В понятие «информационное обеспечение» не включают многочисленные служебные файлы с данными, необходимыми для работы программных средств (заставки, фоновые экраны и др.).
Информационное обеспечение делится на собственное и приобретённое. Собственное информационное обеспечение создаётся пользователем как своего рода архив (библиотека) собственных текстовых и графических документов, баз данных, рабочих таблиц. Архив используется для непосредственного хранения информации и помогает при составлении новых документов, графических объектов и информационно-справочных систем.
Приобретённое информационное обеспечение представляет собой электронные информационные бюллетени (газеты), компьютерные базы данных. Электронные учебники и энциклопедии, которые в больших количествах производятся и распространяются на компьютерных носителях и по компьютерным сетям (Internet и др.).
Информационное обеспечение АБИС – совокупность информации, которая обрабатывается системой, средств её кодирования, методы хранения и контроля.
Файл в переводе с английского языка – это некая совокупность информации, документ, лист. Точнее было бы – папка, но папка в иерархии размещения информации именуется совершенно другой уровень. Скорее – листок бумаги, на котором может быть написана некая информация. Неважно. Что это – код программы или созданный вами текст.
В подавляющем большинстве случаев файл хранит в себе какой-то определённый тип данных – текст, графическую информацию, программный код и так далее (хотя бывают и некие «комбинированные» файлы, включающие в себя, к примеру, текст и элемент программы).
Файлом называется информация, которая хранится на внешнем компьютерном носителе под специальным именем.
Файловая система – это система хранения и передачи информации в виде файлов. Основными компонентами являются:
- файлы;
- каталоги;
- устройства ввода-вывода.
Все компоненты файловой системы получают имена.
Применительно для АБИС под базой данной понимают организованную совокупность взаимосвязанных данных - блоков информационных элементов, которые относятся к определённой проблемной области и которые представлены и зафиксированы на определённых форматах электронных носителей.
Библиографические БД, создаваемые библиотекой, являются основным, непременным элементом при организации информационного и справочно-библиографического обслуживания читателей библиотеки.
Кроме собственных БД для обслуживания пользователей детских библиотек используются ресурсы Интернет, справочно-правовые полнотекстовые БД.
Вместе с тем, ограничивает процесс обслуживания читателей в новой информационной среде только недостаток компьютеров.
Итак, можно отметить, что в качестве основных технических средств в детских библиотеках используются компьютеры с периферийными устройствами. Важными их параметрами являются: быстродействие, объёмы внутренней и внешней памяти. К периферийным устройствам относят: принтеры, сканеры, сетевые адаптеры, модемы и другие устройства, например, считыватели штрих-кодов.Программное обеспечение – это совокупность программ, которая объединяет аппаратные средства в единую систему и позволяет организовать обработку информации на компьютере. Техническое обеспечение и программное взаимосвязаны друг с другом. Программное обеспечение должно соответствовать тем техническим средствам, которые используются детской библиотекой.
Информационное обеспечение – это совокупность текстовых, графических и других данных, которые хранятся на внешних компьютерных носителях и обеспечивают эффективную работу пользователя компьютера в его профессиональной области. Информационное обеспечение, создание электронных информационных ресурсов является важнейшим направлением информатизации библиотек.
2.2 Автоматизация процессов комплектования в ЦГДБ им. Н.Островского.
Изменения в технологии комплектования связаны с автоматизацией. С приходом в конце 80-х гг. вычислительной техники началась автоматизация библиотек. В 1995 г. силами специалистов ЦГДБ им. Н. Островского и научно-производственной фирмы ИНЕАК была сформирована автоматизированная система управления и началась последовательная работа по автоматизации библиотечных процессов в библиотеке, в первую очередь, в отделе комплектования. Сегодня автоматизированы практически все традиционные технологические составляющие библиотечной работы. В 1996 г. осуществлена первая попытка решить одну из частных проблем автоматизации комплектования – ведомственную подписку на книжные и периодические издания. Разработан комплекс задач позволивший автоматизировать ряд функций сотрудника по оформлению ведомственной подписки. С 1997 г. ЦГДБ начала регистрацию всех видов документов (кроме газет) в автоматизированном режиме, что помогло поднять на более высокий уровень комплектование и обработку литературы.
С 1996 г. в автоматизированном режиме началось оформление подписки на издания через Белпочту и другие подписные агентства. С того же года ведется база данных “Заказы”, которая объединила в себе информацию по ведомственной подписке и подписке через Белпочту, а также приобретение литературы по различным источникам. Были созданы справочники издающих организаций и книгораспространителей. Задумывая и реализуя автоматизированную систему комплектования документов, сотрудники отдела вместе с автоматизаторами стремились создать систему способную реорганизовать труд комплектатора, автоматизировать некоторые технологические процессы организации БФ и ускорить путь документа.
При автоматизации технологических процессов комплектования библиотеки были поставлены следующие задачи:
· повысить эффективность процесса подачи заказов на литературу из библиотек-филиалов за счет предоставления более полной информации об ассортименте литературы и автоматизированного сбора и учета потребностей;
· ускорить процесс заказа литературы поставщикам;
· повысить производительность труда комплектаторов за счет автоматизации всех производственных процессов: сбор, оформление и передача заказов на книги, учет фонда (индивидуальный и суммарный), создание актов на поступление и списание, печати книг инвентарного и суммарного учета;
· обеспечить возможность всестороннего анализа фонда за счет автоматизированных процедур статистической обработки, в том числе, анализа книгообеспеченности;
· оперативное обеспечение информацией всех отделов библиотеки о поступлении новой литературы.
Автоматизация была начата с отдела комплектования и обработки книг. Модуль комплектования системы, который по своим параметрам объединяет как технологические процессы комплектования, так и процессы организации БФ, “Alise-2000” обеспечивает централизованное распределение библиотечных фондов, таким образом в центральном каталоге сохраняется информация о всех фондах библиотек, что является основой формирования общего каталога. Эта система обеспечивает планирование библиотечного фонда, докомплектование, регистрацию полученных и списанных изданий и других процессов, проводимых в отделе комплектования. Существует специальная форма для регистрации процесса комплектования, которая совмещает в себе и основные технологические процессы этапа организации БФ. С помощью этой формы осуществляются все операции по ведению инвентарных книг в библиотеке. Шифр библиографического описания присваивается документу в момент первоначального создания библиографического описания. При этом используются счетчики видов документов. Отражён список инвентарных номеров документов, имеющихся в библиотеке. Если документ списан, то в колонке «Списан» появляется дата соответствующего акта на списание.
До внесения информации о новых поступлениях необходимо указать на соответствующую запись в таблице «Журнал поступлений». В этой таблице представлены сопроводительные документы, по которым зарегистрированные документы поступали в библиотеку.
Сопроводительный документ, соответствующий конкретному инвентарному номеру в таблице инвентарных номеров также отражён.
В программе предусмотрены специальные окна для ведения таких процессов как поиск и просмотр новых поступлений, списание, передача документов из фонда в фонд, подписка на периодику (заказ на докомплектование),информация о распространяющих организациях, инвентарная книга, книга суммарного учёта и др.
Всё это способствует более качественному выполнению работы, повышению производительности труда, уменьшает затраты сил библиотекаря и времени на обработку документа.
Таким образом, можно сделать следующие выводы: в ЦГДБ им. Н. Островского используется специальная форма, разработанная ИНЕАК, для регистрации процесса комплектования, которая совмещает в себе и основные технологические процессы этапа организации БФ. Она позволяет вести все эти процессы в автоматизированном режиме: ведомственную подписку на книжные и периодические издания, приобретение литературы по различным источникам, созданы в электронном виде справочники издающих организаций и книгораспространителей, поиск и просмотр новых поступлений, списание, передача документов из фонда в фонд, подписка на периодику (заказ на докомплектование),инвентарная книга, книга суммарного учёта и др.
2.3 Создание и использование электронного каталога при обслуживании пользователей детских библиотек
Создание собственных ЭИР в библиотеках начинается с создания электронного каталога. Электронный каталог является конечным этапом процесса каталогизации в библиотеке. ЭК обеспечивает доступ к библиографической и другой информации не только пользователям данной библиотеки, но и удалённым клиентам.
Электронный каталог — понятие, которое прочно вошло в жизнь библиотечного сообщества. Оно достаточно многогранно и может рассматриваться с различных точек зрения. Есть множество вариантов определения этого понятия. Большинство из них характеризуют отдельные функции электронного каталога или его назначение, или определяют его структуру и форму существования.