Автоматизация конторских работ — ведение картотек, обработка текстовой информации, машинная графика, электронная почта и связь.
Задачи, основанные на методах искусственного интеллекта — для принятия управленческих решений. Моделируют действия специалистов предприятия при принятии решений.
Принципы построения и функционирования ЭИС:
- соответствие — ЭИС должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью;
- экономичность — экономический выигрыш на объекте от использования ЭИС должен превышать затраты на обработку информации;
- регламентность — обработка большей части информации по расписанию, с заданной периодичностью;
- самоконтроль — обнаружение и исправление системой ошибок в данных и процессах их обработки;
- интегральность — однократный ввод данных в ЭИС и их многократное (многоцелевое) использование;
- адаптивность — способность ЭИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.
Оценка качества функционирования ЭИС выполняется по комплексу критериев. Оценке подлежат:
- система в целом;
- отдельные составляющие этапа проектирования;
- важнейшие компоненты этапа эксплуатации системы.
Каждый критерий количественно определяет степень соответствия между результатами проектирования или функционирования системы и поставленными перед ней целями.
Одновременное достижение указанных целей практически неосуществимо, поэтому в качестве основного критерия выбирают, как правило, одну из них.
Классифицировать информационные системы можно по различным признакам. В отечественной литературе по информационным системам управления ИС обычно классифицируют по следующим признакам:
- по типу объекта управления (ИС управления технологическим процессом, ИС организационного управления);
- по степени интеграции (локальные, интегрированные);
- по уровню автоматизации управления (информационно-справочные системы, системы обработки данных, информационно-советующие системы, системы принятия решений, экспертные системы);
- по уровню управления (информационные системы управления предприятием, корпорацией, отраслью);
- по характеру протекания технологических процессов на объекте управления (автоматизированная система управления дискретным производством, автоматизированная система управления непрерывным производством).
Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.
Информация является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными материальными видами ресурсов, как нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки по аналогии с процессами переработки материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.
Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).
Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
3.2 Техническое оснащение коммерческого отдела предприятия ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»
В офисах и торговом зале отдела имеется 21 персональный компьютер, AMD Athlon (tm) 64 Processor 3000+, 2.0 ГГц, 1.00 ГБ ОЗУ.
Операционная система Microsoft Windows XP Professional SP 2 ЯзыкRussian (стандарты: Russian)
Процессор Intel Inside Pentium 4
Версия DirectX DirectX 9.0
Текущий режим экрана 1024x768 (32bit)
Емкость Disk (C:) 80 ГБ
Видео карта VGA Tech Graphics. Controller
Клавиатура Стандартная клавиатура 101/102
Фирма Genius Мышь Оптическая Файловая система NTFS
МФУ EPSON STYLUS TX117 - устройство, которое совмещает в себе принтер, сканер и копир, в количестве 6 штук.
Windows XP Professional SP 2 поддерживает устройства, такие как:
Universal Serial Bus 2.0 (USB) определяет класс оборудования, облегчающего добавление на компьютер последовательных устройств.
Поддержка USB 2.0 встроена в спецификацию, поэтому будущие версии Windows будут поддерживать текущие драйверы.
Windows XP Professional SP 2 включает служебную программу DirectX существенно расширяющую мультимедийные возможности компьютера. DirectX обеспечивает лучшее воспроизведение различных типов мультимедиа и более высокое качество объемной графики по сравнению с компьютерами, работающими через консоль.
Средство поддержки нескольких мониторов Windows XP Professional SP 2 позволяет расширить область рабочего стола. При работе с несколькими мониторами становится возможным перевод программ с одного монитора на другой. Кроме того, пользователь получает возможность отдельно указать и для каждого монитора.
Программа Outlook 2003 - это система доставки электронной почты, планирования и управления контактами, включенная в пакет программ Microsoft Office. С помощью Outlook можно упростить расстановку приоритетов тех или иных задач и встреч, а также наладить отправку и получение электронных писем. Допускается создание любого количества папок для хранения сообщений и присвоения письмам различной маркировки, облегчающей работу с ним.
WinRAR - это32-разрядная версия архиватора RAR для Windows мощного средства создания и управления архивами. В управлении образования и молодежи применяется в основном для обмена большими объемами данных, которые упаковываются в архивы.
Наличие сети Интернет – провайдер Orion telecom.
Некоторые отличительные особенности WinRAR:
Полная поддержка архивов rar и zip;
Антивирусный сканер Kaspersky Internet Security 2010 - это программа для проверки компьютера на присутствие вирусов по запросу пользователя, и удаления вирусов в случае их обнаружения, а также для предотвращения вирусных атак во время пользования интернета.
Установленное программное обеспечение достаточно эффективно подобрано для работы в коммерческом отделе.
Исследуемое предприятие, как уже описывалось выше, обладает достаточно эффективной для своей работы технической и информационной базой, что позволяет предприятию занимать высокую позицию на рынке отопительной техники и автоматики.
Во время прохождения практики на предприятии ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект» мне приходилось заниматься установкой различного программного обеспечения, работать с антивирусами и их базами, а также напрямую работать с документацией коммерческого отдела данного предприятия. ПО, установленное на компьютерах, удовлетворяет все требования в данном отделе предприятия.
Помимо указанных выше достоинств, хотелось бы отметить и недостатки такие, как:
- отсутствие локальной сети при наличии сети Интернет, присутствие которой ускорило бы документооборот среди сотрудников;
- большая длительность подписания документов необходимыми людьми, тормозит работу менеджеров, в связи с чем есть опасность потерять клиента.
Проведя небольшое исследование деятельности коммерческого отдела предприятия, хотелось бы дать некоторые рекомендации по улучшению его работы, необходимо:
- настроить локальную сеть, таким образом, чтобы сотрудники отдела могли свободно пользоваться сетевыми программами;
- для ускорения движения документов от сотрудника к сотруднику, необходимо сократить время на их подписание, путем внедрения новой программы, которая содержала бы такие элементы, как электронная печать и электронная подпись, а также все документы, которые используются в коммерческом отделе. Внедрение такой программы позволило бы облегчить работу менеджеров по продажам, сократить время обслуживания одного клиента, повысить эффективность работы предприятия в целом.
При использовании вышеперечисленных рекомендаций можно было бы добиться более продуктивной работы от сотрудников, что не только поможет предприятию не потерять свою позицию на рынке, но и наоборот, повысит конкурентоспособность и привлечет новых клиентов.
При прохождении практики были изучены: формы и методы решения вопросов индивидуального задания в коммерческом отделе, положения, должностные инструкции, нормативная и техническая документация, техническое оснащение отдела. Также было рассмотрено состояние информационных систем и программного обеспечения для вычислительной техники и автоматизированных систем в коммерческом отделе, задач обработки информации, анализа данных и принятия решений, методов их решений и программной реализации.
Весь документооборот, как отдела, так и организации в целом, постоянно передается между сотрудниками в электронном виде с помощью сети Интернет. Такая передача документов неэффективна по нескольким причинам:
- отсутствие Интернета по каким-либо причинам (неуплата, техническая причина отсутствия);
- возможность потери документа;
- зависимость скорости передачи документа от скорости сети Интернет, что достаточно неудобно при передаче документов большого объема;
- отсутствие какой-либо защиты информации от вирусов, что влечет за собой угрозу заражения остальных пользователей, и много других причин.
Поэтому внедрение АИС позволит быстро и достоверно получать все необходимые документы в любой момент времени, не завися от сети Интернет. Так же существенно повысит управление движением практически любых типов информации в организации и в отделах в частности. Обеспечит прозрачность и управляемость процессами организации. Повысит эффективность и качество работы всей организации в целом, позволит удержать свою позицию на рынке и привлечь новых клиентов, что не маловажно для развития предприятия.