На экране открывается окно конструктора запросов, схема данных которого содержит всего одну таблицу Клиенты, а бланк запроса пуст.
Добавление полей в бланк запроса
Для выбора полей, которые должны присутствовать в результирующей таблице, Вам необходимо отобразить их в бланке запроса.
В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы. Вы можете воспользоваться наиболее приемлемым с Вашей точки зрения:
Для добавления в таблицу отдельных полей Вы можете выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши. Выбранное поле будет вставлено в следующий доступный столбец в строке Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы сразу же появится имя таблицы, а позиция Вывод на экран будет помечена.
В MS Access широко используется механизм перенести-и-оставить (drag-and-drop). Для использования этого механизма при выборе полей перейдите в таблицу в схеме данных, из которой Вам надо выбрать поля. Выделите поля, которые Вы собираетесь отобразить в запросе, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите выбранные поля в бланк запроса
Порядок полей в бланке запроса определяет порядок появления их в результирующей таблице. Для того чтобы изменить расположение поля в этом списке, выполните следующие действия:
Установите указатель мыши на область выбора столбца, который располагается прямо над названием поля. Когда указатель изменит вид на стрелку, нажмите кнопку, чтобы выделить столбец.
Нажмите и удерживайте кнопку мыши в этом положении. На конце указателя появится прямоугольник.
Перемещайте столбец в требуемом направлении. Толстая вертикальная линия покажет его текущее положение.
Отпустите кнопку, когда толстая вертикальная линия окажется в требуемом месте. Поле будет перемещено в новое место.
Перемещение столбца бланка запроса. Иногда не сразу удается выделить столбец для его перемещения. Убедитесь в том, что Вы нажимаете область выбора столбца (маленький прямоугольник, который находится прямо над названием поля). Это единственное место, за которое Вы можете захватить столбец для переноса. Для переноса поля в бланк запроса дважды нажмите мышью на названии поля
Созданный запрос можно использовать в дальнейшем. Для этого Вы должны присвоить ему имя и сохранить его. Сохранение запроса осуществляется командой Файл/Сохранить как экспорт, который откроет окно диалога ввода имени запроса. MS ACCESS по умолчанию предложит имя запроса и поля ввода, но лучше подобрать, что-нибудь более значимое.
Для создания самого простого отчета в MS Access достаточно выполнить всего лишь несколько действий:
Откройте окно базы данных.
В окне базы данных перейдите на вкладку “Отчеты”.
Установите указатель на таблицу, для которой хотите создать отчет.
Выполните команду Вставка/Автоотчет или нажмите кнопку Новый объект на панели инструментов и из раскрывающегося списка выберите Автоотчет.
На экране в считанные секунды появится готовый к использованию отчет. В этот отчет включены все поля таблицы. Их названия расположены вертикально в том же порядке, в каком они находятся в таблице. Справа от названия каждого поля отображается его значение в таблице.
Заключение
В данной курсовой работе было рассмотрено понятие базы данных и системы управлениями базами данных, с помощью которой реализуется централизованное управление данными, хранимыми в базе, доступ к ним, поддержка их в актуальном состоянии. Итак, база данных - это совокупность взаимосвязанных данных, совместно хранимых в одном или нескольких компьютерных файлах. А также было рассмотрена работа с одной из популярных СУБД Microsoft Access.
СУБД Microsoft Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.
[1] Марченко А. П. Microsoft Access: Краткий курс. – СПб.: Питер, 2005. – стр. 56
[2] Лазарев И.П.. “Microsoft Access для чайников”.. СПб – Питер, 2004. – стр.139.
[3] Лазарев И.П.. “Microsoft Access для чайников”.. СПб – Питер, 2004. – стр. 196.
[4] Марченко А. П. Microsoft Access : Краткий курс. – СПб.: Питер, 2005. – 239.