2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело»
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Функциональные возможности:
· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
· единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
· регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией,путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
· пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
· хранение электронных образов документов;
· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.
В качестве средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.
Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MSSQL.
По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ [http://www.boss-referent.ru/www.eos.ru].
2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»
Данная система была разработана компанией CognitiveTechnologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.
«http://www.evfrat.ru/about/ - 2#2ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:
1) автоматизировать регистрацию документов и заданий;
2) обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
3) осуществлять мгновенный поиск информации;
4) контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
5) проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
6) организовать долговременное хранение документов организации;
7) обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Основными функциями системы являются: http://www.evfrat.ru/features/ - 3#3
· регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
· постановка документов на контроль;
· возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
· возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
· разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
· протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
· подготовка и печать журналов и отчетов;
· рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
· возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
· доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
По данным, предоставленным разработчиками, в новой версии АС «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 появились и были усовершенствованы следующие функциональные блоки:
поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;
интеграция с электронной почтой:регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;
контроль и анализ деятельности организации:расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;
возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов [www.evfrat.ru].
Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ отсутствует.
2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота
На сегодняшний момент наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота, как среди государственных, так и коммерческих структур. Подобная заинтересованность способствует большему оснащению отечественного рынка такими системами, позволяющими удовлетворять все потребности организации.
Ниже нами представлены несколько последних разработок систем, информация о которых в относительно полной мере представлена разработчиками.
2.4.1. АС «DocFlow 2006»
В 2006 году консорциум «Кодекс» представил новое поколение своих систем электронного документооборота.
По мнению разработчиков, новая система воплотила в себе все последние достижения информационных технологий в области автоматизации делопроизводства в органах государственной власти, а также в средних и крупных коммерческих предприятиях [www.docflow.ru].
Система обеспечивает подготовку электронных документов, создание банка электронных копий документов, централизованный и децентрализованный учет документов, ведение единых корпоративных классификаторов и справочников, обмен структурированной и документальной информацией между структурными подразделениями (в том числе удаленными), корпоративный контроль исполнения, а также подготовку организации к переходу к безбумажной технологии работы с документами. Адаптированная к работе в сложных гетерогенных сетях, архитектура системы спроектирована с учетом большого числа пользователей. Вся работа с данными осуществляется на сервере приложений, что позволяет снизить нагрузку на сеть и ускорить обработку пользовательских запросов.
За каждую из типовых задач делопроизводства отвечают соответствующие модули, которые, в зависимости от требований заказчика, могут внедряться частично или поэтапно. Так, модуль «Система подготовки документов» решает одну из важнейших задач документооборота - создание и ведение корпоративного банка документов с возможностью контекстного поиска внутри этого информационного массива. Безопасность и достоверность информации достигается за счет разграничения прав доступа, поддержки электронно-цифровых подписей, шифрования трафика между сервером приложений и клиентом. Удобство работы - обеспечивается интеграцией системы по схеме «тонкий клиент» с основными офисными приложениями, что позволяет пользователю размещать документы в базе данных, не выходя из привычных редакторов'MSWord или MSExcel. В результате планируемой интеграции системы с программой AutodeskAutoCAD пользователь сможет строить хранилища проектной документации, обеспечивающее коллективный доступ к чертежам, другим материалам проектной документации и их сканированным копиям.