее смоделированное состояние, а также контроль за тем, как выполняется принятое решение. Каждый из основных этапов может совершаться по процессам, а процессы, в свою очередь, делиться на более мелкие части-операции.