• Широкий набор средств управления документами. СЭУД обеспечивает все основные функции управления документами:
- регистрация документов
- рассылка
- постановка на контроль исполнения
- контроль версий
- полнотекстовый поиск
- ведение контрольных журналов
- работа с шаблонами
- уведомление об изменениях и другие.
· Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
· Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.
· Защита данных. СЭУД на базе LotusDomino предоставляет мощные средства защиты данных:
- средства защиты и шифрования промышленного уровня
- полномасштабные средства идентификации пользователей
- средства RSA и SSL
· Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA.
· Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.
Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].
1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)
Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.
Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование ибезопасность.
Системы электронного управления документами включают:
1) системы электронного документирования (делопроизводства);
2) системы электронного документооборота;
3) корпоративные системы электронного управления документами.
Первые системы управления документами строились как вертикальные приложения и были предназначены для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:
· Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
· Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
· Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
· Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
· Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
· Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
· Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
· Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
· Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами ). Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами (документами) на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования. Обеспечение полного жизненного цикла работы с документами включает автоматизацию работы с образами документов, управление записямиипотоками работ, управление контентом и так далее.
Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов.
Таблица 3.
Классификация систем электронного управления документами
| Характеристика | Системы электронного управления документами | |||||
| Системы электронного документирования | Системы электронного документооборота | Корпоративные системы электронного управления документами | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | |||
| Функциональное назначение | Обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм | Обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных- технологий | Обеспечивают универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом | |||
| Динамика событий и процессов | Регистрация свершившихся событий (регистрация, хранение, контроль | Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка процессов работы над документами(с учетом | Регистрация свершившихся событий и действий, поддержка | |||
| исполнения) | жизненного цикла документа) | процессов работы с документами в масштабах всей организации | ||||
| Уровень автоматизации процессов | Системы, ориентированные на бизнес-процессы | Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ | Системы, ориентированные на бизнес-процессы с автоматизацией управления потоками работ и поддержкой принятия решения | |||
| Пользователи | Сотрудники ограниченного числа структурных подразделений | Отдельные сотрудники многих подразделений, вовлеченные в какой-либо общий бизнес- процесс | Все сотрудники из различных подразделений организации, вовлеченные в бизнес-процессы масштаба всей организации | |||
1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД
На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы:
Программные системы, построенные на платформеIBMLotusDomino/Notes; «Босс-референт» («АйТи»), семейство продуктов «Золушка» и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), «ЭСКАДО» («Интерпроком Лан»),CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), N.System («Компьютер-Лэнд», Санкт-Петербург), «Делопроизводство» (КСК) и другие.
2. Программные системы, построенные на других платформах: LanDocs («Ланит»), OptimaWorkflow («Оптима»), «Дело» («Электронные офисные системы), «1С:Документооборот» (1С), «ЕВФРАТ-документооборот» (CognitiveTechnologies) и ряд других систем.
Следует отметить, что платформа IBMLotusDomino/Notesотносится по классификации IDCк категории «интегрированных технологий для совместной работы» (ICE— IntegratedCollaborativeEnvironment),где также представлены компании Microsoft (продукт MSExchange) и Novell (продукт NovellGroupVise) [www.idoc.ru].
Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реляционные базы данных (Oracle, MSSQL – «Дело» и LanDocs), либо папки MSExchange (OptimaWorkflow), либо хранилища информации собственной разработки («1С:Документооборот»), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.